Quy định về tiền lương cũng như là trích lập quỹ dự phòng- Kế toán cần nắm

Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây của Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ kế toán để nắm rõ các quy định quan trọng liên quan đến tiền lương và phụ cấp, bao gồm: các khoản phụ cấp theo lương, chi phí tiền lương hợp lý, cách tính thuế TNCN chính xác và phương pháp trích lập quỹ dự phòng tiền lương hiệu quả. Đừng bỏ lỡ những thông tin cần thiết để tối ưu hóa quản lý tài chính doanh nghiệp!
   

1. Các loại hình hợp đồng lao động được sử dụng hiện nay

- Hợp đồng lao động xác định thời hạn:

Đây là một trong những loại hợp đồng có thời hạn cụ thể, không vượt quá 36 tháng. Một số điểm mà kế toán/ doanh nghiệp cần lưu ý:
+ Khi hợp đồng hết hạn, nếu người lao động tiếp tục làm việc, trong vòng 30 ngày phải ký hợp đồng mới.
+ Hợp đồng xác định thời hạn chỉ được gia hạn một lần. Nếu người lao động tiếp tục làm việc sau lần gia hạn này, hợp đồng mới phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn.
+ Nếu không ký kết hợp đồng mới trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn, hợp đồng ban đầu sẽ tự động chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn.
+ Hợp đồng lao động cần được lập thành văn bản, mỗi bên giữ một bản. Riêng hợp đồng dưới 1 tháng có thể giao kết bằng lời nói.

- Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn:

Đây là loại hợp đồng không có thời điểm chấm dứt cụ thể, phù hợp với những lao động làm việc lâu dài, đảm bảo tính ổn định trong quá trình sử dụng nhân sự.
 

>>> Tham khảo thêm về những thông tin chi hơn về quy định hợp đồng lao động

2. Các loại hình hợp đồng lao động được sử dụng hiện nay

Để đảm bảo rằng chi phí tiền lương sẽ được xem là hợp lý/ hợp lệ khi quyết toán thuế, thì các công ty/ doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ/ chứng từ liên quan, như sau:

2.1. Hồ sơ pháp lý liên quan đến người lao động

- Đầu tiên là hợp đồng lao động: Phù hợp với từng loại hình hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn hoặc hợp đồng thời vụ).
- Thứ 2 là quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp: Quy định cụ thể cách tính lương, thưởng, và các khoản phụ cấp.
- Thứ 3 là quyết định tăng lương (nếu có): Đính kèm khi có sự điều chỉnh lương trong kỳ làm việc.

2.2. Chứng từ quản lý lao động hàng tháng

- Bảng chấm công: Ghi nhận chính xác số ngày làm việc, nghỉ phép hoặc thời gian tăng ca của người lao động.
- Bảng thanh toán tiền lương: Thể hiện chi tiết lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, và các khoản khấu trừ (nếu có).
- Thang bảng lương: Phù hợp với cơ cấu lao động và gửi đăng ký tại Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.

2.3. Chứng từ thanh toán tiền lương

- Phiếu chi thanh toán lương: Trong trường hợp thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
- Chứng từ ngân hàng: Nếu thanh toán qua chuyển khoản, cần sao kê hoặc giấy chuyển tiền từ ngân hàng.

2.4. Hồ sơ liên quan đến thuế TNCN

- Tờ khai thuế TNCN hàng tháng/quý: Ghi nhận đầy đủ các khoản thu nhập chịu thuế và khấu trừ thuế TNCN.
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Tổng hợp thu nhập và số thuế phải nộp của người lao động trong năm.
- Chứng từ nộp thuế TNCN: Xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước.

2.5. Hồ sơ cá nhân của người lao động

- Sơ yếu lý lịch: Thông tin cá nhân và quá trình làm việc.
- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân: Để xác minh danh tính và thông tin lao động.
>>> Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ và chính xác các hồ sơ này để đảm bảo chi phí lương được chấp nhận là hợp lý khi quyết toán thuế và tránh bị cơ quan thuế phạt hoặc truy thu. Việc quản lý hồ sơ một cách khoa học không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tăng tính minh bạch trong hoạt động tài chính.

   

3. Một số câu hỏi về tiền lương, phụ cấp kế toán cần nắm

Cho tôi hỏi tôi có hợp đồng lao động tại 1 công ty đồng thời tôi còn có 1 nguồn thu nhập vãng lại khoảng 150 triệu 1 năm (khoản này đã được khấu trừ 10%). Vậy thì tôi có cần phải làm quyết toán thuế TNCN nữa hay không?

Trả lời: Nếu thu nhập vãng lại của Anh/ chị 1 năm bình quân là 150 triệu, tức là chia trung bình ra cho 12 tháng thì khoảng đâu đó 12 triệu 500. Ngưỡng này đang > 10 triệu nên anh/ chị sẽ không thuộc trường hợp được uỷ quyền. Vì thế mình cần phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

>>> Liên hệ ngay với Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ kế toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn kỹ hơn nếu bạ cần được hỗ trợ về thuế, BHXH, hoá đơn điện tử, giấy phép,…