Dịch Vụ Kế Toán Cho Agency – Quản Lý Ngân Sách Quảng Cáo, Chi Phí Và Lợi Nhuận Dự Án

Một Agency có thể nhận hàng trăm triệu đồng từ khách hàng để triển khai chiến dịch marketing, nhưng phần lợi nhuận thực tế lại chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ. Tiền quảng cáo, phí dịch vụ, chi phí sản xuất nội dung và thanh toán cho freelancer thường đi qua cùng một tài khoản ngân hàng, khiến việc theo dõi doanh thu, chi phí và công nợ trở nên phức tạp.

Dịch vụ kế toán cho Agency của Viện Kế Toán hỗ trợ doanh nghiệp marketing, quảng cáo và truyền thông tổ chức sổ sách theo đúng bản chất giao dịch, kiểm soát chứng từ và nghĩa vụ thuế. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xây dựng cách theo dõi chi phí theo khách hàng, hợp đồng và dự án để xác định hiệu quả kinh doanh rõ ràng hơn.

Agency có doanh thu lớn nhưng lợi nhuận thực tế đến từ đâu?

Khác với nhiều doanh nghiệp dịch vụ thông thường, Agency thường nhận và sử dụng nhiều khoản tiền có mục đích khác nhau trong cùng một hợp đồng.

Chẳng hạn, một khách hàng ký hợp đồng quản lý quảng cáo với ngân sách dự kiến 150 triệu đồng và phí dịch vụ 20 triệu đồng. Tổng tiền khách chuyển cho Agency có thể là 170 triệu đồng, nhưng không thể chỉ nhìn số tiền nhận được để kết luận toàn bộ 170 triệu đồng là doanh thu của Agency.

Tình huống trên là ví dụ giả định nhằm minh họa cách quản lý, không phải số liệu khách hàng thực tế.

Bốn dòng tiền thường xuất hiện trong một hợp đồng Agency

Tiền phí dịch vụ là khoản khách hàng trả cho công việc Agency thực hiện, chẳng hạn lập chiến lược, quản lý quảng cáo, sáng tạo nội dung hoặc vận hành truyền thông.

Tiền ngân sách quảng cáo được sử dụng để mua dịch vụ từ các nền tảng như Meta, Google hoặc TikTok. Cách ghi nhận khoản tiền này phụ thuộc vào việc Agency trực tiếp cung cấp dịch vụ quảng cáo hay chỉ thực hiện thanh toán theo ủy quyền.

Tiền chi cho đối tác sản xuất có thể gồm thiết kế, quay dựng, chụp ảnh, thuê KOL/KOC, freelancer hoặc đơn vị tổ chức sự kiện.

Tiền thưởng theo hiệu quả có thể phát sinh khi Agency đạt KPI, doanh số hoặc các kết quả đã thống nhất trong hợp đồng.

Bốn dòng tiền này có thời điểm phát sinh, điều kiện thanh toán và yêu cầu chứng từ khác nhau. Nếu kế toán chỉ ghi nhận theo dòng tiền vào – ra ngân hàng, doanh nghiệp rất khó xác định hiệu quả thực tế của từng hợp đồng.

Ngân sách quảng cáo: Tiền thu hộ hay doanh thu của Agency?

Đây là một trong những vấn đề cần làm rõ nhất khi tổ chức kế toán cho doanh nghiệp quảng cáo.

Nhiều Agency nhận ngân sách từ khách rồi dùng tài khoản của mình để thanh toán cho nền tảng. Tuy nhiên, việc đặt tên khoản tiền là “ngân sách quảng cáo”, “nạp hộ” hoặc “thu hộ” không tự động quyết định cách hạch toán và nghĩa vụ hóa đơn.

Ngân sách quảng cáo được ghi nhận theo bản chất hợp đồng, không chỉ dựa trên tên khoản tiền khách hàng chuyển.

Trường hợp Agency trực tiếp cung cấp dịch vụ quảng cáo

Nếu Agency ký hợp đồng cung cấp dịch vụ trọn gói, trực tiếp mua dịch vụ đầu vào, chịu trách nhiệm triển khai và bàn giao kết quả cho khách hàng, cần đánh giá doanh thu theo bản chất hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Trong trường hợp này, chi phí mua quảng cáo từ nền tảng có thể là chi phí đầu vào để Agency thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.

