Dịch Vụ Kế Toán Tại TP. Hồ Chí Minh

Ở TP.HCM, không ít doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn bán hàng, sao kê ngân hàng và các khoản chi phát sinh nhưng lại thiếu một quy trình tập hợp chúng thành số liệu đáng tin cậy. Đến cuối tháng mới tìm chứng từ, đến kỳ khai thuế mới đối chiếu giao dịch; chủ doanh nghiệp vẫn chưa rõ công nợ đã được cập nhật đến đâu.

Vì vậy, nhu cầu tìm dịch vụ kế toán TPHCM không chỉ là thuê người nộp tờ khai. Điều doanh nghiệp cần là một đầu mối theo sát chứng từ, ghi sổ đúng kỳ, thông báo khoản mục còn thiếu và bàn giao kết quả có thể kiểm tra khi cần.

Viện Kế Toán cung cấp dịch vụ kế toán và thuế cho doanh nghiệp tại TP.HCM. Phạm vi thực hiện được trao đổi dựa trên ngành nghề, khối lượng chứng từ, tình trạng sổ sách và cách doanh nghiệp phối hợp với đơn vị thuê ngoài; không áp dụng một gói công việc giống nhau cho mọi trường hợp.

1. Doanh nghiệp nào tại TP.HCM nên sử dụng dịch vụ kế toán?

Khi cân nhắc dịch vụ kế toán TPHCM, doanh nghiệp nên xem trước tần suất phát sinh nghiệp vụ và nhu cầu nhận báo cáo. Có công ty chỉ cần hoàn thành công việc định kỳ; có công ty phải thường xuyên theo dõi công nợ, tồn kho hoặc doanh thu đa kênh.

1.1. Doanh nghiệp mới thành lập

Trong giai đoạn đầu, chủ doanh nghiệp thường trực tiếp phụ trách bán hàng, nhân sự và vận hành. Những việc như lưu trữ hóa đơn, tổ chức chứng từ, lựa chọn cách ghi sổ hay theo dõi hạn khai thuế dễ bị phân tán. Có người đồng hành ngay từ đầu giúp thống nhất cách bàn giao dữ liệu và hạn chế công việc phải làm lại về sau.

1.2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có giao dịch thường xuyên

Ngay cả khi số lượng hóa đơn không quá lớn, công việc kế toán vẫn liên quan đến ngân hàng, tiền mặt, công nợ, lương và các khoản chi khác. Dịch vụ thuê ngoài phù hợp khi doanh nghiệp cần người xử lý định kỳ nhưng chưa có nhu cầu tuyển đội ngũ kế toán đầy đủ.

1.3. Doanh nghiệp có nhiều kênh bán hàng hoặc điểm vận hành

Đơn vị bán trực tiếp, bán trực tuyến hoặc có nhiều địa điểm giao dịch thường phải đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn. Một quy trình thống nhất để chuyển chứng từ, kiểm tra doanh thu và theo dõi các khoản phải thu, phải trả sẽ giúp giảm tình trạng dữ liệu rời rạc.

1.4. Doanh nghiệp cần ổn định công tác kế toán sau khi thay đổi nhân sự

Khi kế toán nội bộ nghỉ việc hoặc nhân sự mới chưa nắm hết lịch sử số liệu, đơn vị thuê ngoài có thể tiếp nhận phần công việc được bàn giao và kiểm tra tình trạng hồ sơ. Nếu sổ sách các kỳ trước có sai sót hoặc tồn đọng, cần khảo sát riêng trước khi xác định phương án xử lý.

>> Xem thêm: Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán

2. Dịch vụ kế toán TPHCM bao gồm những công việc gì?

Những công việc kế toán có thể được triển khai theo nhu cầu và hợp đồng dịch vụ.

Doanh nghiệp thường gọi chung là “kế toán trọn gói”, nhưng phạm vi thực tế không mặc nhiên bao gồm mọi công việc về kế toán và thuế. Cần xác định rõ loại chứng từ tiếp nhận, nhiệm vụ theo tháng hoặc quý, báo cáo cuối năm và trách nhiệm khi phát sinh yêu cầu ngoài hợp đồng.

