Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Gì Trước Quyết Toán Thuế 2026? Checklist Trước Khi Khóa Sổ

Đến cuối năm, doanh nghiệp thường tập trung vào doanh thu, thu hồi công nợ và kế hoạch kinh doanh mới. Trong khi đó, một khoản chi đã thanh toán nhưng thiếu chứng từ phù hợp, tiền lương chưa chi trả hoặc chênh lệch hàng tồn kho chưa được xác minh có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ quyết toán thuế.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước quyết toán thuế? Với kỳ tính thuế năm 2026, những công việc nên ưu tiên là kiểm tra chứng từ thanh toán, đối chiếu doanh thu và hóa đơn, rà soát chi phí được trừ, chốt công nợ, kiểm kê tài sản và tổng hợp dữ liệu tiền lương. Việc chuẩn bị nên bắt đầu trước ngày 31/12/2026, thay vì đợi đến tháng 3/2027 mới xử lý.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước quyết toán thuế?

Đối với doanh nghiệp áp dụng năm tài chính trùng năm dương lịch, việc chuẩn bị quyết toán thuế năm 2026 nên được chia thành ba giai đoạn.

Doanh nghiệp có năm tài chính khác năm dương lịch cần điều chỉnh các mốc theo kỳ kế toán và kỳ tính thuế của mình.

Điều quan trọng là không phải mọi công việc đều có thể để lại đến thời điểm lập tờ khai. Một số hồ sơ cần được hình thành từ giao dịch thực tế, trong khi việc kiểm kê hoặc xác nhận số dư phải phản ánh đúng thời điểm cuối kỳ.

Không phải toàn bộ hồ sơ quyết toán đều phải nộp cho cơ quan thuế

Trước khi tập hợp chứng từ, doanh nghiệp cần phân biệt ba nhóm tài liệu thường bị nhầm lẫn.

Phân biệt hồ sơ khai quyết toán, sổ sách và hồ sơ giải trình.

Hồ sơ khai quyết toán thuế

Đây là nhóm tài liệu được lập và nộp theo quy định áp dụng cho từng nghĩa vụ thuế.

Đối với doanh nghiệp tính thuế TNDN theo phương pháp doanh thu trừ chi phí, hồ sơ thường có Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN, các phụ lục phát sinh theo trường hợp và báo cáo tài chính năm theo quy định.

Đối với tổ chức trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện quyết toán TNCN, hồ sơ sử dụng Tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN và các bảng kê liên quan theo trường hợp.

Từ ngày 01/7/2026, hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn khai thuế được thực hiện theo Thông tư 89/2026/TT-BTC và các quy định có liên quan. Doanh nghiệp cần sử dụng mẫu áp dụng cho kỳ quyết toán của mình, không lấy lại biểu mẫu của năm cũ mà chưa kiểm tra.

Nguồn: Thông tư 89/2026/TT-BTC – Cổng thông tin Chính phủ.

Sổ kế toán và báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính được lập theo pháp luật kế toán và là một phần quan trọng của hồ sơ tài chính cuối năm. Tuy nhiên, báo cáo tài chính không phải tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Doanh nghiệp còn phải lưu giữ sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh, hồ sơ hàng tồn kho, tài sản cố định và các tài liệu kế toán theo chế độ áp dụng.

Không nên xem việc hoàn thành báo cáo tài chính đồng nghĩa đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ quyết toán thuế.

Hồ sơ chứng minh và giải trình

Hợp đồng kinh tế, hóa đơn điện tử, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, hồ sơ lương, biên bản kiểm kê và xác nhận công nợ thuộc nhóm tài liệu cần lưu giữ để đối chiếu.

Thông thường, doanh nghiệp không phải nộp toàn bộ chứng từ gốc cùng mỗi tờ khai quyết toán. Tuy nhiên, khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu hợp pháp, doanh nghiệp phải có khả năng cung cấp và giải thích căn cứ hình thành số liệu.

Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ nên hướng đến khả năng truy xuất và chứng minh nghiệp vụ, không chỉ là sắp xếp chứng từ thành các tập tài liệu.

Sáu việc nên xử lý trước khi kết thúc năm 2026

Đây là giai đoạn doanh nghiệp còn có thể chủ động kiểm tra giao dịch, bổ sung tài liệu hợp pháp và làm rõ các khoản chưa thống nhất.

