Nhiều doanh nghiệp vừa thành lập hay chuyển đổi từ giấy sang điện tử vẫn băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu. Việc nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy trình từ khâu đăng ký, cấu hình phần mềm đến ký số và gửi người mua là điều kiện tiên quyết để tránh rủi ro xử phạt và đảm bảo dữ liệu kê khai thuế chính xác.
Cách xuất hóa đơn điện tử là gì?
Cách xuất hóa đơn điện tử là tập hợp các thao tác thiết lập, lập, ký số, truyền dữ liệu và gửi hóa đơn dưới dạng điện tử cho người mua cũng như cơ quan thuế. Ví dụ, một cửa hàng thời trang mới mở phải đăng ký mẫu số, ký hiệu, mua chứng thư số, cài đặt phần mềm rồi mới có thể xuất hóa đơn cho khách mua hàng tại quầy hoặc đặt online.
Đặc điểm của việc xuất hóa đơn điện tử
- Bắt buộc đối với hầu hết tổ chức, cá nhân kinh doanh theo quy định của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Phải sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử đã đăng ký với Tổng cục Thuế và có chứng thư số (chữ ký điện tử) hợp lệ.
- Dữ liệu hóa đơn phải được truyền lên hệ thống của cơ quan thuế theo thời gian thực hoặc định kỳ tùy loại hình.
- Thông tin người mua bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ là bắt buộc đối với hóa đơn giá trị lớn hoặc bán cho doanh nghiệp.
- Người mua có thể tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin Tổng cục Thuế bằng mã tra cứu hoặc mã QR in trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý ngang ngửa hóa đơn giấy, làm chứng từ hạch toán và kê khai thuế GTGT, TNDN.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử theo từng hình thức
Các bước thực hiện khác nhau tùy thuộc vào loại hóa đơn: có mã của cơ quan thuế, tự in, hoặc dùng ứng dụng di động. Bảng dưới đây phân loại theo phương thức xuất hóa đơn để người đọc dễ so sánh và chọn hướng dẫn phù hợp.
| Hình thức xuất hóa đơn | Điều kiện tiên quyết | Các bước thao tác chính |
|---|---|---|
| Phần mềm có mã CQT (Loại 1) | Đã đăng ký mẫu số, ký hiệu; có phần mềm kết nối API với Tổng cục Thuế; chứng thư số cấp 2/3. | Đăng nhập phần mềm -> Chọn mẫu số/ký hiệu -> Nhập thông tin người mua, hàng hóa -> Ký số -> Gửi CQT cấp mã -> Gửi người mua. |
| Phần mềm tự in (Loại 2) | Đăng ký mẫu số, ký hiệu tự in; phần mềm tự quản lý số serial; chứng thư số. | Cấu hình mẫu in -> Nhập liệu hóa đơn -> Ký số -> Lưu trữ dữ liệu -> Định kỳ truyền dữ liệu lên CQT -> In/ gửi file PDF cho người mua. |
| Ứng dụng di động (Mobile) | Tải app chính thức của đơn vị cung cấp phần mềm; đăng nhập tài khoản doanh nghiệp; có chứng thư số trên thiết bị hoặc ký qua đám mây. | Mở app -> Tạo hóa đơn mới -> Quét mã QR thẻ CCCD/ nhập tay thông tin người mua -> Chọn hàng hóa -> Ký số -> Gửi qua Zalo/Email/SMS. |
| Chuyển đổi từ giấy sang điện tử | Đã có thông báo sử dụng hóa đơn giấy; đăng ký chuyển đổi sang điện tử; dừng in, dùng hết số lượng giấy còn lại. | Nộp thông báo dừng dùng hóa đơn giấy -> Đăng ký mẫu số điện tử -> Cài đặt phần mềm -> Xuất hóa đơn điện tử cho các giao dịch mới. |
| Xuất hóa đơn điều chỉnh/ thay thế | Có hóa đơn gốc đã phát hành; xác định lỗi sai (giá, số lượng, thông tin người mua); chưa quá hạn quy định. | Lập hóa đơn điều chỉnh (tăng/giảm) hoặc hóa đơn thay thế -> Ký số -> Gửi CQT -> Gửi người mua -> Lưu hồ sơ chứng từ điều chỉnh. |
Vì sao nên nhờ chuyên viên hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử
- Đúng quy trình từ lần đầu. Tránh việc xuất sai mẫu số, ký hiệu hoặc thiếu thông tin bắt buộc dẫn đến phải điều chỉnh phức tạp.
- Cấu hình mẫu số, ký hiệu chuẩn xác. Chuyên viên kiểm tra thông báo đăng ký với cơ quan thuế khớp với thiết lập trên phần mềm.
- Xử lý sai sót kịp thời, đúng quy định. Biết rõ khi nào xuất hóa đơn điều chỉnh, khi nào hủy hóa đơn, thời hạn báo cáo cho cơ quan thuế.
- Tối ưu hóa thao tác trên phần mềm. Hướng dẫn tạo mẫu hàng hóa, lưu thông tin khách hàng cố định, xuất hàng loạt, in hàng loạt để tiết kiệm thời gian.
- Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với tờ khai thuế GTGT. Đảm bảo doanh thu, thuế GTGT trên hóa đơn khớp với báo cáo nộp thuế hằng kỳ.
- Yên tâm khi cơ quan thuế kiểm tra. Chuyên viên hỗ trợ trích xuất dữ liệu, giải trình các nghiệp vụ xuất hóa đơn bất thường.