2.1. Tiếp nhận, kiểm tra và sắp xếp chứng từ

Chuyên viên tiếp nhận hóa đơn đầu vào, đầu ra, chứng từ thanh toán, hợp đồng và tài liệu có liên quan theo lịch hai bên thống nhất. Các thông tin còn thiếu, chưa rõ hoặc chưa phù hợp được tổng hợp để doanh nghiệp bổ sung, xác minh.

Việc kiểm tra chứng từ là cơ sở ghi nhận nghiệp vụ; không đồng nghĩa mọi hóa đơn đã tiếp nhận đều tự động đáp ứng điều kiện kê khai hoặc tính vào chi phí được trừ.

2.2. Hạch toán và theo dõi sổ sách kế toán

Ghi nhận những nghiệp vụ có đủ căn cứ theo chế độ kế toán áp dụng; cập nhật các khoản thu, chi, doanh thu, chi phí và những tài khoản có liên quan. Tùy phạm vi hợp đồng, công việc có thể bao gồm theo dõi công nợ, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, tài sản cố định và chi phí phân bổ.

Khi có chênh lệch giữa chứng từ và sổ sách, việc xử lý cần dựa trên nguyên nhân được xác minh, thay vì điều chỉnh chỉ để số liệu trùng khớp.

2.3. Kê khai thuế theo kỳ và theo dõi nghĩa vụ thuế

Tổng hợp dữ liệu phục vụ lập hồ sơ khai thuế GTGT, thuế TNCN và các nghĩa vụ khác phát sinh theo hoạt động của doanh nghiệp. Hồ sơ được chuẩn bị, chuyển xác nhận và nộp theo phạm vi ủy quyền, phân công đã thống nhất; số thuế phải nộp được thông tin để doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính.

Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần duy trì cách lập, tra cứu và xử lý sai sót đúng quy định. Đây là phần việc liên quan trực tiếp đến chất lượng dữ liệu đầu vào của hệ thống kế toán.

>> Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử

2.4. Lập báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán cuối năm

Cuối năm tài chính, số liệu được tổng hợp để lập các báo cáo theo chế độ kế toán đang áp dụng và chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế thuộc nghĩa vụ của doanh nghiệp. Công việc này phải dựa trên sổ sách đã ghi nhận, bảng đối chiếu và các hồ sơ liên quan, không chỉ lấy số liệu từ tờ khai thuế để lập báo cáo.

Với hồ sơ cũ thuộc kỳ khác, chế độ kế toán và chính sách thuế tương ứng của từng giai đoạn vẫn cần được xem xét riêng.

>> Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế cuối năm

2.5. Hỗ trợ giải đáp và cung cấp số liệu khi cần

Trong quá trình hợp tác, doanh nghiệp có thể phát sinh câu hỏi về hóa đơn, cách lưu chứng từ, công nợ hoặc những khoản chi chưa rõ căn cứ. Đơn vị dịch vụ trao đổi hướng xử lý và hỗ trợ chuẩn bị thông tin giải trình trong phạm vi công việc, hợp đồng và ủy quyền hợp lệ.

3. Doanh nghiệp được bàn giao những gì sau mỗi kỳ kế toán?

Một dịch vụ có giá trị không dừng ở thông báo “đã nộp tờ khai”. Sau từng kỳ, người quản lý cần nhận được các dữ liệu đã hoàn thành, tình trạng nghĩa vụ thuế và danh sách những chứng từ hoặc nghiệp vụ đang chờ xác minh.

• Hồ sơ khai thuế đã lập và chứng từ hoặc thông tin xác nhận tình trạng nộp, nếu thuộc phạm vi dịch vụ.
• Sổ kế toán, dữ liệu hạch toán hoặc báo cáo đối chiếu theo kỳ và phạm vi công việc.
• Thông tin nghĩa vụ thuế phát sinh, khoản đã nộp và khoản còn phải theo dõi trên cơ sở dữ liệu được cung cấp.
• Danh mục chứng từ còn thiếu, nghiệp vụ cần giải thích hoặc khoản chênh lệch chưa có đủ căn cứ xử lý.
• Báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán năm, khi đến kỳ và nằm trong nội dung đã thỏa thuận.

Ví dụ, nếu một khoản tiền nhận qua ngân hàng chưa xác định rõ là doanh thu hay tiền khách hàng ứng trước, danh sách vấn đề cần xác minh nên ghi rõ khoản giao dịch đó, thay vì tự điều chỉnh sổ để khớp số.

