Tạm Ứng Nhân Viên Kéo Dài Nhiều Kỳ – Doanh Nghiệp Xử Lý Sổ Sách Thế Nào?

Không phải cứ khoản tạm ứng tồn đọng lâu là được đưa vào chi phí, chuyển sang tài khoản khác, xóa số dư hoặc khấu trừ vào lương nhân viên. Việc hạch toán phải dựa trên bản chất nghiệp vụ, chứng từ hợp pháp, chế độ kế toán áp dụng và các quy định liên quan.

Với những khoản tạm ứng chuyển qua nhiều năm tài chính, doanh nghiệp còn phải phân biệt số dư thực sự chưa thanh toán với khoản đã hoàn thành công việc nhưng chưa hạch toán, khoản thiếu chứng từ và khoản có tranh chấp về nghĩa vụ hoàn trả.

1. Vì sao tạm ứng nhân viên tồn đọng qua nhiều kỳ?

Doanh nghiệp thường giao tiền cho nhân viên để đi công tác, mua vật tư, thanh toán chi phí tại công trình hoặc thực hiện những công việc phát sinh trong hoạt động kinh doanh.

Khi hoàn thành nhiệm vụ, khoản tạm ứng cần được thanh toán trên cơ sở chứng từ và số tiền được phê duyệt. Tuy nhiên, việc này có thể bị gián đoạn vì nhiều nguyên nhân.

1.1. Nhân viên đã chi tiền nhưng chưa nộp đủ hồ sơ

Tiền có thể đã được sử dụng cho công việc nhưng hóa đơn, chứng từ giao nhận hoặc tài liệu thanh toán chưa được chuyển về bộ phận kế toán.

Kế toán cần xác minh khoản chi và hoàn thiện quá trình kiểm tra, phê duyệt trước khi ghi nhận nghiệp vụ thanh toán tạm ứng.

Không nên tự đưa toàn bộ số tiền đã giao vào chi phí chỉ dựa trên lời giải trình rằng nhân viên đã sử dụng hết.

1.2. Hồ sơ đã hoàn thành nhưng chưa hạch toán thanh toán tạm ứng

Nhân viên có thể đã nộp đầy đủ chứng từ, khoản chi đã được phê duyệt nhưng kế toán chưa ghi giảm TK 141.

Trường hợp này cần kiểm tra xem chứng từ đã được ghi nhận ở tài khoản khác chưa, tránh hạch toán lại cùng một khoản chi.

Không thể mặc định số dư trên phần mềm là số tiền nhân viên còn giữ.

1.3. Nhân viên nhận nhiều khoản tạm ứng khác nhau

Một nhân viên có thể đồng thời nhận tiền mua vật tư, đi công tác và thanh toán chi phí dự án.

Nếu doanh nghiệp chỉ theo dõi tổng số dư theo tên nhân viên, việc xác định khoản nào đã hoàn thành và khoản nào còn phải thanh toán sẽ khó khăn.

Vì vậy, cần theo dõi chi tiết từng lần tạm ứng theo quy định kế toán áp dụng.

1.4. Thay đổi nhân sự khiến hồ sơ bị gián đoạn

Khoản tạm ứng có thể tồn đọng khi người nhận nghỉ việc, chuyển bộ phận hoặc người phụ trách kế toán thay đổi.

Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ bàn giao và chứng từ gốc trước khi xác định nghĩa vụ của người liên quan.

Việc nhân viên đã nghỉ việc không tự động chứng minh toàn bộ số dư TK 141 là khoản phải thu hồi từ người đó.

2. Phân biệt tạm ứng công việc, ứng lương và các khoản phải thu khác

Trước khi xử lý, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất tiền đã giao.

2.1. Tạm ứng phục vụ công việc

Theo hướng dẫn TK 141 tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, tài khoản này phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng.

Ví dụ, doanh nghiệp giao 30 triệu đồng cho nhân viên mua vật tư. Nếu người lao động nhận tiền và chịu trách nhiệm thanh toán khoản tạm ứng, kế toán xem xét ghi nhận TK 141 theo chứng từ.

2.2. Tạm ứng tiền lương

Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 quy định về tạm ứng tiền lương, bao gồm trường hợp theo thỏa thuận và những trường hợp pháp luật quy định riêng.

Tạm ứng lương cần được phân biệt với khoản tiền doanh nghiệp giao nhân viên thực hiện công việc.

Về kế toán, TK 334 phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán thu nhập cho người lao động.

Doanh nghiệp không nên ghi mọi khoản ứng lương vào TK 141.

2.3. Khoản phải thu có bản chất khác tạm ứng công việc

Trong quá trình kiểm tra, doanh nghiệp có thể phát hiện khoản tiền đã giao không được sử dụng theo mục đích ban đầu hoặc phát sinh một nghĩa vụ phải thu khác.

Khi đó, cần xác định rõ sự việc, căn cứ trách nhiệm và hồ sơ liên quan trước khi quyết định tài khoản kế toán phù hợp.

Không có cơ sở tự động chuyển TK 141 sang TK 138 chỉ vì khoản tạm ứng đã tồn đọng quá 12 tháng.