Không nên tự động tách toàn bộ ngân sách quảng cáo ra khỏi doanh thu chỉ vì báo giá có hai dòng “Media Budget” và “Agency Fee”.

Trường hợp Agency chỉ thanh toán theo ủy quyền

Nếu khách hàng là bên trực tiếp mua dịch vụ quảng cáo, còn Agency chỉ quản lý hoặc thanh toán thay theo ủy quyền hợp lệ, bản chất giao dịch có thể khác với trường hợp Agency bán dịch vụ trọn gói.

Kế toán cần xem xét hợp đồng, chủ thể đứng tên giao dịch với nền tảng, chứng từ mua dịch vụ, nghĩa vụ thanh toán và trách nhiệm hoàn trả tiền chưa sử dụng.

Trong trường hợp đáp ứng điều kiện của giao dịch thu hộ, chi hộ thực chất, khoản tiền thanh toán thay cần được theo dõi tách biệt với phí dịch vụ Agency được hưởng.

Những thông tin cần kiểm tra trước khi hạch toán

Không có một cách hạch toán chung cho mọi Agency. Việc xác định doanh thu phải dựa trên quyền, nghĩa vụ và bản chất giao dịch thực tế, phù hợp với chế độ kế toán và pháp luật thuế áp dụng.

Khi hợp đồng chưa phân biệt rõ trách nhiệm của Agency và khách hàng, cần làm rõ mô hình cung cấp dịch vụ trước khi lựa chọn cách ghi nhận, thay vì điều chỉnh sổ sách chỉ để đạt mức doanh thu mong muốn.

Hóa đơn quảng cáo Meta, Google, TikTok: Có thanh toán chưa chắc đã đủ chứng từ

Đối với Agency chuyên chạy quảng cáo trực tuyến, chi phí từ nền tảng thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong ngân sách triển khai.

Tuy nhiên, báo cáo chi tiêu trên tài khoản quảng cáo, thông báo trừ tiền thẻ và hóa đơn, chứng từ thuế không phải là những tài liệu có cùng giá trị pháp lý.

Chi tiêu quảng cáo, giao dịch thanh toán và chứng từ cần được đối chiếu để xác định chi phí đúng theo từng chiến dịch.

Dữ liệu chi tiêu quảng cáo cần được đối chiếu theo chiến dịch

Một tài khoản quảng cáo có thể phục vụ nhiều khách hàng hoặc nhiều chiến dịch trong cùng tháng.

Nếu kế toán chỉ lấy tổng số tiền Meta hoặc Google trừ trong tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp sẽ thiếu căn cứ phân bổ chi phí cho từng khách hàng.

Agency nên tổ chức dữ liệu theo mã khách hàng, mã chiến dịch, thời gian chạy và số tiền đã thực tế chi tiêu.

Khi có hoàn tiền quảng cáo, điều chỉnh billing, phí chuyển đổi ngoại tệ hoặc chênh lệch giữa số tiền nạp và số tiền tiêu, cần đối chiếu riêng từng khoản.

Chứng từ nền tảng nước ngoài không mặc nhiên là hóa đơn GTGT Việt Nam

Agency cần xác định nhà cung cấp dịch vụ là pháp nhân nào, thuộc quốc gia nào và có chứng từ gì được phát hành cho giao dịch.

Bản kê thanh toán hoặc receipt do nền tảng nước ngoài cung cấp không tự động trở thành hóa đơn GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ theo pháp luật Việt Nam.

Để xác định khả năng tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, kế toán phải xem xét tính thực tế của khoản chi, chứng từ hợp pháp, mục đích kinh doanh và hình thức thanh toán.

Với giao dịch từ nhà cung cấp nước ngoài, cũng cần kiểm tra cơ chế đăng ký, khai và nộp thuế của nhà cung cấp, cũng như trách nhiệm khấu trừ hoặc nộp thay của bên Việt Nam trong trường hợp phát sinh.

Theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, cơ chế quản lý thuế đối với nhà cung cấp nước ngoài được quy định trong hệ thống quản lý thuế mới. Không nên mặc định tất cả giao dịch mua quảng cáo từ nước ngoài đều phải nộp thay thuế nhà thầu, hoặc tất cả đều được miễn trách nhiệm này.

Nguồn: Nghị định 252/2026/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.

Thanh toán bằng thẻ cá nhân dễ làm phát sinh vướng mắc

Trong thực tế, một số Agency sử dụng thẻ ngân hàng của nhân viên hoặc người quản lý để thanh toán chi phí quảng cáo.

