Quản trị sổ sách cho doanh nghiệp buôn bán luôn là bài toán đau đầu vì khối lượng chứng từ kế toán hàng hóa phát sinh dày đặc hàng ngày. Một dịch vụ kế toán cho công ty thương mại chuyên nghiệp không chỉ giúp kê khai thuế đúng hạn mà còn kiểm soát chặt chẽ nhập xuất tồn kho để chủ động phân tích lợi nhuận thực tế.
Dịch vụ kế toán cho công ty thương mại là gì?
Đây là giải pháp thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần chức năng kế toán – thuế cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc thương mại điện tử. Gói dịch vụ bao gồm thiết lập hệ thống sổ theo chế độ kế toán doanh nghiệp, hạch toán nghiệp vụ mua bán, theo dõi giá vốn hàng bán, lập báo cáo kết quả kinh doanh và đại diện giải trình với cục thuế. Ví dụ, một công ty phân phối đồ gia dụng có hàng trăm hóa đơn đầu vào/đầu ra mỗi tháng sẽ nhờ đơn vị này để làm sổ cái và sổ chi tiết đúng chuẩn thay vì tự tuyển nhân sự.
Đặc điểm của công ty thương mại đối với công tác kế toán
- Số lượng hóa đơn, chứng từ phát sinh lớn, tần suất liên tục trong tháng đòi hỏi quy trình phân loại, nhập liệu nhanh chóng và chính xác.
- Quản lý nhập xuất tồn kho là trung tâm: phải xác định đúng giá vốn theo phương pháp FIFO, trọng bình hoặc định giá cụ thể để tính phân tích chi phí hàng bán.
- Cơ chế khấu trừ thuế GTGT đầu vào – đầu vào phức tạp, dễ sai sót khi hóa đơn bán ra chưa kịp đăng ký hoặc hàng hóa bị hao hụt, trả lại.
- Bắt buộc lập báo cáo tài chính doanh nghiệp thương mại đầy đủ các thành phần: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh.
- Rủi ro kiểm tra tuân thủ thuế cao do ngành hàng hóa thường nằm trong diện ưu tiên kiểm tra của cơ quan thuế về giá chuyển nhượng và hóa đơn không thực tế.
Quy trình kế toán thương mại và nhóm công việc chính
Quý trình kế toán thương mại được phân loại theo quy mô và đặc thạch ngành nghề để chủ động bố trí nhân lực và công cụ phần mềm phù hợp. Bảng dưới đây phân loại theo khối lượng nghiệp vụ và độ phức tạp của hàng hóa.
| Quy mô doanh nghiệp | Đặc điểm nghiệp vụ kinh doanh | Phạm vi công việc kế toán cần triển khai |
|---|---|---|
| Công ty mới thành lập, ít giao dịch | Chưa có phần mềm, hóa đơn ít, hàng hóa đơn giản | Mở mã số thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, thiết lập sổ sách ban đầu, kê khai thuế GTGT, TNDN theo kỳ |
| Doanh nghiệp buôn bán nhỏ, quy mô vừa | Hàng trăm chứng từ/tháng, một kho hàng, bán lẻ/sỉ | Làm sổ sách kế toán hàng hóa đầy đủ, theo dõi tồn kho thực tế, khai báo thuế hàng tháng, lập báo cáo quý/năm |
| Công ty thương mại điện tử, shop online | Đơn hàng từ sàn TMĐT, thanh toán online, vận chuyển COD | Đối soát dữ liệu sàn, tách chiết khấu/s phí ship, quản lý hàng consignment, kế toán thuế cho công ty kinh doanh trên môi trường số |
| Doanh nghiệp xuất nhập khẩu, bán buôn lớn | Hàng hóa đa dạng, nhiều kho, giao dịch ngoại tệ, LC/TT | Hạch toán đa tiền tệ, quản lý chi phí nhập khẩu (thuế NK, VC, bảo hiểm), phân tích biên lợi nhuận theo SKU, dịch vụ báo cáo tài chính doanh nghiệp thương mại theo chuẩn mực quốc tế nếu cần |
| Tập đoàn, công ty mẹ – con | Giao dịch liên kết, chuyển nhượng nội bộ, hợp nhất báo cáo | Kế toán giá chuyển nhượng, lập báo cáo hợp nhất, tuân thủ quy định 132/2020/NĐ-CP, hỗ trợ kiểm toán độc lập |
Vì sao nên dùng dịch vụ kế toán cho công ty thương mại
- Đảm bảo tuân thủ luật thuế trọn vẹn. Chuyên viên nắm rõ luật thuế giá trị gia tăng và các nghị định hướng dẫn, giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi khai báo thuế gtgt đầu ra đầu vào, giảm thiểu rủi ro phạt chậm nộp, phạt sai sót.