Căn cứ: Thông tư 99/2025/TT-BTC – Công báo Chính phủ, Bộ luật Lao động 45/2019/QH14.

Tạm ứng phục vụ công việc và ứng trước tiền lương có bản chất và cách theo dõi kế toán khác nhau.

3. TK 141 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định những gì?

Đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng Thông tư 99, nguyên tắc và phương pháp kế toán TK 141 được quy định tại Phụ lục II của thông tư.

Thông tư 99 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau thời điểm này.

3.1. Phải theo dõi từng người và từng lần tạm ứng

Hướng dẫn TK 141 yêu cầu doanh nghiệp mở sổ kế toán chi tiết theo từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán theo từng lần.

Vì vậy, chỉ có một con số tổng hợp theo tên nhân viên chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu kiểm tra chi tiết.

Doanh nghiệp cần xác định ngày tạm ứng, số tiền hoặc vật tư đã giao, mục đích, số đã thanh toán và số còn lại.

3.2. Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế kiểm soát tạm ứng

Thông tư 99 quy định trách nhiệm xây dựng quy chế và tổ chức kiểm soát nội bộ liên quan đến tạm ứng.

Các nội dung được hướng dẫn gồm đối tượng nhận, giá trị, mục đích, hình thức, thời hạn và thẩm quyền phê duyệt.

Quy chế là căn cứ quản trị để xác định trách nhiệm thanh toán và kiểm soát các khoản đang tồn đọng.

3.3. Khi hoàn thành công việc phải lập bảng thanh toán

Người nhận tạm ứng căn cứ số tiền đã nhận và số đã chi được người có thẩm quyền phê duyệt để lập bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc.

Khoản sử dụng không hết phải được xử lý hoàn trả theo quy chế và quy định liên quan.

Nếu chi phí được duyệt lớn hơn tiền đã tạm ứng, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán bổ sung phần còn thiếu.

3.4. Số dư bên Nợ TK 141 phản ánh điều gì?

Theo kết cấu tài khoản, số dư bên Nợ TK 141 là số tạm ứng còn chưa thanh toán tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.

Đây là trạng thái kế toán cần được đối chiếu chi tiết.

Không nên đồng nhất số dư chưa thanh toán với toàn bộ tiền mặt đang do nhân viên nắm giữ, vì có thể tồn tại khoản đã chi nhưng chưa hoàn thiện thủ tục hoặc chưa được ghi sổ.

Căn cứ: Phụ lục II – Hướng dẫn TK 141, Thông tư 99/2025/TT-BTC.

4. Tạm ứng tồn đọng 6 tháng, 12 tháng hoặc nhiều năm có bắt buộc xóa số dư không?

Thông tư 99 không quy định việc tự động xóa hoặc chuyển tài khoản tạm ứng sau một mốc 6 tháng hay 12 tháng.

Doanh nghiệp phải xem xét thời hạn theo quy chế và hồ sơ của từng khoản tạm ứng.

4.1. Thời gian tồn đọng không thay thế căn cứ kế toán

Một khoản tạm ứng phục vụ dự án dài hạn có thể chưa đến thời điểm thanh toán.

Trong khi đó, một khoản mua hàng nhỏ đã hoàn thành nhưng chưa quyết toán trong nhiều tháng có thể cần được kiểm tra ngay.

Việc đánh giá phải dựa trên mục đích, tiến độ thực hiện và thời hạn thanh toán đã được xác định.

4.2. Có thể phân nhóm tuổi số dư để quản trị

Doanh nghiệp nên phân loại khoản chưa đến hạn, đã quá hạn, thiếu chứng từ, liên quan người lao động đã nghỉ việc hoặc có tranh chấp.

Đây là biện pháp quản trị nội bộ, không phải quy định pháp luật buộc mọi khoản thuộc cùng nhóm phải được xử lý bằng một bút toán.

4.3. Không tự chuyển số dư tạm ứng lâu năm vào chi phí

Việc ghi nhận chi phí phải có căn cứ về nghiệp vụ thực tế và chứng từ kế toán phù hợp.

Số dư kéo dài nhiều năm không đủ để chứng minh khoản tiền đã trở thành chi phí của doanh nghiệp.

Nếu khoản tồn đọng có sai sót từ kỳ trước, cần kiểm tra quy định sửa chữa sổ kế toán thay vì tự đưa toàn bộ vào chi phí kỳ hiện tại.

5. Cách đối chiếu số dư tạm ứng nhân viên qua nhiều kỳ

Doanh nghiệp cần kiểm tra từng khoản tạm ứng thay vì chỉ nhìn tổng số dư TK 141.

5.1. Thu thập chứng từ và sổ chi tiết

Những hồ sơ cần kiểm tra có thể bao gồm:

• Sổ cái TK 141 và sổ chi tiết theo từng nhân viên.
• Số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ và phát sinh Có.
• Giấy đề nghị tạm ứng, hồ sơ phê duyệt.
• Phiếu chi hoặc chứng từ chuyển tiền.
• Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
• Hóa đơn và chứng từ chi tiêu.
• Phiếu thu tiền hoàn trả.
• Tài liệu giao nhận vật tư, nếu có.
• Các bút toán liên quan đến khoản đã thanh toán.