Sáu nhóm công việc cần kiểm tra trước khi kết thúc năm tài chính 2026.

1. Kiểm tra khoản chi từ 5 triệu đồng và chứng từ thanh toán

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thuộc phạm vi quy định phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại nghị định này áp dụng từ ngày 15/12/2025. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng thói quen kiểm tra theo ngưỡng 20 triệu đồng của những quy định trước đây.

Nguồn: Nghị định 320/2025/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.

Kế toán nên lập danh sách khoản chi thuộc diện cần kiểm tra, sau đó đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng, chứng từ giao dịch và hồ sơ thanh toán.

Đối với khoản đã thanh toán bằng tiền mặt, cần xác định đúng bản chất, thời điểm giao dịch và quy định áp dụng để đánh giá điều kiện tính chi phí được trừ. Không được tạo chứng từ chuyển khoản không phản ánh giao dịch thực tế nhằm hợp thức hóa khoản chi.

Lưu ý: Có chứng từ chuyển khoản không đồng nghĩa khoản chi chắc chắn được trừ. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng những điều kiện khác về tính thực tế, sự liên quan đến hoạt động kinh doanh và chứng từ theo quy định.

2. Rà soát tiền lương, tiền thưởng và các khoản chưa chi trả

Tiền lương là nhóm chi phí dễ phát sinh khác biệt giữa số đã hạch toán và số thực tế thanh toán.

Theo điểm c khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm vẫn chưa thực tế chi trả thuộc trường hợp không được trừ, trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương đáp ứng quy định.

Doanh nghiệp cần đối chiếu bảng lương, hợp đồng lao động, quy chế thưởng, số tiền đã trả và khoản còn phải trả để lập kế hoạch xử lý phù hợp trước hạn quyết toán.

Đặc biệt, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026, khoản tiền lương, tiền công thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Nguồn: Bộ Tài chính – Giải đáp về thanh toán tiền lương từ 5 triệu đồng.

Việc trả lương bằng tiền mặt có thể được xem xét theo pháp luật lao động, nhưng điều kiện ghi nhận chi phí được trừ cho mục đích thuế TNDN phải được đánh giá riêng.

Đối với tiền thưởng cuối năm, doanh nghiệp còn cần kiểm tra căn cứ hưởng thưởng theo hợp đồng lao động, quy chế tài chính hoặc tài liệu hợp pháp liên quan, không chỉ dựa vào bút toán trích trước.

3. Đối chiếu hóa đơn với doanh thu thực tế

Hóa đơn đã phát hành và doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán không phải lúc nào cũng có cùng thời điểm.

Điều này thường gặp ở doanh nghiệp xây dựng, cung cấp dịch vụ theo giai đoạn, kinh doanh thương mại điện tử hoặc có các giao dịch trả hàng, chiết khấu và điều chỉnh giá bán.

Trước khi khóa sổ, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Giao dịch đã hoàn thành nhưng chưa được kiểm tra nghĩa vụ lập hóa đơn.
• Hóa đơn đã xuất nhưng giao dịch thực tế hoặc hồ sơ nghiệm thu còn cần đối chiếu.
• Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, chiết khấu hoặc hàng bán bị trả lại.
• Doanh thu qua ngân hàng, sàn thương mại điện tử và các kênh bán hàng chưa được đối chiếu đầy đủ.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo tính chất giao dịch và những trường hợp cụ thể tại Điều 9.

Việc xử lý hóa đơn đã lập có sai sót cần đối chiếu thêm Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay vì mặc định mọi hóa đơn sai đều phải hủy và lập lại.

Nguồn:

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.
• Thông tư 91/2026/TT-BTC – Công báo Chính phủ.

>> Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử

4. Xác nhận công nợ và xử lý các khoản tạm ứng

Một khoản phải thu tồn tại nhiều năm chưa chắc đã đủ điều kiện để ghi nhận dự phòng. Tương tự, khoản phải trả không còn được đối tác nhắc đến không có nghĩa doanh nghiệp được tự ý xóa khỏi sổ.

Trước khi quyết toán thuế, kế toán nên phân loại công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp, hợp đồng và thời hạn thanh toán.

Đối với những khoản có giá trị lớn hoặc có chênh lệch, doanh nghiệp nên chủ động trao đổi để xác nhận số dư, kiểm tra chứng từ thanh toán và giải thích nguyên nhân.