Một sai sót nhỏ ở ký hiệu hoặc mã số thuế người mua có thể dẫn đến cả chuỗi sai báo cáo thuế GTGT và tốn tuần tháng để khắc phục.
Dịch vụ hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử tại Viện Kế Toán Việt Nam
Viện Kế Toán Việt Nam hỗ trợ trọn gói từ khâu đăng ký, cài đặt phần mềm, hướng dẫn thao tác thực tế đến khi khách hàng tự tin thao tác độc lập và xử lý sự cố phát sinh.
- Tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế.
- Cài đặt, cấu hình phần mềm kê khai thuế và phần mềm lập hóa đơn điện tử phù hợp quy mô.
- Hướng dẫn thao tác xuất hóa đơn điện tử trên máy tính và ứng dụng di động cho người bán hàng.
- Xử lý hóa đơn điều chỉnh, hủy hóa đơn điện tử sai sót theo đúng quy trình pháp lý.
- Đối chiếu dữ liệu hóa đơn phát hành với dữ liệu kê khai thuế GTGT hằng tháng/quý.
- Đại diện làm việc, giải trình và cung cấp dữ liệu khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán.
Quy trình làm việc
- Khảo sát loại hình kinh doanh, phần mềm đang dùng (nếu có) và khối lượng hóa đơn ước lượng.
- Hỗ trợ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cấp mã cơ quan thuế hoặc đăng ký tự in, mua chứng thư số.
- Cài đặt phần mềm, cấu hình mẫu in, nhập danh mục hàng hóa, khách hàng; hướng dẫn thực hành trực tuyến hoặc tận nơi.
- Theo dõi sát sao kỳ xuất hóa đơn đầu tiên, hỗ trợ xử lý lỗi kết nối, lỗi ký số, sai thông tin người mua.
- Bàn giao tài liệu hướng dẫn, lưu trữ chứng thư số an toàn; hỗ trợ thường niên qua hotline/Zalo trong thời gian hợp đồng.
Lưu ý khi chọn đơn vị hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử
- Xác nhận đơn vị có hỗ trợ đúng phần mềm bạn đang dùng hoặc sẽ dùng (MISA, Fast, VNPT, Viettel, General…).
- Hỏi rõ dịch vụ có bao gồm xử lý sai sót (điều chỉnh, hủy, thay thế) và đối chiếu dữ liệu kê khai hay không.
- Yêu cầu cam kết bảo mật dữ liệu hóa đơn, mã số thuế, chứng thư số; có cơ chế sao lưu và khôi phục khi sự cố.
- Kiểm tra khả năng cập nhật thay đổi theo luật mới (ví dụ: Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021/TT-BTC) để tránh dùng mẫu cũ.
Chưa tự tin thao tác xuất hóa đơn điện tử đúng quy định?
Viện Kế Toán Việt Nam hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên máy tính, điện thoại và xử lý mọi sai sót phát sinh. Gọi hoặc nhắn Zalo 0916 636 419 để được tư vấn miễn phí và báo giá theo đúng nhu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí dịch vụ hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử tính như thế nào?
Chi phí phụ thuộc vào phạm vi: chỉ cài đặt và hướng dẫn một lần, hay gói hỗ trợ thường niên kèm đối chiếu kê khai thuế. Viện Kế Toán Việt Nam khảo sát thực tế số lượng hóa đơn, phần mềm đang dùng rồi mới báo giá chính xác.
Đã xuất sai hóa đơn điện tử tháng trước, giờ xử lý sao cho đúng?
Cần xác định loại lỗi: sai giá trị (giá, số lượng) thì lập hóa đơn điều chỉnh; sai thông tin người mua, ký hiệu thì lập hóa đơn thay thế. Chuyên viên sẽ hướng dẫn lập tờ khai điều chỉnh kèm theo và truyền dữ liệu lên Tổng cục Thuế.
Tôi ở tỉnh khác, có được hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử từ xa không?
Hoàn toàn được. Chúng tôi kết nối qua TeamViewer, AnyDesk hoặc Zalo để cài đặt phần mềm, cấu hình và hướng dẫn thao tác trực quan trên màn hình của bạn. Chứng thư số có thể đăng ký gửi tận nơi qua bưu điện.
Khi cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu hóa đơn, Viện Kế Toán Việt Nam hỗ trợ gì?
Chuyên viên phụ trách sẽ trích xuất file dữ liệu hóa đơn (XML/JSON), báo cáo danh sách hóa đơn phát hành, đối chiếu với sổ kế toán và tờ khai thuế, đồng hành giải trình tại cơ quan thuế nếu cần.
Lần đầu làm hóa đơn điện tử, chưa có chữ ký số thì bắt đầu từ đâu?
Đầu tiên mua chứng thư số (token hoặc vUSB) tại các đơn vị cấp phép (VNPT, Viettel, FPT, BKAV…). Sau đó đăng ký mẫu số, ký hiệu hóa đơn tại cơ quan thuế quản lý. Cuối cùng cài phần mềm, nhập chứng thư số và bắt đầu xuất thử.
Bán hàng online trên Shopee/Lazada, cách xuất hóa đơn điện tử cho người mua lẻ như thế nào?
Có hai cách: (1) Xuất thủ công trên phần mềm nhập thông tin người mua từ đơn hàng; (2) Dùng phần mềm có tính năng tích hợp API sàn TMĐT để tự động kéo đơn, xuất hóa đơn hàng loạt. Chúng tôi tư vấn phương án tối ưu cho quy mô đơn hàng của bạn.