Theo nguyên tắc tài khoản, số dư cuối kỳ được xác định từ số dư đầu kỳ và các phát sinh Nợ, Có trong kỳ.

5.2. Tách từng lần tạm ứng

Mỗi khoản cần được xác định bằng số chứng từ, ngày phát sinh, mục đích và số tiền.

Không nên lấy tổng số dư của một nhân viên rồi mặc định mọi khoản đều chưa thực hiện.

Ví dụ, nhân viên có ba lần tạm ứng, trong đó hai khoản đã hoàn thành và một khoản chưa đủ hồ sơ.

Kế toán phải xác định khoản nào còn thực sự chưa thanh toán và khoản nào chỉ bị bỏ sót bút toán.

5.3. Kiểm tra khoản chi đã được ghi nhận ở tài khoản khác chưa

Một hóa đơn mua vật tư có thể đã được kế toán nhập vào phần hành mua hàng trong khi khoản tạm ứng chưa được đối trừ.

Nếu ghi nhận chi phí hoặc hàng tồn kho thêm lần nữa để thanh toán TK 141, doanh nghiệp có nguy cơ ghi trùng nghiệp vụ.

Cần kiểm tra quan hệ giữa chứng từ mua hàng, công nợ nhà cung cấp và khoản nhân viên đã thanh toán.

5.4. Xác nhận kết quả với nhân viên

Doanh nghiệp nên lập bảng đối chiếu theo từng người và từng lần tạm ứng.

Bảng thể hiện số đã nhận, khoản được duyệt, tiền hoặc vật tư đã hoàn trả và khoản còn chưa thanh toán.

Nếu người lao động không đồng ý với số dư, cần ghi nhận ý kiến và kiểm tra căn cứ chênh lệch.

6. Ví dụ đối chiếu 87 triệu đồng tạm ứng tồn đọng

Giả sử một doanh nghiệp đang có số dư TK 141 của ba nhân viên, tổng cộng 87 triệu đồng.

Đây là tình huống giả định, không phải số liệu thực tế của một doanh nghiệp.

6.1. Nhân viên A

Giả sử khoản chi 32 triệu đã đủ căn cứ thanh toán nhưng chưa được hạch toán giảm TK 141.

Khoản 8 triệu đã hoàn trả có chứng từ thu tiền hợp lệ nhưng cũng chưa được ghi giảm trên TK 141.

Số tiền còn chưa thanh toán sau khi hạch toán hai nghiệp vụ này là:

50 triệu – 32 triệu – 8 triệu = 10 triệu đồng.

Phần 10 triệu cần tiếp tục được xác minh, không tự đưa vào chi phí.

6.2. Nhân viên B

Nhân viên B đã nộp chứng từ liên quan khoản tạm ứng 25 triệu nhưng hồ sơ chưa được kiểm tra, phê duyệt đầy đủ.

Doanh nghiệp cần xác định khoản chi thực tế được duyệt, phần phải hoàn trả và các nghĩa vụ còn lại.

Không nên tự tất toán toàn bộ 25 triệu chỉ vì đã nhận một tập hồ sơ.

6.3. Nhân viên C

Nhân viên C đã nghỉ việc và còn số dư 12 triệu chưa xác minh.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chứng từ giao tiền, hồ sơ bàn giao, công việc đã thực hiện và các khoản đã thanh toán.

Không được mặc nhiên coi đây là tiền phải khấu trừ lương hoặc khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

6.4. Kết quả đối chiếu

Theo giả định trên, sau khi hạch toán đúng hai khoản chưa ghi sổ của nhân viên A, số dư còn lại là:

87 triệu – 32 triệu – 8 triệu = 47 triệu đồng.

Số dư này gồm A còn 10 triệu, B còn 25 triệu và C còn 12 triệu.

Nếu 32 triệu hoặc 8 triệu đã được hạch toán giảm TK 141 trước đó, không được ghi giảm thêm lần nữa.

Kết quả rà soát chính xác không nhất thiết đưa TK 141 về 0, mà phải xác định được từng khoản còn tồn đọng và căn cứ xử lý.

Tách rõ khoản đã được duyệt, khoản chờ xác minh và phần cần thu hồi giúp xử lý đúng số dư.

7. Hạch toán TK 141 theo từng nghiệp vụ

Các bút toán dưới đây căn cứ mục 3 – Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu của TK 141 trong Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Chỉ áp dụng theo nội dung hướng dẫn này đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi chế độ kế toán tương ứng.

7.1. Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư

Căn cứ chứng từ giao tiền hoặc vật tư cho người lao động:

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có TK 111, 112, 152…

Khoản tạm ứng chưa mặc nhiên là chi phí tại thời điểm giao tiền.

7.2. Khi người lao động hoàn thành công việc và thanh toán tạm ứng

Căn cứ bảng thanh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc đã được phê duyệt:

Nợ TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642…

Có TK 141 – Tạm ứng

Tài khoản ghi Nợ được xác định theo bản chất nghiệp vụ và chế độ kế toán áp dụng.

Nếu có thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải xem xét cách ghi nhận theo quy định kế toán và điều kiện khấu trừ tương ứng. Không tự mặc định toàn bộ giá trị chứng từ là chi phí.

