Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần thuê một nhân viên kế toán là đã xong việc sổ sách. Thực tế, khối lượng công việc phát sinh từ chứng từ, tờ khai đến báo cáo quyết toán đòi hỏi một quy trình chặt chẽ và sự phối hợp nhiều chuyên môn. Một dịch vụ kế toán trọn gói chuyên nghiệp sẽ gánh toàn bộ gánh nặng này, giúp doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh cốt lõi.
Dịch vụ kế toán trọn gói là gì?
Dịch vụ kế toán trọn gói là hình thức ủy quyền một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán độc lập thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ: ghi chép sổ sách, lập và nộp các tờ khai thuế, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Ví dụ, một công ty thương mại có 300 hóa đơn đầu vào/đầu ra mỗi tháng sẽ nhờ đơn vị này xử lý từ khâu phân loại chứng từ đến khi nộp báo cáo cuối năm, thay vì tự tuyển team kế toán nội bộ.
Đặc điểm của dịch vụ kế toán trọn gói
- Bao trùm toàn bộ chu kỳ kế toán: từ chứng từ gốc, sổ cái, sổ chi tiết đến báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
- Đội ngũ thực hiện phân cấp rõ ràng: kế toán trưởng phụ trách, kế toán thuế, kế toán chứng từ và kế toán tổng hợp.
- Chi phí cố định hàng tháng dựa trên khối lượng chứng từ và ngành nghề, loại bỏ chi phí lương, bảo hiểm, phúc lợi của nhân sự nội bộ.
- Trách nhiệm pháp lý về độ chính xác của hồ sơ, tờ khai được cam kết trong hợp đồng dịch vụ.
- Áp dụng phần mềm kế toán hiện đại, lưu trữ điện tử, cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi số liệu qua quyền truy cập.
- Cung cấp báo cáo tình hình kinh doanh, dòng tiền định kỳ để hỗ trợ chủ doanh nghiệp ra quyết định.
Hồ sơ và quy trình làm việc với dịch vụ kế toán trọn gói
Phạm vi công việc cụ thể sẽ thay đổi tùy theo quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh và lượng chứng từ phát sinh. Bảng dưới đây phân loại theo quy mô để người đọc dễ hình dung mức độ phức tạp của từng nhóm.
| Quy mô doanh nghiệp | Khối lượng chứng từ/tháng | Phạm vi công việc chính |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) khởi nghiệp | Dưới 50 hóa đơn, ít phát sinh ngân hàng | Thiết lập sổ sách ban đầu, kê khai thuế GTGT, TNCN, nộp lệ phí môn bài, báo cáo tài chính cuối năm |
| Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ quy mô nhỏ | 50 – 200 hóa đơn, có công nợ mua bán | Quản lý công nợ, đối chiếu ngân hàng, kê khai thuế định kỳ, lập báo cáo quản trị hàng quý/Tháng |
| Doanh nghiệp sản xuất, lắp đặt quy mô vừa | 200 – 500 hóa đơn, có kho hàng, nguyên vật liệu | Kế toán thành본, quản lý tồn kho, phân bổ chi phí chung, tính giá thành, quyết toán thuế TNDN |
| Doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh/địa điểm | Trên 500 hóa đơn, hệ thống phân xưởng phức tạp | Tổng hợp báo cáo liên chi nhánh, định giá chuyển nhượng, tuân thủ thuế môi trường, hỗ trợ kiểm tra thuế chuyên sâu |
| Công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) | Phát sinh chứng từ bằng ngoại tệ, báo cáoMother company | Kế toán song ngữ, quy đổi tỷ giá, báo cáo theo chuẩn IFRS/VAS, tuân thủ quy định giá chuyển nhượng, báo cáo nước ngoài |
Vì sao nên dùng dịch vụ kế toán trọn gói
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật tuyệt đối. Mọi tờ khai, báo cáo được rà soát bởi kế toán trưởng có chứng chỉ hành nghề, giảm thiểu tối đa rủi ro phạt nộp chậm, phạt sai sót.
- Tối ưu chi phí nhân sự và vận hành. Chi phí thuê ngoài thường chỉ bằng 30-50% chi phí duy trì một bộ phận kế toán nội bộ đầy đủ (lương, BHXH, máy móc, phần mềm, đào tạo).
- Báo cáo kịp thời, chính xác cho quản trị. Chủ doanh nghiệp nhận được báo cáo lãi lỗ, dòng tiền, công nợ định kỳ mà không phải ép deadline nhân viên nội bộ.
- Hỗ trợ kiểm tra, quyết toán thuế chuyên nghiệp. Khi cơ quan thuế làm việc, chuyên viên am hiểu hồ sơ sẽ giải trình, bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp.
- Linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp quy mô. Doanh nghiệp mở rộng kinh doanh hoặc thu gọn không lo tuyển dụng, sa thải nhân sự, hợp đồng dịch vụ điều chỉnh theo khối lượng thực tế.
- Bảo mật thông tin tài chính – kinh doanh. Cam kết bảo mật dữ liệu trong hợp đồng, tránh rủi ro rò rỉ số liệu so với việc nhân viên nội bộ nghỉ việc mang theo dữ liệu.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán trọn gói một năm thường thấp hơn chi phí xử lý sai sót, phạt thuế và sửa sổ sách do nhân sự không am hiểu gây ra.
Dịch vụ kế toán trọn gói tại Viện Kế Toán Việt Nam
Viện Kế Toán Việt Nam nhận làm trọn gói phần sổ sách – thuế – báo cáo cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ công ty TNHH một thành viên đến tập đoàn đa ngành, với cam kết có kế toán trưởng chủ chốt trực tiếp hồ sơ.