Nếu phát sinh tình huống này, kế toán cần kiểm tra cơ chế ủy quyền, bên có nghĩa vụ thanh toán, dữ liệu từ nền tảng và chứng từ hoàn trả tiền.

Đặc biệt, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt khi tính chi phí được trừ phải được đánh giá theo quy định áp dụng, không thể chỉ kết luận rằng có giao dịch quẹt thẻ là đủ.

Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 05 triệu đồng trở lên thuộc phạm vi quy định phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Nguồn: Nghị định 320/2025/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.

Vì vậy, với Agency sử dụng nhiều tài khoản quảng cáo, việc thống nhất chủ thể thanh toán và quy trình chứng từ ngay từ đầu thường thuận lợi hơn xử lý từng khoản phát sinh khi chuẩn bị quyết toán.

Freelancer, KOL/KOC và đối tác sản xuất nội dung: Không thể dùng một bộ chứng từ cho tất cả

Agency thường kết hợp nhân sự nội bộ với mạng lưới cộng tác viên để triển khai chiến dịch.

Một dự án có thể sử dụng designer làm việc theo giờ, biên tập viên viết bài, ekip quay phim, KOL đăng nội dung và đơn vị chuyên sản xuất video.

Mặc dù đều là chi phí phục vụ dự án, nghĩa vụ thuế và cách tổ chức hồ sơ có thể khác nhau tùy tư cách bên cung cấp.

Thuê freelancer là cá nhân

Nếu Agency thuê cá nhân thực hiện thiết kế, viết nội dung, chỉnh sửa video hoặc công việc khác, cần xác định quan hệ lao động hay quan hệ cung cấp dịch vụ theo bản chất thực tế.

Hồ sơ thường cần hợp đồng hoặc thỏa thuận công việc, căn cứ xác định thù lao, tài liệu bàn giao kết quả, chứng từ thanh toán và hồ sơ thuế tương ứng.

Theo khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, khi tổ chức trả tiền lương, tiền công, thù lao hoặc tiền chi khác thuộc phạm vi quy định cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng, nếu mức chi trả từ 05 triệu đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trước khi trả thu nhập.

Quy định cũng có cơ chế tạm thời chưa khấu trừ đối với cá nhân đáp ứng điều kiện và có cam kết hợp lệ. Không phải cứ cá nhân yêu cầu không khấu trừ thì Agency được tự động chấp nhận.

Nguồn: Nghị định 253/2026/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.

Lưu ý: Quy định trên áp dụng theo điều kiện của nhóm thu nhập tương ứng. Nếu người cung cấp dịch vụ là cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, cần xác định nghĩa vụ thuế theo quy định đối với hoạt động kinh doanh, không áp dụng máy móc cơ chế khấu trừ tiền công.

Thuê KOL/KOC cần chứng minh công việc đã thực hiện

Một hợp đồng truyền thông có thể quy định KOL đăng video, phát livestream, sử dụng hình ảnh thương hiệu hoặc xuất hiện tại sự kiện.

Kế toán không nên chỉ lưu chứng từ chuyển tiền mà bỏ qua tài liệu xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành.

Tùy thỏa thuận, hồ sơ có thể gồm hợp đồng, nội dung đã đăng, đường dẫn bài viết hoặc video, báo cáo kết quả, biên bản xác nhận và chứng từ thanh toán.

Nếu thù lao được xác định theo lượt xem, doanh số hoặc kết quả chiến dịch, cần có dữ liệu đối soát làm căn cứ xác định số tiền phải trả.

Thuê doanh nghiệp sản xuất hoặc công ty truyền thông khác

Khi nhà cung cấp là doanh nghiệp, Agency cần kiểm tra hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và kết quả bàn giao theo quy định.

Không nên lấy bảng kê nội bộ dành cho freelancer để thay thế hồ sơ của một giao dịch giữa hai doanh nghiệp.

Với những dịch vụ như sản xuất video, xây dựng website hoặc thiết kế nhận diện, cũng cần xác định rõ sản phẩm bàn giao và quyền sử dụng tài sản, nội dung theo hợp đồng.

Vì sao Agency có nhiều dự án nhưng không biết dự án nào thực sự có lãi?