Những khoản tạm ứng cho nhân viên, khoản ứng trước nhà cung cấp hoặc khoản bù trừ công nợ cũng cần được đối chiếu với hợp đồng và tài liệu liên quan.

Mục tiêu của bước này không phải điều chỉnh công nợ cho bằng số đối tác, mà là xác định số liệu đúng và có căn cứ trước khi chốt kỳ.

5. Kiểm kê hàng tồn kho, tài sản và tiền mặt

Một doanh nghiệp có thể có sổ nhập – xuất – tồn đầy đủ nhưng số lượng hàng thực tế không khớp với dữ liệu trên phần mềm.

Nguyên nhân có thể đến từ hàng giao nhận chưa cập nhật, hàng hư hỏng, hao hụt, nhầm mã hàng hoặc nghiệp vụ chưa có chứng từ phù hợp.

Khi chuẩn bị khóa sổ năm, cần tổ chức kiểm kê hoặc thực hiện những thủ tục xác minh phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động.

Kế toán cần đối chiếu biên bản kiểm kê với số liệu trên sổ, phân loại chênh lệch và xác định hướng xử lý theo quy định.

Đối với tài sản cố định, nên kiểm tra hồ sơ mua sắm, thời điểm đưa vào sử dụng, nguyên giá, khấu hao, tài sản đã thanh lý và tài sản không còn phục vụ hoạt động.

Các tài liệu kiểm kê phải phản ánh tình trạng thực tế tại thời điểm kiểm kê, không lập hồi tố một biên bản không có hoạt động kiểm kê tương ứng.

6. Kiểm tra thuế TNDN tạm nộp trong năm

Doanh nghiệp không nên đợi đến khi lập tờ khai quyết toán mới kiểm tra số thuế TNDN đã tạm nộp.

Theo Điều 24 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, đối với nghĩa vụ thuộc phạm vi quy định, tổng số thuế đã tạm nộp của bốn quý không được thấp hơn 80% số thuế phải nộp theo quyết toán năm. Nếu nộp thiếu so với mức yêu cầu, doanh nghiệp có thể phát sinh tiền chậm nộp trên phần chênh lệch theo cách tính tại nghị định.

Nguồn: Nghị định 252/2026/NĐ-CP – Quy định quản lý thuế.

Vì vậy, trong quý IV, bộ phận kế toán cần cập nhật kết quả kinh doanh dự kiến, các khoản điều chỉnh khi tính thuế và chứng từ đã nộp ngân sách.

Bước này không nhằm ước tính thuế bằng một tỷ lệ cố định trên doanh thu. Số thuế cần dự tính phải căn cứ phương pháp tính, thu nhập chịu thuế, mức thuế suất và các điều kiện ưu đãi, miễn giảm nếu có.

Sau ngày 31/12/2026: Đối chiếu số liệu trước khi lập tờ khai

Khi kỳ kế toán kết thúc, trọng tâm chuyển từ việc kiểm tra giao dịch phát sinh sang việc xác định số dư cuối kỳ và kết quả kinh doanh của cả năm.

Một cách hiệu quả là tổ chức đối chiếu theo từng nguồn dữ liệu, thay vì chỉ rà soát sổ cái hoặc bảng cân đối số phát sinh.

Một chênh lệch không tự động là sai phạm. Doanh nghiệp cần xác định đó là khác biệt về thời điểm, cách ghi nhận, dữ liệu thiếu hoặc nghiệp vụ thực sự phải điều chỉnh.

Nếu phát hiện sai sót, việc sửa sổ, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc khai bổ sung hồ sơ thuế phải được thực hiện theo quy định tương ứng. Không nên tạo một bút toán tổng hợp chỉ để làm các báo cáo có số liệu bằng nhau.

Quyết toán thuế TNCN năm 2026: Hai thay đổi không nên bỏ sót

Với doanh nghiệp có chi trả thu nhập cho người lao động, quyết toán thuế TNCN năm 2026 cần chú ý đến mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế mới.

Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng cho kỳ tính thuế 2026

Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, mức giảm trừ gia cảnh được áp dụng như sau:

• 15,5 triệu đồng/tháng đối với bản thân người nộp thuế, tương đương 186 triệu đồng/năm.
• 6,2 triệu đồng/tháng đối với mỗi người phụ thuộc đủ điều kiện.