- Kiểm soát nhập xuất tồn kho chính xác. Dữ liệu kho khớp với sổ sách giúp xác định đúng giá vốn, phát hiện hao hụt, thất thoát kịp thời, cơ sở để phân tích chi phí hàng bán và định giá bán hợp lý.
- Tối ưu hóa dòng tiền qua khấu trừ thuế GTGT. Xử lý kịp thời hóa đơn đầu vào không hợp lệ, hóa đơn điều chỉnh, đảm bảo quyền khấu trừ tối đa, tránh tiền thuế bị ‘kẹt’ tại kho bạc nhà nước.
- Báo cáo tài chính đúng chuẩn, đúng hạn. Đáp ứng yêu cầu của ngân hàng khi vay vốn, đối tác khi thầu dự án hoặc cơ quan quản lý nhà nước khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí so với đội ngũ nội bộ. Chi phí thuê kế toán ngoài thường chỉ bằng 30-50% chi phí duy trì một bộ phận kế toán riêng (lương, BHXH, phần mềm, văn phòng) mà chất lượng đồng đều hơn.
- Hỗ trợ chuyên nghiệp khi cơ quan thuế kiểm tra. Chuyên viên phụ trách trực tiếp chuẩn bị hồ sơ kế toán nhập xuất tồn, giải trình các nghiệp vụ nghi ngờ, bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp.
Một sai sót trong việc xác định giá vốn hàng bán sẽ làm sai lệch toàn bộ báo cáo kết quả kinh doanh và nghĩa vụ thuế TNDN của năm đó.
Dịch vụ kế toán cho công ty thương mại tại Viện Kế Toán Việt Nam
Viện Kế Toán Việt Nam triển khai gói giải pháp kế toán độc lập cho công ty buôn bán với mô hình một chuyên viên chủ lực phụ trách trọn đời hồ sơ, đảm bảo liên tục tính và bảo mật dữ liệu.
- Tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký, thay đổi, bổ sung mã số thuế, đăng ký hóa đơn điện tử ngay khi thành lập.
- Thiết lập hệ thống sổ kế toán, sổ chi tiết hàng hóa, kho bạc tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
- Hạch toán đầy đủ chứng từ mua, bán, nhập kho, xuất kho, hao hụt, trả lại; đối soát công nợ mua bán định kỳ.
- Theo dõi nhập xuất tồn kho theo phương pháp FIFO/Trọng bình, lập bảng tính giá vốn hàng bán hàng tháng/quý.
- Lập và nộp tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính quý và quyết toán năm.
- Lập báo cáo tài chính doanh nghiệp thương mại cuối năm, in ấn, đóng bìa, trình ký ký hiệu theo quy định.
- Tư vấn phương án tính giá thành, phân tích biên lợi nhuận theo nhóm hàng, hỗ trợ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc, giải trình, cung cấp hồ sơ khi cục thuế 와서 kiểm tra, quyết toán, chuyên ngành.
Quy trình làm việc
- Khảo sát thực tế: ngành nghề, quy mô, phần mềm đang dùng, lượng chứng từ/tháng, tình trạng sổ sách các kỳ trước (nếu có).
- Báo giá chi tiết theo khối lượng nghiệp vụ, ký hợp đồng dịch vụ có cam kết SLA, trách nhiệm bồi thường sai sót do phía chúng tôi gây ra.
- Bàn giao chứng từ: Thống nhất lịch nhận chứng từ gốc/bản scan (hàng tuần/tháng), thiết lập kênh trao đổi nhanh qua Zalo/Email, cấp quyền truy cập phần mềm kế toán online (nếu có).
- Xử lý sổ sách và kê khai: Chuyên viên hạch toán, đối soát, lập báo cáo thuế, báo cáo quản trị gửi chủ doanh nghiệp duyệt trước khi nộp.
- Lưu trữ và bàn giao cuối năm: Lưu trữ chứng từ gốc/bản mềm an toàn, hỗ trợ kiểm toán/kiểm tra thuế, bàn giao trọn bộ hồ sơ, dữ liệu phần mềm khi hợp đồng kết thúc.
Lưu ý khi chọn dịch vụ kế toán cho công ty thương mại
- Yêu cầu đơn vị chứng minh kinh nghiệm trực tiếp với ngành hàng hóa tương tự (thương mại điện tử, xuất nhập khẩu, bán buôn vật tư…), không chỉ kinh nghiệm chung.