Một chiến dịch có thể được báo giá tốt nhưng phát sinh thêm nhiều chi phí trong quá trình thực hiện.

Chẳng hạn, khách hàng yêu cầu sửa video nhiều lần, bổ sung phiên quay, đổi concept hoặc tăng số lượng nội dung nhưng Agency chưa cập nhật giá trị hợp đồng.

Theo dõi doanh thu, chi phí trực tiếp và chi phí phân bổ giúp Agency đánh giá hiệu quả tài chính của từng hợp đồng.

Nếu những khoản phát sinh không được phân loại theo dự án, lợi nhuận thực tế sẽ khó phản ánh chính xác.

Không nên chỉ so tiền khách trả với chi phí mua quảng cáo

Chi phí trực tiếp của dự án có thể gồm tiền mua media, thuê KOL, sản xuất video, thiết kế và các dịch vụ thuê ngoài.

Ngoài ra, Agency còn có chi phí nhân sự nội bộ, phần mềm, công cụ marketing, quản lý và những khoản chi phí phục vụ nhiều khách hàng.

Không phải tất cả chi phí chung đều cần phân bổ theo cùng một tiêu thức. Doanh nghiệp nên xác định chỉ tiêu quản trị cần theo dõi và lựa chọn phương pháp tập hợp, phân bổ phù hợp.

Một báo cáo dự án cần trả lời những câu hỏi gì?

Báo cáo lợi nhuận theo dự án phục vụ quản trị nội bộ, không đồng nghĩa mọi chỉ tiêu đều được lấy trực tiếp từ tờ khai thuế hoặc báo cáo tài chính.

Nếu Agency muốn biết dịch vụ nào đem lại biên lợi nhuận tốt hơn, cần phân loại nhất quán giữa các nhóm như chạy quảng cáo, sáng tạo nội dung, quản trị mạng xã hội và sản xuất truyền thông.

Hợp đồng theo tháng, theo chiến dịch và theo KPI có thời điểm ghi nhận khác nhau

Agency có thể ký hợp đồng quản lý quảng cáo hằng tháng, hợp đồng triển khai một chiến dịch cụ thể hoặc hợp đồng có thêm khoản thưởng khi đạt KPI.

Cách thu tiền cũng rất đa dạng: thu toàn bộ trước khi triển khai, thu theo từng giai đoạn hoặc chốt phí sau khi đối soát.

Phí dịch vụ thu trước phải kiểm tra thời điểm lập hóa đơn

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ về nguyên tắc là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Nguồn: Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.

Agency cần phân biệt khoản tiền trả trước cho dịch vụ với tiền đặt cọc thực sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng. Không nên chỉ đổi tên khoản thu thành “đặt cọc” để trì hoãn việc lập hóa đơn.

Một số dịch vụ đặc thù có cơ chế lập hóa đơn sau đối soát dữ liệu theo điều kiện tại khoản 4 Điều 9. Doanh nghiệp cần xác định giao dịch của mình có thuộc trường hợp được áp dụng hay không, không mặc định mọi hợp đồng chạy quảng cáo đều được chờ đối soát cuối tháng.

Hóa đơn không nhất thiết là toàn bộ doanh thu kế toán trong cùng kỳ

Một hợp đồng quản lý quảng cáo có thể thu tiền đầu tháng nhưng phần công việc được thực hiện trong suốt kỳ cung cấp dịch vụ.

Việc ghi nhận doanh thu kế toán cần căn cứ bản chất nghĩa vụ đã thực hiện, chế độ kế toán áp dụng và tài liệu liên quan.

Đối với doanh thu tính thuế TNDN, Điều 8 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định cách xác định doanh thu, thời điểm ghi nhận đối với hoạt động cung cấp dịch vụ theo từng trường hợp.

Vì vậy, không nên tự động lấy số tiền khách đã chuyển, số hóa đơn đã lập hoặc tổng ngân sách quảng cáo được phê duyệt làm cùng một chỉ tiêu doanh thu kế toán.

Nguồn: Bộ Tài chính hướng dẫn thời điểm xác định doanh thu tính thuế TNDN.

Phí thưởng KPI cần có căn cứ xác nhận

Nếu hợp đồng quy định thưởng khi đạt số lượng khách hàng tiềm năng, doanh số hoặc các chỉ tiêu quảng cáo, doanh nghiệp cần xác định rõ cách tính và điều kiện được hưởng.