Nguồn: Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 – Cổng thông tin Chính phủ.

Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ người phụ thuộc, thời gian được tính giảm trừ và dữ liệu tiền lương đã chi trả trong năm. Không nên chỉ thay một con số giảm trừ trên phần mềm mà bỏ qua hồ sơ chứng minh và điều kiện của từng người.

Biểu thuế lũy tiến còn 5 bậc

Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 quy định biểu thuế lũy tiến từng phần đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú còn 5 bậc, áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026.

Mặc dù luật có hiệu lực chung từ ngày 01/7/2026, những quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 theo điều khoản thi hành.

Do đó, khi quyết toán, doanh nghiệp cần tính lại nghĩa vụ thuế cả năm theo quy định áp dụng, thay vì tự động sử dụng biểu thuế 7 bậc của kỳ quyết toán năm 2025.

Nguồn: Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 – Cổng thông tin Chính phủ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đối chiếu Nghị định 253/2026/NĐ-CP về hướng dẫn Luật Thuế TNCN và Thông tư 89/2026/TT-BTC về khai quyết toán.

Nguồn: Nghị định 253/2026/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.

Phải phân biệt quyết toán của doanh nghiệp và quyết toán của người lao động

Doanh nghiệp là tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm quyết toán thuế TNCN theo trường hợp pháp luật quy định và quyết toán thay cho người lao động có ủy quyền hợp lệ.

Không phải mọi nhân viên đều đủ điều kiện ủy quyền. Những cá nhân phải trực tiếp quyết toán cần được cung cấp thông tin, chứng từ phù hợp để thực hiện nghĩa vụ của mình.

Trước khi khóa dữ liệu TNCN, nên kiểm tra người lao động nghỉ việc trong năm, người có thu nhập từ nhiều nguồn, cá nhân không cư trú và những trường hợp có thu nhập chịu thuế theo phương pháp khác nhau.

Chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không giống nhau

Một khoản chi được ghi nhận theo nguyên tắc kế toán không có nghĩa mặc nhiên đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên lập riêng bảng đối chiếu từ lợi nhuận kế toán sang thu nhập chịu thuế, xác định khoản điều chỉnh tăng, giảm và những khoản được chuyển theo quy định.

Những nhóm thường cần kiểm tra gồm tiền lương chưa chi trả đủ điều kiện, chi phí thiếu chứng từ thanh toán, khấu hao tài sản cố định, chi phí trích trước, dự phòng, chi phí lãi vay và những khoản không liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Căn cứ quan trọng là Điều 9 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP về khoản chi được trừ và không được trừ.

Khi xác định nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp còn cần kiểm tra mức thuế suất theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, điều kiện ưu đãi và các trường hợp không được áp dụng thuế suất theo doanh thu hoặc ưu đãi theo quy định.

Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, cần xem xét nghĩa vụ kê khai và hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết theo quy định áp dụng cho kỳ thuế.

Nếu phát sinh lỗ được chuyển từ các năm trước, kế toán phải kiểm tra nguồn số liệu, thời gian chuyển lỗ và điều kiện chuyển lỗ trước khi đưa vào hồ sơ quyết toán.

Báo cáo tài chính năm 2026 phải lập theo chế độ kế toán nào?

Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau thời điểm này và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC theo phạm vi quy định.

Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC đều bắt buộc chuyển sang Thông tư 99 trong năm 2026.

Doanh nghiệp cần xác định đúng chế độ kế toán đang áp dụng, đối tượng và kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, cũng cần xem xét quy định liên quan tại Thông tư 58/2026/TT-BTC khi thuộc phạm vi áp dụng.

Nguồn:

• Thông tư 99/2025/TT-BTC – Công báo Chính phủ.
• Thông tư 58/2026/TT-BTC – Công báo Chính phủ.

Việc lựa chọn chế độ kế toán có thể ảnh hưởng đến cách trình bày báo cáo, hệ thống tài khoản và việc đối chiếu số liệu so sánh với năm trước. Không nên lấy nguyên biểu mẫu năm 2025 để lập báo cáo năm 2026 nếu doanh nghiệp đã thay đổi chế độ kế toán.

Hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2026 là khi nào?

Theo Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế theo kỳ thông thường là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc kỳ quyết toán.