7.3. Khi thu hồi khoản tạm ứng chưa sử dụng hết

Căn cứ quyết định xử lý và chứng từ có liên quan:

Nợ TK 111, 112, 152…

Có TK 141 – Tạm ứng

Thông tư 99 còn hướng dẫn trường hợp sử dụng TK 334 trong xử lý phần tạm ứng chưa sử dụng hết.

Tuy nhiên, việc ghi nhận qua TK 334 phải gắn với căn cứ hợp pháp và không tự động cho phép doanh nghiệp khấu trừ tiền lương trái quy định lao động.

7.4. Khi khoản chi được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng

Giả sử nhân viên được tạm ứng 15 triệu đồng, sau đó có khoản thực chi được duyệt là 18 triệu đồng.

Phần 15 triệu đã tạm ứng được thanh toán theo nghiệp vụ tương ứng.

Phần 3 triệu doanh nghiệp trả thêm được phản ánh theo hướng dẫn tại mục 3.4 TK 141:

Nợ TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627…

Có TK 111, 112

Giá trị và tài khoản cụ thể phải căn cứ khoản chi được duyệt và chứng từ thanh toán thực tế.

7.5. Không sử dụng bút toán để thay thế việc xác minh hồ sơ

Một bút toán có thể đúng về hình thức tài khoản nhưng vẫn không phù hợp nếu nghiệp vụ chưa được xác minh hoặc chứng từ không đủ căn cứ.

Doanh nghiệp chỉ nên ghi nhận khi đã xác định được khoản phát sinh và phương án thanh toán phù hợp.

Căn cứ: Phụ lục II – Hướng dẫn TK 141, Thông tư 99/2025/TT-BTC.

8. Nhân viên đã chi tiền nhưng thiếu hóa đơn, chứng từ thì xử lý thế nào?

Thiếu chứng từ là một trong những nguyên nhân khiến TK 141 chưa được thanh toán qua nhiều kỳ.

Tuy nhiên, không nên coi mọi khoản thiếu chứng từ là giao dịch không có thật.

8.1. Khoản chi thực tế đã phát sinh nhưng chưa hoàn thiện hồ sơ

Doanh nghiệp cần xác định nội dung giao dịch và yêu cầu cung cấp những tài liệu hợp pháp có liên quan.

Tùy bản chất khoản chi, hồ sơ có thể gồm hóa đơn, chứng từ giao hàng, hồ sơ công tác phí, tài liệu thực hiện dịch vụ hoặc giấy tờ khác theo quy định.

Không phải mọi loại chi phí đều sử dụng cùng một bộ chứng từ.

8.2. Có chứng từ nhưng chưa được phê duyệt

Việc nhân viên nộp chứng từ không đồng nghĩa toàn bộ khoản chi đã được doanh nghiệp chấp thuận.

Cần kiểm tra mục đích, thẩm quyền phê duyệt và số tiền được duyệt theo quy chế.

Chỉ sau khi xác định đúng nghiệp vụ, kế toán mới xử lý số dư tạm ứng tương ứng.

8.3. Khoản chi đã ghi nhận nhưng chưa đủ điều kiện thuế

Doanh nghiệp cần phân biệt ghi nhận nghiệp vụ kế toán với điều kiện khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Một khoản chi thực tế có thể cần điều chỉnh khi xác định nghĩa vụ thuế nếu không đáp ứng điều kiện tương ứng.

Không nên mặc định mọi khoản chi đã được phê duyệt nội bộ đều được trừ khi tính thuế.

8.4. Không có căn cứ chứng minh việc sử dụng tiền

Nếu không xác minh được khoản tiền đã sử dụng vào việc gì, doanh nghiệp phải tiếp tục làm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ hoàn trả.

Không được tự tạo hóa đơn, hợp đồng, phiếu giao nhận hoặc chứng từ không phản ánh thực tế để thanh toán tạm ứng.

9. Nhân viên đã nghỉ việc còn tạm ứng: Có được trừ vào lương cuối cùng không?

Đây là vấn đề phải kiểm tra theo cả pháp luật kế toán và pháp luật lao động.

Không nên tự động lấy số dư TK 141 làm số tiền được phép khấu trừ vào lương.

9.1. Xác định nghĩa vụ hoàn trả trước

Doanh nghiệp cần kiểm tra các khoản tạm ứng đã nhận, chứng từ được duyệt, tiền đã hoàn trả và hồ sơ bàn giao khi nghỉ việc.

Chỉ sau khi xác định được khoản chưa thanh toán mới có cơ sở tiếp tục xem xét trách nhiệm của người liên quan.

9.2. Giới hạn khấu trừ tiền lương theo Điều 102 Bộ luật Lao động

Điều 102 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản theo Điều 129.

Điều này cũng quy định người lao động có quyền biết lý do khấu trừ và mức khấu trừ hằng tháng trong trường hợp được phép không quá 30% tiền lương thực trả sau các khoản trích nộp theo luật.

Quy định 30% không phải quyền chung cho phép doanh nghiệp khấu trừ mọi khoản tạm ứng chưa thanh toán.

Cần phân biệt nghĩa vụ bồi thường thiệt hại, việc người lao động hoàn trả khoản tạm ứng công việc và việc thanh toán tiền lương đã ứng trước.

