Hướng dẫn thủ tục hồ sơ chốt sổ BHXH- Dịch vụ BHXH

Trong bài viết này Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ BHXH, kế toán doanh nghiệp sẽ hướng dẫn chi tiết về: hồ sơ, thủ tục, thời gian cũng như là những quy định đang hiện hành về việc chốt sổ BHXH để các công ty/ doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện.
   

1. Để chốt sổ BHXH thì cần có nhưng điều kiện gì?

Để có thể chốt được sổ BHXH, cần phải đảm bảo 2 điều kiện sau:
- Người sử dụng lạo động có tham gia BHXH cho người lao động;
- Công ty/ doanh nghiệp không nợ tiền BHXH tính tới thời điểm người lao động nghỉ việc;

2. Hướng dẫn hồ sơ cũng như là thủ tục chốt sổ BHXH

Khi tiến hành các thủ tục chốt sổ BHXH hoặc cắt BHXH cho người lao động, thì công ty/ doanh nghiệp cần tến hành các thủ tục báo giảm BHXH rồi mới tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH. Cụ thể gồm các bước sau:
   

- B1. Tiến hành làm hồ sơ báo giảm BHXH

Sau khi soạn hoàn tất hồ sơ báo giảm BHXH, thì doanh nghiệp/ công ty có thể nộp hồ sơ báo giảm BHXH theo 2 hình thức:
+ Nộp qua bưu điện, hoặc cũng có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi mà công ty/ doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở chính;
+ Hình thức thứ 2 là tiến hành nộp online qua Cổng thông tin điện tử BHXH;
>>> Tìm hiểu thêm về thủ tục báo tăng/ giảm BHXH từ A- Z
   

- B2. Tiến hành các thủ tục chốt sổ BHXH

Lưu ý, tuỳ vào mỗi quận/ huyện mà cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận hồ sơ chốt sổ BHXH trực tiếp hoặc là qua bưu điện. Vì thế, với kinh nghiệm xử lý theo dõi làm dịch vụ BHXH cho nhiều doanh nghiệp thì Viện Kế Toán khuyên rằng các công ty cần liên hệ trước với cơ quan BHXH để có thể xác nhận hình thức nộp hồ sơ để tránh mất thời gian.
>>> Tham khảo thêm về các hồ sơ, thủ tục báo tăng BHXH; báo giảm BHXH.

3. Hướng dẫn kiểm tra xem doanh nghiệp đã được chốt sổ BHXH hay chưa?

- Cách 1: Tiến hành tra cứu chốt sổ BHXH trên công thông tin BHXH quốc gia

Tai đây tiến hành nhập đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn tại trang “Tra cứu quá quá trình tham gia BHXH” >>> Chọn “Tôi không phải người máy” >>> Chọn “Lấy mã tra cứu”.

>>> Kết quả trả về là toàn bộ quá trình tham gia BHXH trong đó bao gồm cả việc chốt sổ BHXH. Nếu công ty/ doanh nghiệp chưa chốt sổ BHXH thì đồng nghĩa với việc người lao động không thể nhận trợ cấp BHTN.

- Cách 2: Tiến hành tra cứu chốt sổ BHXH trên ứng dụng VssID;

Tải ứng dụng về máy >>> Tạo tài khoản và đăng nhập >>> Chọn “Qúa trình tham gia” >>> Chọn BHXH.
   

4. Một vài lưu ý khi tiến hành các thủ tục chốt sổ BHXH

- Lưu ý thứ 1, công ty/ doanh nghiệp phải thông báo giảm BHXH trước khi làm thủ tục chốt sổ BHXH;
- Lưu ý thứ 2, thủ tục báo giảm và cắt BHXH phải thực hiện đồng thời;
- Lưu ý thứ 3, trong quá trình chờ cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động. Nếu không sẽ không chốt được sổ BHXH.

5. Những vấn đề thường gặp khi chốt sổ BHXH

Cho tôi hỏi, người lao động có thể tự làm thủ tục chốt sổ BHXH được hay không?

Trả lời: Ngoại trừ người sử dụng lao động bị phá sản hay hoặc nợ tiền BHXH ra thì người lao động mới được tự chốt sổ BHXH. Nếu không, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ BHXH, trả sổ BHXH và các giấy tờ khác liên quan.

Nếu làm mất tờ rời BHXH thì có sao không?

Trả lời: Do sổ BHXH và tời rời BHXH là 2 loại giấy tờ mà doanh nghiệp phải nộp lại cho cơ quan BHXH khi chốt sổ bảo hiểm.
Nếu mất tờ rời BHXH, thì công ty mà người lao động đang làm hiện tại sẽ không hoàn thành được thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động.
   

Thời gian để chốt sổ BHXH là khi nào?

Trả lời: Kể từ ngày người lao động nghỉ việc trong vòng 14 – 30 ngày thì công ty/ doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ chốt sổ BHXH lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

>>> Liên hệ với Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ BHXH, kế toán doanh nghiệp qua HOTLINE: 0916.636.419 nếu cần tư vấn hỗ trợ về thủ tục dịch vụ BHXH.