Với doanh nghiệp áp dụng năm dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày 31/12/2026, mốc thời hạn thông thường là:

Đối với doanh nghiệp có năm tài chính khác năm dương lịch, thời hạn quyết toán TNDN được xác định theo kỳ quyết toán tương ứng.

Trường hợp chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất hoặc những trường hợp đặc biệt thuộc phạm vi nghị định, thời hạn riêng có thể là ngày thứ 45 kể từ ngày phát sinh quyết định hoặc sự kiện tương ứng theo quy định.

Nguồn: Quy định thời hạn nộp hồ sơ khai thuế – Cổng thông tin Chính phủ.

Doanh nghiệp nên đặt hạn khóa số liệu và phê duyệt hồ sơ nội bộ sớm hơn hạn nộp chính thức, dành thời gian cho việc kiểm tra những khoản còn thiếu căn cứ và xử lý lỗi trên hệ thống điện tử nếu phát sinh.

Checklist 12 việc doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi khóa hồ sơ quyết toán

Danh sách này có thể được sử dụng như phiếu kiểm tra nội bộ cho kỳ quyết toán thuế năm 2026.

• ☐ Xác định đúng kỳ tính thuế, chế độ kế toán và thời hạn nộp hồ sơ.
• ☐ Kiểm tra các khoản chi từ 05 triệu đồng thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• ☐ Đối chiếu bảng lương, thưởng, phụ cấp, số đã chi trả và các khoản còn phải trả.
• ☐ Kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra và các hóa đơn đã điều chỉnh, thay thế.
• ☐ Xác nhận công nợ phải thu, phải trả và khoản tạm ứng chưa hoàn ứng.
• ☐ Kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ và tiền mặt.
• ☐ Rà soát chi phí trích trước, dự phòng, khấu hao và các khoản có khác biệt giữa kế toán với thuế.
• ☐ Đối chiếu số liệu bán hàng, ngân hàng, sổ kế toán và các hồ sơ khai thuế đã nộp.
• ☐ Kiểm tra số thuế TNDN đã tạm nộp, số thuế còn phải nộp và nghĩa vụ liên quan.
• ☐ Rà soát thu nhập người lao động, giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc và hồ sơ ủy quyền quyết toán.
• ☐ Xác định các khoản điều chỉnh khi tính thuế TNDN, chuyển lỗ, ưu đãi và giao dịch liên kết nếu có.
• ☐ Hoàn thiện bảng đối chiếu, hồ sơ quyết toán và danh mục tài liệu cần lưu giữ.

Với những công việc chưa hoàn thành, nên ghi rõ người phụ trách, chứng từ còn thiếu và thời hạn dự kiến xử lý.

Không nên đánh dấu một khoản mục là đã hoàn tất chỉ vì số liệu trên phần mềm đã có. Cần kiểm tra cả căn cứ của số liệu và những vấn đề chưa được xác nhận.

Checklist 12 việc kiểm tra trước khi khóa hồ sơ quyết toán thuế.

Nếu phát hiện sai sót trước quyết toán thuế thì xử lý thế nào?

Không phải sai sót nào cũng cần sửa bằng cách lập lại hóa đơn hoặc điều chỉnh một tài khoản tổng hợp.

Việc xử lý nên bắt đầu từ việc xác định vấn đề thuộc nhóm nào.

Sai lệch do thiếu hoặc cập nhật chậm dữ liệu: Cần truy xuất chứng từ thực tế, bổ sung tài liệu hợp pháp và cập nhật theo kỳ phù hợp.

Sai lệch do hạch toán hoặc xác định thuế chưa đúng: Cần phân tích nguyên nhân, xác định ảnh hưởng đến sổ kế toán, báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế, sau đó thực hiện điều chỉnh theo quy định.

Khoản chi không đủ điều kiện được trừ: Phải đánh giá và điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế nếu thuộc trường hợp không được trừ, không tự tạo chứng từ để biến khoản chi không hợp lệ thành hợp lệ.

Theo khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, người nộp thuế có quyền khai bổ sung hồ sơ có sai sót trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót, theo các trường hợp và điều kiện được quy định tại khoản này.

Nguồn: Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 – Cổng thông tin Chính phủ.

Nếu hồ sơ liên quan đến kỳ đã thanh tra, kiểm tra hoặc có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp phải xem xét cơ chế áp dụng tương ứng, không mặc định mọi trường hợp đều được tự điều chỉnh theo một quy trình giống nhau.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê đơn vị độc lập rà soát trước quyết toán?