Báo cáo hiệu suất trên nền tảng có thể là một nguồn dữ liệu, nhưng chưa chắc đã thay thế được xác nhận của khách hàng nếu hợp đồng yêu cầu hai bên đối soát.

Khi điều chỉnh giá trị thanh toán, thay đổi phạm vi công việc hoặc phát sinh thưởng, cần xác định thời điểm ghi nhận và nghĩa vụ hóa đơn tương ứng.

Agency cần chuyển những dữ liệu gì cho bộ phận kế toán?

Một khó khăn phổ biến là đội ngũ Account, Media và Creative sử dụng các phần mềm khác nhau, trong khi kế toán chỉ nhận dữ liệu sau khi chiến dịch đã kết thúc.

Đến cuối tháng, tài khoản quảng cáo có số liệu chi tiêu, bộ phận Account có bảng nghiệm thu và phòng hành chính có chứng từ thanh toán nhưng chưa có mã chung để đối chiếu.

Để giảm tình trạng này, dữ liệu nên được chuẩn hóa ngay từ lúc Agency mở hợp đồng với khách hàng.

Dữ liệu từ Account và bộ phận quản lý khách hàng

Bộ phận Account cần cung cấp hợp đồng, phụ lục, báo giá được duyệt, thời gian thực hiện, điều khoản thanh toán và căn cứ nghiệm thu.

Nếu khách hàng yêu cầu bổ sung công việc ngoài phạm vi ban đầu, cần cập nhật tài liệu xác nhận để kế toán biết giá trị hợp đồng có thay đổi hay không.

Dữ liệu từ Media và bộ phận quảng cáo

Bộ phận Media cần có báo cáo ngân sách, chi tiêu thực tế, tài khoản quảng cáo, kỳ chạy và những khoản hoàn tiền hoặc điều chỉnh.

Khi một tài khoản phục vụ nhiều khách hàng, phải có căn cứ phân bổ theo chiến dịch hoặc khách hàng tương ứng.

Dữ liệu từ Creative và Production

Bộ phận sáng tạo cần cung cấp danh mục công việc thuê ngoài, hợp đồng cộng tác viên, sản phẩm bàn giao, số lần phát sinh sửa đổi và thông tin nghiệm thu.

Các khoản phát sinh ngoài dự toán nên được ghi nhận theo từng dự án thay vì tổng hợp thành một nhóm chi phí sáng tạo chung.

Dữ liệu từ bộ phận tài chính hoặc người quản lý

Số tiền khách đã thanh toán, khoản Agency đã ứng trước cho nhà cung cấp, tiền hoàn lại và công nợ phải trả cần được đối chiếu với sao kê ngân hàng.

Những khoản người quản lý hoặc nhân viên thanh toán thay phải có căn cứ để xác định đó là chi phí của doanh nghiệp hay giao dịch cá nhân.

Khi dữ liệu được tổ chức theo mã khách hàng và mã dự án thống nhất, kế toán không chỉ thuận lợi khi lập sổ mà còn có cơ sở cung cấp báo cáo phục vụ điều hành.

Dịch vụ kế toán cho Agency của Viện Kế Toán được tổ chức như thế nào?

Không phải mọi Agency đều cần cùng một phạm vi thuê ngoài.

Một công ty chuyên quản lý quảng cáo có thể cần theo dõi sâu chi phí nền tảng và ngân sách khách hàng. Trong khi đó, Agency sản xuất nội dung có thể phát sinh nhiều khoản chi cho nhân sự, freelancer, bản quyền và nhà cung cấp.

Viện Kế Toán trao đổi tình trạng nghiệp vụ để xác định phần công việc kế toán, thuế cần thực hiện và những báo cáo quản trị doanh nghiệp muốn bổ sung.

Với Agency mới thành lập, ít nhân sự kế toán

Doanh nghiệp có thể thuê ngoài công việc hạch toán, kiểm tra chứng từ, kê khai thuế, theo dõi công nợ và lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán áp dụng.

Nếu Agency có ngân sách quảng cáo của khách hàng đi qua tài khoản doanh nghiệp, cần làm rõ cơ chế hợp đồng và cách theo dõi ngay từ giai đoạn tiếp nhận.

Việc xây dựng một cách quản lý chứng từ đơn giản ngay từ đầu sẽ thuận lợi hơn khi Agency tăng số lượng khách hàng và tài khoản quảng cáo.