- Thiết lập hệ thống sổ sách, hình thức ghi chép, phương pháp kế toán phù hợp ngành nghề và quy mô.
- Nhận, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đầu vào/đầu ra, phân loại, nhập liệu lên phần mềm chuyên dụng.
- Lập và nộp tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính, thuế TNCN, lệ phí môn bài đúng kỳ hạn hành chính.
- Lập báo cáo tài chính cuối năm (Cân đối kế toán, Kết quả hoạt động, Dòng tiền, Thuyết minh) và nộp quyết toán thuế TNDN.
- Thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh, thay đổi đăng ký, cấp lại giấy phép, đăng ký chữ ký số, mua hóa đơn điện tử.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc, giải trình, cung cấp hồ sơ khi cơ quan thuế, thống kê, kiểm toán yêu cầu.
Quy trình làm việc
- Bước 1: Khảo sát thực tế ngành nghề, quy mô, xem chứng từ mẫu và đánh giá rủi ro sổ sách hiện trạng (nếu đã hoạt động).
- Bước 2: Báo giá chi tiết theo khối lượng, ký hợp đồng dịch vụ, ký cam kết bảo mật thông tin.
- Bước 3: Bàn giao chứng từ tháng đầu, xử lý số dư đầu kỳ, thiết lập dữ liệu trên phần mềm, đối chiếu số dư ngân hàng, công nợ.
- Bước 4: Hàng tháng/quý: thu chứng từ, nhập liệu, đối soát, kê khai thuế, gửi báo cáo quản trị, nhắc lịch nộp thuế cho chủ doanh nghiệp.
- Bước 5: Cuối năm: rà soát toàn bộ, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế, in hồ sơ lưu trữ, bàn giao bản sao cho doanh nghiệp.
Lưu ý khi chọn dịch vụ kế toán trọn gói
- Yêu cầu xem chứng chỉ hành nghề kế toán của kế toán trưởng chủ chốt hồ sơ, đảm bảo người ký báo cáo có thẩm quyền pháp lý.
- Hợp đồng phải ghi rõ: đơn vị cung cấp chịu trách nhiệm bồi thường phạt, tiền chậm nộp phát sinh do lỗi chủ quan của phía họ.
- Kiểm tra quy trình bàn giao chứng từ: có biên bản bàn giao, ký tên, dấu vân tay, scan lưu trữ để tránh thất lạc hồ sơ gốc.
- Cảnh giác với các đơn vị cam kết “giảm thuế tối đa” bằng cách vi phạm pháp luật (gia tăng chi phí giả, ẩn doanh thu), rủi ro sau này doanh nghiệp phải gánh toàn bộ.
Muốn biết chi phí dịch vụ kế toán trọn gói cho công ty bạn?
Viện Kế Toán Việt Nam khảo sát thực tế chứng từ, quy mô và ngành nghề rồi mới báo giá chính xác, không áp dụng giá chung chung. Gọi hoặc nhắn Zalo 0916 636 419 để được tư vấn miễn phí và nhận bảng phân loại chi phí tham khảo.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ kế toán trọn gói bao gồm những hạng mục cụ thể nào?
Bao gồm thiết lập sổ sách, nhập liệu chứng từ, kê khai thuế định kỳ (GTGT, TNCN, TNDN tạm tính), lập báo cáo tài chính cuối năm, quyết toán thuế TNDN, thủ tục hành chính giấy phép kinh doanh, chữ ký số, hóa đơn và đại diện giải trình với cơ quan thuế.
Chi phí dịch vụ kế toán trọn gói tính như thế nào?
Chi phí phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh, số lượng hóa đơn chứng từ phát sinh hàng tháng, có kho hàng/hàng hóa hay không, có lao động hay không và yêu cầu báo cáo quản trị. Viện Kế Toán Việt Nam khảo sát thực tế trước khi báo giá, không có bảng giá cố định áp dụng cho tất cả.
Doanh nghiệp mới thành lập có nên thuê dịch vụ kế toán trọn gói ngay không?
Nên thuê ngay từ khi cấp giấy phép. Việc thiết lập sổ sách, phương pháp khấu hao, phân bổ chi phí đúng từ đầu giúp tránh sai sót dính lỗi nhiều năm sau. Chi phí cho doanh nghiệp mới thường rất hợp lý do khối lượng chứng từ chưa lớn.
Đang tự làm kế toán nội bộ mà muốn chuyển sang thuê ngoài thì làm sao?
Cần bàn giao đầy đủ sổ sách, phần mềm, chứng từ, mật khẩu trang thuế, ngân hàng. Chúng tôi sẽ rà soát lại dữ liệu quá khứ (nếu có), khắc phục sai sót, thiết lập lại quy trình chuẩn rồi tiếp nhận làm thường kỳ. Thời gian chuyển giao tùy độ phức tạp của dữ liệu cũ.
Khi cơ quan thuế kiểm tra, đơn vị cung cấp có hỗ trợ không?
Có. Hợp đồng dịch vụ trọn gói của chúng tôi bao gồm việc chuyên viên chủ chốt hồ sơ chuẩn bị chứng từ, viết văn bản giải trình, đến làm việc trực tiếp tại cơ quan thuế cùng đại diện doanh nghiệp để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
Làm sao để đánh giá đơn vị kế toán đang làm tốt hay kém?
Đơn vị tốt sẽ: nộp tờ khai đúng hạn và gửi bản nhận diện điện tử ngay, báo cáo tài chính gửi trước hạn nộp, chủ động nhắc nhở công nợ/đông tiền, phản hồi tin nhắn/zalo nhanh, giải thích rõ ràng khi chủ doanh nghiệp hỏi han các số liệu.