Hình thức gửi báo cáo, thời điểm bàn giao và quyền truy cập dữ liệu cần được ghi rõ trong hợp đồng để doanh nghiệp không bị phụ thuộc vào một cá nhân hoặc một file kế toán duy nhất.

4. Doanh nghiệp cần phối hợp những gì với đơn vị kế toán thuê ngoài?

Phân định công việc của doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Sử dụng dịch vụ kế toán TPHCM không có nghĩa toàn bộ trách nhiệm có thể chuyển ra bên ngoài. Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp hồ sơ đúng thời điểm và xác nhận bản chất giao dịch; đơn vị dịch vụ thực hiện phần nghiệp vụ đã nhận theo hợp đồng.

4.1. Cung cấp chứng từ đúng kỳ

Doanh nghiệp nên bố trí một đầu mối gửi hóa đơn, hợp đồng, sao kê ngân hàng, bảng lương hoặc những hồ sơ phát sinh. Dữ liệu cần được chuyển theo lịch thay vì dồn vào cuối quý hoặc cuối năm.

4.2. Xác nhận những nghiệp vụ chưa rõ

Một khoản chuyển tiền chưa có nội dung, hóa đơn chưa gắn với hợp đồng hoặc công nợ chưa đối chiếu có thể cần bộ phận vận hành, mua hàng hoặc kinh doanh xác minh. Đơn vị kế toán không thể tự suy đoán bản chất giao dịch nếu thiếu thông tin.

4.3. Phê duyệt nghĩa vụ thuế và lưu giữ hồ sơ

Người đại diện doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền cần kiểm tra các thông tin quan trọng trước khi gửi cơ quan có thẩm quyền theo cơ chế đã thống nhất. Doanh nghiệp đồng thời cần phối hợp bảo quản chứng từ gốc và quản lý quyền sử dụng tài khoản, chữ ký số.

Nguyên tắc phối hợp hiệu quả: Dịch vụ kế toán chịu trách nhiệm phần nghiệp vụ đã nhận theo hợp đồng; doanh nghiệp cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ và quyết định những nội dung thuộc thẩm quyền của mình.

5. Dịch vụ kế toán TPHCM cần điều chỉnh theo đặc thù ngành nghề

Một cửa hàng bán lẻ, công ty tư vấn và đơn vị thi công có thể phát sinh cùng số lượng hóa đơn, nhưng độ phức tạp kế toán hoàn toàn khác nhau. Vì vậy, phạm vi dịch vụ nên được xác định theo tính chất giao dịch thay vì chỉ nhìn số hóa đơn mỗi tháng.

Với ngành nghề có nghiệp vụ phức tạp, cần xác định rõ phần nào thuộc kế toán thuế thông thường, phần nào là kế toán quản trị hoặc theo dõi tại doanh nghiệp để đưa vào báo giá riêng.

6. Quy trình triển khai dịch vụ kế toán tại TP.HCM

Quy trình phối hợp và xử lý nghiệp vụ kế toán theo từng kỳ.

Với dịch vụ kế toán TPHCM, việc nhận chứng từ trực tuyến hay trực tiếp, lịch xác nhận số liệu và thời điểm bàn giao cần được thống nhất ngay từ đầu. Quy trình rõ ràng giúp hai bên hạn chế tình trạng dồn hồ sơ vào cuối kỳ.

Bước 1. Khảo sát hoạt động và tình trạng hồ sơ

Tìm hiểu ngành nghề, kỳ khai thuế, lượng chứng từ, phần mềm đang sử dụng, nhân sự phụ trách và tình trạng sổ sách đến thời điểm tiếp nhận.

Bước 2. Thống nhất công việc, đầu mối và chi phí

Xác định các hạng mục thực hiện định kỳ, tài liệu doanh nghiệp phải cung cấp, tiến độ, cách trao đổi, thời điểm bàn giao và các công việc ngoài phạm vi hợp đồng.

Bước 3. Tiếp nhận và xử lý dữ liệu theo kỳ

Tập hợp chứng từ, xác minh thông tin còn thiếu, thực hiện hạch toán và lập hồ sơ khai thuế theo lịch đã thỏa thuận.