9.3. TK 334 trong hướng dẫn kế toán không tự tạo quyền khấu trừ

Thông tư 99 có hướng dẫn nghiệp vụ xử lý khoản tạm ứng chưa sử dụng hết qua TK 334.

Đó là hướng dẫn ghi nhận kế toán khi giao dịch có đủ căn cứ thực hiện.

Doanh nghiệp không được suy ra rằng chỉ cần lập quyết định nội bộ hoặc bút toán Nợ TK 334/Có TK 141 là có quyền tự giảm tiền lương thực trả.

Nếu nhân viên còn nghĩa vụ hoàn trả, cần xác định phương thức thực hiện hợp pháp theo bản chất quan hệ giữa các bên.

9.4. Nhân viên không hợp tác hoặc phát sinh tranh chấp

Doanh nghiệp cần bảo toàn hồ sơ, lập đối chiếu và yêu cầu giải trình hoặc hoàn trả trên cơ sở có căn cứ.

Nếu phát sinh tranh chấp, việc thu hồi phải được xem xét theo quy định pháp luật liên quan.

Không tự xóa công nợ hoặc ghi nhận chi phí khi chưa đủ điều kiện.

Căn cứ: Bộ luật Lao động 2019 – Điều 101, Điều 102.

10. Nhân viên mua hàng hộ doanh nghiệp: Cần kiểm tra điều kiện thuế nào?

Tạm ứng tiền cho nhân viên mua hàng không chỉ là nghiệp vụ TK 141.

Doanh nghiệp còn phải đánh giá hóa đơn, phương thức thanh toán và hồ sơ giao hoặc ủy quyền theo từng sắc thuế.

10.1. Thuế GTGT và trường hợp người lao động thanh toán hộ

Điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ.

Sau đó, cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt theo điều kiện được quy định.

Vì vậy, cần kiểm tra cả căn cứ ủy quyền, chứng từ thanh toán của người lao động và chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại.

Căn cứ: Bộ Tài chính hướng dẫn về người lao động thanh toán hộ.

10.2. Thuế TNDN và hồ sơ người lao động mua hộ

Điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định trường hợp doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh từ 5 triệu đồng trở lên theo phạm vi điều khoản.

Khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn hồ sơ đối với trường hợp này gồm:

• Hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp cho phép người lao động mua, thanh toán hộ.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi mua hàng hóa, dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Những điều kiện này phải được xem xét cùng quy định về khoản chi được trừ và các trường hợp không được trừ có liên quan.

Căn cứ: Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Thông tư 20/2026/TT-BTC.

10.3. Chuyển khoản cho nhân viên có đủ để chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt với người bán?

Không thể mặc định.

Giả sử doanh nghiệp chuyển khoản tạm ứng 20 triệu đồng cho nhân viên nhưng nhân viên dùng tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp.

Chứng từ chuyển khoản giữa doanh nghiệp và nhân viên không tự động thay thế chứng từ thanh toán với người bán theo điều kiện thuế.

Doanh nghiệp phải kiểm tra phương thức thanh toán thực tế, căn cứ giao hoặc ủy quyền và quy định áp dụng.

10.4. Các giao dịch từ những năm trước

Nếu khoản tạm ứng liên quan giao dịch phát sinh trong năm 2024 hoặc 2025, cần xác định quy định thuế áp dụng theo thời điểm và kỳ liên quan.

Không tự động lấy điều kiện thuế đang áp dụng năm 2026 để kết luận tính hợp lệ của mọi khoản chi trong quá khứ mà chưa kiểm tra hiệu lực và quy định chuyển tiếp.

11. Tạm ứng từ năm trước chưa thanh toán: Sửa sổ kế toán năm nào?

Khoản tạm ứng tồn đọng qua nhiều năm có thể phản ánh một nghĩa vụ chưa hoàn thành hoặc một sai sót kế toán của kỳ trước.

Hai trường hợp cần được xử lý khác nhau.

11.1. Số dư từ năm trước còn đúng

Nếu khoản tạm ứng thực sự chưa thanh toán và dữ liệu kế toán đã ghi nhận đúng, doanh nghiệp tiếp tục theo dõi, đối chiếu và xử lý theo hồ sơ.

Không có cơ sở tự sửa lợi nhuận hoặc tự đưa khoản này vào chi phí chỉ vì nó được chuyển số dư qua năm mới.

11.2. Phát hiện sai sót trước khi nộp báo cáo tài chính năm

Khoản 2 Điều 27 Luật Kế toán quy định trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.

Doanh nghiệp cần xác định sai sót và lập chứng từ sửa chữa theo quy định.

11.3. Phát hiện sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính năm

Khoản 3 Điều 27 quy định việc sửa chữa trên sổ kế toán của năm phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa.

Đối với sổ kế toán bằng phương tiện điện tử, khoản 4 Điều 27 yêu cầu sử dụng phương pháp lập chứng từ điều chỉnh theo điểm c khoản 1.

Doanh nghiệp còn phải xem xét quy định liên quan đến lập, trình bày báo cáo tài chính khi sai sót ảnh hưởng số liệu báo cáo.