Với Agency đã có kế toán nội bộ

Kế toán nội bộ có thể tiếp tục xử lý thanh toán, thu thập hóa đơn và phối hợp với các bộ phận triển khai dự án.

Viện Kế Toán có thể đảm nhận những phần việc được thỏa thuận như hạch toán tổng hợp, kiểm tra tính nhất quán của số liệu, hỗ trợ kê khai thuế, soát xét chi phí hoặc lập báo cáo cuối kỳ.

Cần phân công rõ trách nhiệm xác nhận dữ liệu gốc, nhất là khi có giao dịch ngân sách quảng cáo, cộng tác viên và nhà cung cấp ở nước ngoài.

Với Agency có nhiều hợp đồng hoặc nhiều nhóm dịch vụ

Doanh nghiệp có thể cần bổ sung hệ thống theo dõi doanh thu, chi phí và công nợ theo từng khách hàng, dự án hoặc nhóm dịch vụ.

Khi dữ liệu đủ điều kiện, Viện Kế Toán có thể trao đổi phạm vi lập báo cáo theo mã dự án, bảng đối chiếu ngân sách, danh mục chứng từ còn thiếu và những khoản cần xác minh.

Báo cáo quản trị chuyên sâu cần được thỏa thuận cụ thể về nội dung, tần suất và dữ liệu đầu vào; không mặc nhiên bao gồm trong mọi gói dịch vụ kế toán định kỳ.

>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuê ngoài

Sau mỗi kỳ, Agency cần nhận được những kết quả gì?

Một bộ sổ sách kế toán được hoàn thiện cần phục vụ việc kê khai, lập báo cáo và lưu trữ theo quy định.

Tuy nhiên, Agency thường có thêm nhu cầu quản lý ngân sách và hiệu quả dự án nên kết quả bàn giao cần được xác định theo phạm vi hợp đồng.

Những báo cáo nội bộ về ROAS, tỷ lệ chuyển đổi hoặc hiệu quả truyền thông thuộc dữ liệu vận hành marketing. Chúng có thể được sử dụng để đối chiếu nhưng không phải là kết quả kế toán có thể tự xác nhận chỉ từ hóa đơn và sao kê ngân hàng.

Việc bàn giao cũng cần xác định định dạng dữ liệu và trách nhiệm lưu trữ để Agency thuận tiện tra cứu khi thay nhân sự hoặc chuẩn bị quyết toán thuế.

Chi phí thuê kế toán cho Agency phụ thuộc vào điều gì?

Một Agency có ít hóa đơn đầu ra chưa chắc có khối lượng công việc kế toán nhỏ.

Nếu doanh nghiệp quản lý nhiều tài khoản quảng cáo, thanh toán qua nhiều phương thức, thuê nhiều cộng tác viên và thường xuyên điều chỉnh hợp đồng, khối lượng đối chiếu có thể lớn hơn doanh nghiệp dịch vụ thông thường.

Khi xác định phí dịch vụ, các yếu tố cần xem xét gồm số khách hàng và dự án, lượng chứng từ, phương thức thanh toán quảng cáo, số lượng nhà cung cấp, tình trạng dữ liệu và nhu cầu báo cáo quản trị.

Trường hợp cần rà soát hợp đồng thu hộ – chi hộ, kiểm tra hồ sơ giao dịch nước ngoài hoặc xử lý số liệu của các năm trước, phạm vi công việc nên được trao đổi riêng.

Viện Kế Toán xác định mức phí trên cơ sở hồ sơ và công việc thực tế, không đưa ra một mức giá cố định chỉ dựa trên số hóa đơn hoặc doanh thu ghi trên tài khoản ngân hàng.

Những câu hỏi Agency thường gặp về kế toán và thuế

Agency nhận cả ngân sách quảng cáo và phí quản lý có phải xuất hóa đơn trên toàn bộ số tiền không?

Phải xác định bản chất hợp đồng, Agency có trực tiếp cung cấp dịch vụ hay chỉ thực hiện thanh toán theo ủy quyền và khoản thu thuộc nghĩa vụ nào.

Không thể chỉ dựa vào việc khách chuyển tiền một lần hoặc tách thành hai dòng trên báo giá để quyết định giá trị hóa đơn. Thời điểm và phạm vi lập hóa đơn phải được đối chiếu theo quy định áp dụng cho giao dịch thực tế.