Bước 4. Đối chiếu, gửi xác nhận và hoàn tất nghĩa vụ hồ sơ

Chuyển các số liệu quan trọng để doanh nghiệp kiểm tra; xử lý ý kiến phản hồi trước khi thực hiện các bước nộp hồ sơ hoặc bàn giao theo ủy quyền hợp lệ.

Bước 5. Bàn giao kết quả và duy trì theo dõi

Gửi báo cáo, dữ liệu, danh mục vấn đề cần lưu ý; đồng thời thống nhất công việc chuyển sang kỳ tiếp theo để quá trình theo dõi được liên tục.

7. Chi phí dịch vụ kế toán TPHCM phụ thuộc vào yếu tố nào?

Không nên đánh giá một báo giá chỉ bằng số tiền theo tháng. Hai gói có cùng mức phí có thể khác nhau về số lượng nghiệp vụ xử lý, số báo cáo được bàn giao hoặc trách nhiệm hỗ trợ khi phát sinh yêu cầu bổ sung hồ sơ.

• Ngành nghề: Thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng hoặc kinh doanh đa kênh có yêu cầu theo dõi khác nhau.
• Khối lượng chứng từ: Số giao dịch, hóa đơn và các hồ sơ kèm theo cần xử lý.
• Tình trạng sổ sách: Hồ sơ đã được cập nhật hay còn tồn đọng các kỳ trước.
• Phạm vi chuyên môn: Chỉ kê khai thuế, hay bao gồm ghi sổ, theo dõi công nợ, báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị.
• Hình thức phối hợp: Nhận chứng từ điện tử, giao nhận trực tiếp, yêu cầu báo cáo riêng và tần suất trao đổi.

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu liệt kê rõ hạng mục nằm trong phí định kỳ, hạng mục tính riêng và điều kiện điều chỉnh phí nếu khối lượng công việc thay đổi. Một phạm vi minh bạch sẽ hữu ích hơn mức phí ban đầu nhưng khó xác định trách nhiệm.

8. Nên thuê kế toán ngoài hoàn toàn hay kết hợp nhân sự nội bộ?

Không phải trong mọi trường hợp. Đơn vị kế toán thuê ngoài có thể phụ trách việc hạch toán, kê khai và lập báo cáo theo thỏa thuận. Tuy nhiên, các công việc diễn ra hằng ngày tại doanh nghiệp như thu tiền, phê duyệt thanh toán, kiểm kê hàng, quản lý hóa đơn bán hàng và cung cấp thông tin nghiệp vụ vẫn cần người chịu trách nhiệm ở nội bộ.

Đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ, một người phụ trách hành chính hoặc vận hành làm đầu mối phối hợp thường đã giúp quá trình xử lý trôi chảy hơn. Với đơn vị có nhiều kho, nhiều địa điểm hoặc nhu cầu báo cáo quản trị liên tục, mô hình kết hợp nhân sự nội bộ và dịch vụ bên ngoài có thể phù hợp hơn.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra tính chính xác của sổ sách đã lập hoặc xử lý hồ sơ cũ bị gián đoạn, nên xác định đó là phạm vi kiểm tra chuyên sâu, không mặc nhiên thuộc gói kế toán định kỳ.

>> Xem thêm: Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán

9. Vì sao lựa chọn Viện Kế Toán cho doanh nghiệp tại TP.HCM?

Liên hệ Viện Kế Toán cùng đồng hành với doanh nghiệp

Viện Kế Toán công bố văn phòng tại khu vực Hiệp Bình, TP.HCM. Đây là một thông tin hữu ích khi doanh nghiệp muốn tìm đầu mối địa phương để trao đổi về chứng từ, bàn giao dữ liệu và phương thức phối hợp phù hợp với hoạt động thực tế.

Khi lựa chọn dịch vụ kế toán TPHCM, doanh nghiệp nên yêu cầu làm rõ từ đầu: ai phụ trách tiếp nhận hồ sơ, báo cáo nào được gửi theo tháng hoặc quý, vấn đề tồn đọng được thông báo ra sao và cách bàn giao dữ liệu khi kết thúc hợp đồng. Những nội dung này thiết thực hơn lời cam kết chung chung về sự chính xác.