Không tự xóa chứng từ lịch sử hoặc sửa số dư đầu kỳ mà không có căn cứ.

Căn cứ: Luật Kế toán 88/2015/QH13 – Điều 27.

11.4. Sai sót ảnh hưởng hồ sơ thuế đã nộp

Doanh nghiệp cần xác định sai sót có ảnh hưởng đến hồ sơ khai thuế và nghĩa vụ thuế của kỳ liên quan hay không.

Việc sửa sổ kế toán không tự động đồng nghĩa phải nộp lại mọi tờ khai.

Nếu có sai sót trong hồ sơ khai thuế, việc khai bổ sung phải căn cứ pháp luật quản lý thuế áp dụng cho trường hợp cụ thể.

11.5. Khoản tạm ứng có dấu hiệu khó thu hồi

Doanh nghiệp cần xác định trước bản chất khoản tiền và có hay không một nghĩa vụ phải thu có căn cứ.

TK 2293 trong Thông tư 99 phản ánh dự phòng phải thu khó đòi, nhưng điều này không có nghĩa mọi số dư TK 141 quá hạn đều tự động được trích lập dự phòng.

Việc đánh giá phải dựa vào chứng cứ, khả năng thu hồi và các điều kiện của chuẩn mực, chế độ kế toán áp dụng.

Đối với việc được tính khoản dự phòng vào chi phí khi xác định thuế TNDN, còn cần kiểm tra điều kiện pháp luật thuế riêng.

Không tự động lập dự phòng hoặc xóa khoản tạm ứng chỉ từ số tháng, số năm tồn đọng.

12. Hồ sơ thanh toán tạm ứng gồm những tài liệu nào?

Thông tư 99 có hướng dẫn mẫu chứng từ:

• Giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03-TT.
• Giấy thanh toán tiền tạm ứng – Mẫu số 04-TT.

Doanh nghiệp cần sử dụng chứng từ phù hợp với chế độ kế toán và nghiệp vụ phát sinh.

12.1. Hồ sơ tại thời điểm giao tạm ứng

Cần kiểm tra nội dung đề nghị, số tiền, mục đích sử dụng, thời hạn và phê duyệt của người có thẩm quyền.

Việc giao tiền hoặc vật tư phải được thể hiện trên chứng từ liên quan.

12.2. Hồ sơ thanh toán khi công việc hoàn thành

Giấy thanh toán tiền tạm ứng cần thể hiện số đã nhận, khoản đã chi và số chênh lệch.

Những khoản chi phải có chứng từ gốc phù hợp và được phê duyệt theo quy định.

12.3. Hồ sơ xử lý khoản chênh lệch

Nếu tiền tạm ứng sử dụng không hết, cần có chứng từ hoàn trả hoặc căn cứ xử lý hợp pháp.

Nếu khoản chi được duyệt lớn hơn tiền đã nhận, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán bổ sung.

12.4. Hồ sơ đối chiếu khoản tồn đọng

Doanh nghiệp nên tổng hợp danh sách chưa thanh toán, tình trạng chứng từ và xác nhận của người có liên quan.

Bảng theo dõi này là công cụ quản trị đề xuất, không phải một biểu mẫu pháp lý bắt buộc áp dụng giống nhau cho mọi doanh nghiệp.

13. Quy trình xử lý số dư TK 141 tồn đọng trước khi khóa sổ

Việc xử lý nên được thực hiện theo từng khoản, có đối chiếu và phê duyệt rõ ràng.

Bước 1. Kết xuất số dư và sổ chi tiết

Lấy số dư TK 141 theo từng nhân viên và từng lần tạm ứng.

Đối chiếu tổng số dư chi tiết với tài khoản tổng hợp.

Bước 2. Phân loại tình trạng khoản tạm ứng

Xác định khoản chưa hoàn thành công việc, đã hoàn thành nhưng chưa có hồ sơ, có hồ sơ chưa hạch toán, đã hoàn trả chưa ghi nhận hoặc còn tranh chấp.

Bước 3. Thu thập và đối chiếu chứng từ

Kiểm tra chứng từ giao tiền, chứng từ chi tiêu, khoản được duyệt và chứng từ hoàn trả.

Không tự ghi bút toán chỉ dựa trên số dư tồn đọng.

Bước 4. Xác định khoản đủ căn cứ hạch toán

Những khoản đã được xác minh được xử lý theo đúng bản chất.

Khoản chưa đủ căn cứ tiếp tục được theo dõi và phân công xử lý.

Bước 5. Kiểm tra ảnh hưởng kế toán và thuế

Xác định khoản nào liên quan hàng tồn kho, tài sản, chi phí, công nợ hoặc nghĩa vụ thuế.

Nếu có sai sót kỳ trước, cần xem xét quy định sửa chữa sổ và hồ sơ thuế liên quan.

Bước 6. Xác nhận số dư còn lại

Lập bảng tổng hợp khoản đã tất toán, khoản chờ chứng từ, khoản cần thu hồi và khoản có vấn đề phải xác minh thêm.

Số dư TK 141 sau rà soát không nhất thiết bằng 0. Điều quan trọng là khoản còn dư phản ánh đúng tình trạng thực tế và có thể giải trình được.