- Hợp đồng phải ghi rõ: đơn vị chịu trách nhiệm bồi thường phạt, tiền chậm nộp do lỗi hạch toán, kê khai sai, nộp chậm do phía đơn vị dịch vụ.
- Kiểm tra quy trình bảo mật dữ liệu: chứng từ gốc lưu ở đâu, phần mềm có backup tự động không, ai có quyền truy cập dữ liệu tài chính nhạy cảm.
- Xác nhận dịch vụ có bao gồm tư vấn phân tích chi phí hàng bán, cảnh báo hao hụt tồn kho, hỗ trợ xây dựng báo cáo quản trị nội bộ hay chỉ làm thủ tục nộp thuế cơ bản.
Muốn báo giá chính xác cho quy mô công ty thương mại của bạn?
Viện Kế Toán Việt Nam khảo sát lượng chứng từ, đặc thạch hàng hóa và tình trạng sổ sách hiện tại rồi mới báo giá dịch vụ kế toán trọn gói, không áp dụng mức giá chung chung. Gọi hoặc nhắn Zalo 0916 636 419 để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí thuê ngoài kế toán thương mại tính theo cơ chế nào?
Chi phí phụ thuộc vào số lượng hóa đơn chứng từ phát sinh hàng tháng, độ phức tạp của hàng hóa (có quản lý serial, lô, hạn dùng không), số lượng kho bạc và yêu cầu báo cáo quản trị. Viện Kế Toán Việt Nam khảo sát thực tế tại nơi hoặc qua họp trực tuyến để báo giá chính xác, cam kết không phát sinh chi phí ẩn.
Công ty thương mại mới thành lập cần chuẩn bị những gì để nhờ làm kế toán?
Cần chuẩn bị: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mẫu dấu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, thông tin người đại diện pháp luật. Nếu chưa mở mã số thuế, chúng tôi hỗ trợ trọn gói thủ tục mở mã, đăng ký hóa đơn điện tử, thiết lập sổ sách ban đầu theo đúng ngành nghề kinh doanh.
Đã làm sai sổ sách, kê khai thuế sai các kỳ trước có khắc phục được không?
Hoàn toàn được. Chúng tôi sẽ rà soát lại toàn bộ chứng từ, sổ cái, sổ chi tiết và tờ khai thuế của các kỳ trước. Xác định sai sót cụ thể (sai giá vốn, thiếu hóa đơn, khấu trừ thừa/thiếu) sau đó lập tờ khai bổ sung, điều chỉnh sổ sách và tư vấn xử lý phạt (nếu có) theo quy định giảm nhẹ vi phạm hành chính.
Shop online bán trên sàn Shopee/TikTok Shop có đặc thù gì khi thuê kế toán?
Đặc thù chính là lượng đơn hàng lớn, dữ liệu phân tán trên sàn, có chiết khấu marketing, phí ship, hoàn hàng COC phức tạp. Dịch vụ kế toán cho mô hình này phải có công cụ/quy trình tự động hóa hoặc bán tự động để thu gom dữ liệu từ sàn, tách đúng doanh thu thuần, chi phí sàn, quản lý hàng consignment và đối soát đúng với báo cáo thanh toán của sàn TMĐT.
Khi cơ quan thuế kiểm tra chuyên ngành về giá chuyển nhượng hoặc hao hụt kho, đơn vị có hỗ trợ không?
Có. Đây là hạng mục bắt buộc trong hợp đồng dịch vụ trọn gói. Chuyên viên phụ trách sẽ chủ động chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh: hợp đồng mua bán, giá thị trường, phương pháp định giá giá vốn, biên bản kiểm kê kho thực tế, minh chứng hao hụt hợp quy định. Chúng tôi trực tiếp làm việc với thanh tra viên để giải trình, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
Có bắt buộc phải gặp mặt trực tiếp để bàn giao chứng từ không?
Không bắt buộc. Hầu hết khách hàng tại Viện Kế Toán Việt Nam trao đổi và bàn giao chứng từ hoàn toàn online qua Google Drive, OneDrive, phần mềm kế toán trên đám mây hoặc ứng dụng chụp hóa đơn. Chúng tôi chỉ yêu cầu gửi bản gốc khi cơ quan thuế yêu cầu trình trực tiếp hoặc cuối năm để lưu kho, phần lớn quy trình diễn ra từ xa, tiết kiệm thời gian cho chủ doanh nghiệp.