Đối với khách hàng cần hỗ trợ sâu về thủ tục thuế, việc phân biệt giữa nghiệp vụ kế toán và dịch vụ đại lý thuế theo ủy quyền cũng giúp xác định rõ phạm vi trách nhiệm khi triển khai.

>> Xem thêm: Dịch vụ đại lý thuế

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp, doanh nghiệp cũng nên đối chiếu điều kiện hành nghề, năng lực người phụ trách, điều khoản bảo mật, trách nhiệm bàn giao dữ liệu và quy trình xử lý khi phát hiện sai sót.

10. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ kế toán TPHCM

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa phát sinh doanh thu có cần sử dụng dịch vụ kế toán không?

Doanh nghiệp vẫn cần xem xét các nghĩa vụ về kế toán và thuế theo tình trạng hoạt động của mình. Việc có phải nộp từng loại tờ khai trong một kỳ hay không phụ thuộc vào quy định áp dụng, không thể kết luận chỉ dựa trên việc chưa xuất hóa đơn.

Có thể gửi chứng từ trực tuyến thay vì giao tận nơi không?

Có thể thống nhất hình thức trao đổi file điện tử đối với những tài liệu phù hợp. Chứng từ gốc, quyền truy cập dữ liệu và cách lưu trữ vẫn cần được quy định rõ để thuận tiện khi kiểm tra hoặc bàn giao.

Dịch vụ có bao gồm lập báo cáo tài chính cuối năm không?

Có thể bao gồm nếu được ghi rõ trong phạm vi thỏa thuận. Doanh nghiệp cần xác nhận kỳ kế toán, tình trạng sổ sách và các khoản phí phát sinh nếu hồ sơ của những năm trước chưa được hoàn thiện.

Nếu công ty thay đổi đơn vị kế toán giữa năm thì xử lý thế nào?

Cần bàn giao dữ liệu đã ghi sổ, các tờ khai đã nộp, số dư chuyển kỳ, chứng từ chưa xử lý và danh sách công việc đang dang dở. Sau khi khảo sát, bên nhận mới có thể xác định công việc tiếp nối và phần cần kiểm tra bổ sung.

Đơn vị kế toán có thể thay doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế không?

Việc đại diện, nộp hồ sơ hoặc giải trình phụ thuộc loại dịch vụ, điều kiện hành nghề, phạm vi hợp đồng và ủy quyền phù hợp. Doanh nghiệp nên làm rõ những nội dung này trước khi sử dụng dịch vụ.

Chi phí có thay đổi khi số lượng hóa đơn tăng không?

Có thể thay đổi nếu khối lượng thực tế vượt phạm vi đã thống nhất. Điều khoản điều chỉnh phí nên được trao đổi ngay từ đầu để tránh phát sinh ngoài dự kiến.

Doanh nghiệp ở khu vực khác của TP.HCM có thể sử dụng dịch vụ không?

Doanh nghiệp có thể trao đổi nhu cầu để thống nhất hình thức tiếp nhận và bàn giao chứng từ phù hợp. Việc trao đổi trực tuyến hay làm việc trực tiếp cần được xác định theo tính chất hồ sơ và khả năng phục vụ thực tế của hai bên.

11. Tư vấn dịch vụ kế toán TPHCM theo nhu cầu thực tế

Một hệ thống kế toán hữu ích phải giúp người quản lý trả lời được ba câu hỏi: số liệu đã cập nhật đến kỳ nào, nghĩa vụ thuế nào sắp đến hạn và vấn đề nào cần doanh nghiệp xác nhận. Đó là tiêu chí thiết thực để đánh giá hiệu quả hợp tác, không phải số lượng báo cáo được hứa hẹn.

Viện Kế Toán tiếp nhận thông tin về ngành nghề, khối lượng chứng từ, tình trạng sổ sách và nhu cầu theo dõi của doanh nghiệp để tư vấn phạm vi hợp tác. Đối với đơn vị tại TP.HCM, hình thức trao đổi và bàn giao hồ sơ có thể được thống nhất phù hợp với điều kiện vận hành của hai bên.

Thông tin liên hệ

Đơn vị: Viện Kế Toán

Văn phòng Lái Thiêu: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, phường Lái Thiêu, TP. Hồ Chí Minh.

Hotline: 0916 636 419

Website: www.vienketoan.vn