>> Xem thêm: Dịch vụ xử lý sổ sách kế toán tồn đọng

Đối chiếu sổ, xác minh chứng từ và xử lý đúng căn cứ trước khi xác nhận số dư TK 141.

14. Checklist kiểm tra tạm ứng nhân viên kéo dài nhiều kỳ

Doanh nghiệp có thể sử dụng danh sách sau trong quá trình rà soát:

• ☐ Đã xuất sổ chi tiết TK 141 theo từng người.
• ☐ Đã đối chiếu với số dư tổng hợp.
• ☐ Đã xác định từng lần tạm ứng và ngày phát sinh.
• ☐ Đã kiểm tra mục đích, thời hạn và hồ sơ phê duyệt.
• ☐ Đã đối chiếu chứng từ chi tiền hoặc giao vật tư.
• ☐ Đã kiểm tra hồ sơ hoàn thành công việc.
• ☐ Đã xác định các khoản chi được phê duyệt.
• ☐ Đã kiểm tra tiền hoặc vật tư hoàn trả.
• ☐ Đã rà soát chứng từ có bị ghi trùng.
• ☐ Đã phân biệt ứng lương với tạm ứng công việc.
• ☐ Đã kiểm tra tình trạng lao động của người nhận.
• ☐ Đã xác minh nghĩa vụ hoàn trả còn lại.
• ☐ Đã kiểm tra điều kiện thuế GTGT và TNDN liên quan.
• ☐ Đã xác định sai sót thuộc kỳ kế toán nào.
• ☐ Đã kiểm tra các khoản có dấu hiệu khó thu hồi.
• ☐ Đã lưu bảng đối chiếu và xác nhận.
• ☐ Đã lập danh sách khoản chưa đủ căn cứ xử lý.
• ☐ Đã phân công trách nhiệm và thời hạn tiếp tục xử lý.
• ☐ Đã kiểm tra lại các bút toán được ghi nhận.
• ☐ Đã xác nhận số dư TK 141 cuối cùng.

Checklist này là công cụ kiểm soát nội bộ được đề xuất, không phải biểu mẫu pháp lý bắt buộc.

15. Doanh nghiệp nên kiểm soát khoản tạm ứng mới như thế nào?

Để hạn chế tình trạng tồn đọng lặp lại, doanh nghiệp cần tổ chức việc theo dõi ngay từ thời điểm giao tiền.

15.1. Quản lý từng lần tạm ứng

Mỗi lần tạm ứng cần được gắn với người nhận, công việc và chứng từ riêng.

Việc này đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết và giúp tránh nhầm lẫn giữa những khoản phát sinh ở nhiều kỳ khác nhau.

15.2. Xác lập thời hạn thanh toán

Doanh nghiệp cần quy định thời hạn phù hợp với nhiệm vụ trong quy chế và hồ sơ phê duyệt.

Không nên mặc định mọi khoản tạm ứng phải thanh toán sau cùng một số ngày nếu tính chất công việc khác nhau.

15.3. Kiểm tra khoản cũ trước khi cấp khoản mới

Bộ phận phụ trách nên kiểm tra những khoản chưa thanh toán của người đề nghị trước khi phê duyệt tạm ứng tiếp theo.

Có thể xây dựng cơ chế phê duyệt ngoại lệ phù hợp với hoạt động thực tế.

15.4. Phối hợp giữa các bộ phận

Kế toán theo dõi chứng từ, bộ phận giao việc xác nhận nhiệm vụ và bộ phận nhân sự phối hợp khi người nhận tạm ứng nghỉ việc hoặc chuyển công tác.

Việc phân công rõ trách nhiệm giúp doanh nghiệp xử lý khoản tạm ứng kịp thời và lưu giữ được căn cứ.

16. Câu hỏi thường gặp về tạm ứng nhân viên tồn đọng

16.1. Tạm ứng qua hai năm có phải đưa vào chi phí không?

Không tự động. Phải kiểm tra khoản đã chi, chứng từ, tình trạng phê duyệt và nghĩa vụ hoàn trả.

16.2. TK 141 có được có số dư cuối năm không?

Theo kết cấu TK 141 tại Thông tư 99, tài khoản có thể có số dư Nợ phản ánh khoản tạm ứng chưa thanh toán.

Số dư này phải được theo dõi và đối chiếu chi tiết.

16.3. Tạm ứng quá 12 tháng có bắt buộc chuyển TK 138 không?

Thông tư 99 không quy định tự động chuyển TK 141 sang TK 138 chỉ vì quá 12 tháng.

Cần xác định bản chất nghĩa vụ trước khi thay đổi cách hạch toán.

16.4. Nhân viên làm mất hóa đơn thì có được thanh toán tạm ứng không?

Cần kiểm tra bản chất khoản chi, yêu cầu chứng từ và khả năng thu thập những tài liệu hợp pháp liên quan.

Không được tạo chứng từ giả để hoàn thiện hồ sơ.

16.5. Đã nộp chứng từ nhưng chưa được duyệt thì có được tất toán không?

Cần xác định số tiền được người có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế trước khi thanh toán tạm ứng.