Tiền khách chuyển nhưng chưa chạy hết quảng cáo có phải ghi nhận hết thành doanh thu không?

Không thể kết luận chỉ dựa vào việc đã nhận tiền.

Cần xác định đây là khoản thu để cung cấp dịch vụ của Agency hay khoản nhận theo cơ chế thanh toán thay, phần nghĩa vụ đã hoàn thành và khoản còn phải thực hiện. Đồng thời phải xem xét riêng quy định về thời điểm lập hóa đơn nếu thuộc trường hợp thu tiền trước.

Agency trả freelancer 3 triệu đồng/lần có bắt buộc khấu trừ 10% thuế TNCN không?

Đối với nhóm thu nhập của cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng thuộc khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, ngưỡng bắt buộc khấu trừ 10% là từ 05 triệu đồng/lần.

Tuy nhiên, Agency vẫn cần xác định đúng tư cách người nhận thu nhập và loại hợp đồng. Quy định này không tự động áp dụng cho mọi khoản thanh toán đến cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh hoặc người lao động có quan hệ lao động khác.

Thuê KOL/KOC có cần hóa đơn không?

Cần xác định KOL/KOC cung cấp dịch vụ với tư cách cá nhân, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp.

Từ đó, Agency xem xét hồ sơ cần có và nghĩa vụ thuế tương ứng. Ngoài chứng từ thanh toán, nên lưu tài liệu chứng minh nội dung quảng cáo hoặc dịch vụ thực tế đã được cung cấp.

Receipt từ Meta hoặc Google có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Không nên mặc nhiên kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào chỉ vì receipt có thông tin thuế hoặc xác nhận đã thanh toán.

Agency cần xác định nhà cung cấp, loại chứng từ, cơ chế thuế áp dụng và điều kiện khấu trừ theo pháp luật Việt Nam. Việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT đầu vào là hai vấn đề riêng.

Agency đã có kế toán nội bộ có cần thuê thêm dịch vụ không?

Không bắt buộc.

Nếu kế toán nội bộ đã xử lý đầy đủ chứng từ và nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có thể tiếp tục tự thực hiện. Trường hợp có nhiều tài khoản quảng cáo, giao dịch nước ngoài hoặc nhu cầu soát xét độc lập, Agency có thể thuê ngoài một phần công việc phù hợp.

Agency dùng phần mềm quản lý dự án rồi có cần phân loại chi phí trên sổ kế toán không?

Có, nếu doanh nghiệp thuộc diện phải tổ chức công tác kế toán theo quy định.

Phần mềm quản lý dự án thường phục vụ tiến độ, nhân sự và hiệu quả chiến dịch. Hệ thống kế toán cần phản ánh doanh thu, chi phí, công nợ và những nghiệp vụ tài chính theo chế độ áp dụng; hai nguồn dữ liệu nên được đối chiếu nhưng không thay thế nhau.

Quản lý tốt dòng tiền để Agency tăng trưởng mà không mất kiểm soát

Một Agency có thể mở rộng khách hàng, tăng ngân sách quảng cáo và triển khai thêm nhiều dịch vụ trong thời gian ngắn.

Tuy nhiên, nếu ngân sách khách hàng, phí dịch vụ và chi phí thực hiện bị ghi nhận lẫn nhau, người quản lý khó biết hợp đồng nào đang tạo lợi nhuận, khoản nào còn phải thanh toán và nghĩa vụ thuế có được xác định đúng hay chưa.

Dịch vụ kế toán cho Agency cần bắt đầu từ việc hiểu mô hình kinh doanh và cách vận hành thực tế, sau đó tổ chức dữ liệu để phục vụ cả yêu cầu kế toán, thuế lẫn nhu cầu kiểm soát của doanh nghiệp.

Nếu Agency đang gặp khó khăn trong việc đối chiếu ngân sách quảng cáo, chứng từ nền tảng nước ngoài, chi phí freelancer hoặc công nợ theo dự án, có thể trao đổi với Viện Kế Toán để đánh giá hiện trạng và xác định phạm vi hỗ trợ phù hợp.

Liên hệ Viện Kế Toán cùng đồng hành với doanh nghiệp

VIỆN KẾ TOÁN

Hotline: 0916 636 419

Địa chỉ: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, TP. Hồ Chí Minh.

Website:https://vienketoan.vn/

Fanpage: Viện Kế Toán Việt Nam