16.6. Số tiền đã tạm ứng có tự động là chi phí được trừ không?

Không. Khoản chi phải đáp ứng các điều kiện thuế áp dụng; chỉ giao tiền cho nhân viên chưa phải căn cứ đủ để tính chi phí được trừ.

16.7. Nhân viên mua hàng bằng tiền mặt có được khấu trừ GTGT không?

Cần xem xét giá trị giao dịch, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt và các trường hợp đặc thù theo quy định.

Chứng từ doanh nghiệp chuyển tiền cho nhân viên không tự động thay thế chứng từ thanh toán với nhà cung cấp.

16.8. Nhân viên nghỉ việc có thể bị trừ ngay tiền tạm ứng vào lương cuối cùng không?

Không có căn cứ cho phép tự động khấu trừ chỉ từ số dư TK 141.

Phải xác định nghĩa vụ và điều kiện pháp luật lao động có liên quan.

16.9. Tạm ứng tồn đọng có tự động tính vào thu nhập chịu thuế TNCN không?

Không thể xác định thu nhập chịu thuế chỉ dựa trên tuổi số dư.

Doanh nghiệp phải làm rõ bản chất khoản tiền. Nếu phát sinh khoản thu nhập hoặc lợi ích thuộc diện chịu thuế thì đánh giá theo pháp luật thuế TNCN hiện hành.

Căn cứ cần xem xét gồm Luật 109/2025/QH15, Luật sửa đổi 09/2026/QH16 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP.

16.10. Có thể dùng TK 421 để xóa số dư tạm ứng không?

Không nên tự ghi giảm tạm ứng vào lợi nhuận chưa phân phối khi chưa có căn cứ kế toán phù hợp.

Nếu có sai sót kỳ trước, phải đánh giá theo quy định sửa chữa sổ và báo cáo tài chính.

16.11. Tạm ứng lâu năm có được lập dự phòng không?

Không tự động. Cần xác định có khoản phải thu với nghĩa vụ thu hồi rõ ràng, có bằng chứng về khả năng không thu hồi và đủ điều kiện theo quy định liên quan.

16.12. TK 141 có bắt buộc bằng 0 trước khi lập báo cáo tài chính không?

Không có căn cứ trong hướng dẫn TK 141 để bắt buộc mọi khoản tạm ứng phải về 0 khi kết thúc năm.

Tuy nhiên, số dư cần phản ánh đúng tình trạng thực tế và có hồ sơ theo dõi.

16.13. Phát hiện sai TK 141 sau khi đã nộp báo cáo tài chính thì sao?

Cần sửa chữa sổ theo Điều 27 Luật Kế toán và xem xét quy định kế toán có liên quan.

Nếu hồ sơ thuế đã nộp có sai sót, đánh giá riêng nghĩa vụ khai bổ sung.

16.14. Có thể thuê đơn vị kế toán rà soát khoản tạm ứng tồn đọng không?

Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ chuyên môn để kiểm tra số dư, chứng từ và bút toán kế toán theo phạm vi thỏa thuận.

Vấn đề tranh chấp lao động hoặc thu hồi nghĩa vụ dân sự có thể cần được xem xét riêng.

17. Viện Kế Toán hỗ trợ doanh nghiệp rà soát tạm ứng nhân viên tồn đọng

Liên hệ Viện Kế Toán cùng đồng hành với doanh nghiệp

Tạm ứng nhân viên kéo dài nhiều kỳ cần được xử lý bằng việc xác định đúng khoản tiền đã giao, người nhận, mục đích sử dụng, số đã thanh toán và nghĩa vụ còn lại.

Việc điều chỉnh cho TK 141 hết số dư nhưng không có đủ căn cứ có thể tạo thêm sai sót trên sổ kế toán và báo cáo tài chính.

Viện Kế Toán hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và đối chiếu các khoản tạm ứng chưa thanh toán trong quá trình hoàn thiện sổ sách.

Tùy tình trạng hồ sơ và phạm vi thỏa thuận, công việc có thể bao gồm:

• Đối chiếu TK 141 theo từng nhân viên, từng lần tạm ứng.
• Kiểm tra hồ sơ giao tiền và thanh toán.
• Rà soát khoản chi đã được hạch toán.
• Xác định trường hợp ghi trùng hoặc bỏ sót nghiệp vụ.
• Phân loại khoản đủ căn cứ thanh toán và khoản cần xác minh.
• Đánh giá ảnh hưởng đến báo cáo kế toán, hồ sơ thuế.
• Đề xuất phương án xử lý các khoản còn tồn đọng theo quy định áp dụng.

Đối với các khoản phát sinh từ nhiều năm trước, việc rà soát cần phân biệt dữ liệu từng kỳ, tránh điều chỉnh toàn bộ vào một năm khi chưa xác định căn cứ.

>> Xem thêm: Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán chuyên sâu

THÔNG TIN LIÊN HỆ VIỆN KẾ TOÁN

Hotline: 0916 636 419

Website: https://vienketoan.vn/

Địa chỉ: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, TP. Hồ Chí Minh.

Doanh nghiệp có thể cung cấp số dư TK 141, thời gian tồn đọng, số nhân viên liên quan và tình trạng hồ sơ để được tư vấn phạm vi đối chiếu, rà soát phù hợp.