Doanh nghiệp có kế toán nội bộ vẫn có thể tự chuẩn bị và thực hiện quyết toán nếu nhân sự đủ năng lực, dữ liệu đầy đủ và có thời gian kiểm tra.

Tuy nhiên, khi số liệu liên quan đến nhiều phòng ban hoặc nhân sự kế toán thay đổi giữa năm, việc có thêm một bước soát xét có thể giúp doanh nghiệp xác định vấn đề còn tồn tại trước khi phê duyệt hồ sơ.

Những tình huống cần cân nhắc gồm:

• Doanh nghiệp đã kê khai đầy đủ theo tháng hoặc quý nhưng chưa đối chiếu tổng thể số liệu.
• Chi phí lớn, nhiều hóa đơn, hợp đồng hoặc khoản thanh toán chưa đủ căn cứ.
• Có kho hàng, sản xuất, công trình xây dựng hoặc nghiệp vụ tính giá thành phức tạp.
• Sổ sách kỳ trước còn chênh lệch và ảnh hưởng đến số dư đầu năm.
• Doanh nghiệp có giao dịch liên kết, ưu đãi thuế hoặc yêu cầu báo cáo riêng.

Viện Kế Toán có thể trao đổi phương án hỗ trợ theo phạm vi công việc thực tế, từ rà soát những khoản mục trọng yếu đến lập hồ sơ quyết toán khi thuộc phạm vi dịch vụ đã thống nhất.

Trường hợp cần kiểm tra lại toàn bộ sổ sách nhiều kỳ, doanh nghiệp nên tách rõ công việc rà soát chuyên sâu với việc lập hồ sơ quyết toán của năm hiện tại.

>> Xem thêm: Dịch vụ rà soát sổ sách kế toán

>> Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế doanh nghiệp

Câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị quyết toán thuế năm 2026

Doanh nghiệp có thể đợi đến tháng 3/2027 mới kiểm tra hồ sơ không?

Có thể lập và hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn luật định, nhưng không nên đợi đến sát hạn mới bắt đầu rà soát.

Việc kiểm kê, xác minh giao dịch, kiểm tra thanh toán và chốt công nợ nên thực hiện vào thời điểm phù hợp với kỳ kế toán để có căn cứ đáng tin cậy.

Khoản chi đã thanh toán tiền mặt trên 5 triệu đồng có thể bổ sung chứng từ chuyển khoản sau không?

Cần xem xét giao dịch thực tế, thời điểm thanh toán và điều kiện pháp luật áp dụng.

Doanh nghiệp không được tạo chứng từ chuyển khoản khống, điều chỉnh sai ngày giao dịch hoặc lập tài liệu không phản ánh nghiệp vụ thực tế. Nếu khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ, phải xử lý phù hợp khi xác định thuế TNDN.

Công ty không có doanh thu hoặc đang lỗ có phải quyết toán thuế không?

Không thể chỉ căn cứ vào việc không có doanh thu hoặc phát sinh lỗ để kết luận không có nghĩa vụ quyết toán.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng hoạt động, phương pháp tính thuế, kỳ tính thuế và những trường hợp được miễn hoặc áp dụng quy định riêng.

Tất cả hóa đơn và chứng từ có phải gửi lên hệ thống thuế khi quyết toán không?

Không. Hồ sơ khai quyết toán được thực hiện theo thành phần và biểu mẫu pháp luật quy định.

Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ kế toán cần được lưu giữ theo quy định để đối chiếu, giải trình hoặc cung cấp khi có yêu cầu hợp pháp, không đồng nghĩa mọi tài liệu đều phải nộp kèm tờ khai.

Khoản tiền thưởng năm 2026 chưa chi trả có được tính vào chi phí được trừ không?

Cần xác định khoản thưởng thuộc trường hợp nào, điều kiện hưởng thưởng và hồ sơ chứng minh.

Đối với khoản tiền lương, tiền công hoặc phụ cấp còn phải trả đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán, phải đối chiếu Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, bao gồm các điều kiện và ngoại lệ áp dụng.

Báo cáo tài chính đã hoàn thành thì có cần lập tờ khai quyết toán thuế TNDN nữa không?

Có, nếu doanh nghiệp thuộc diện phải khai quyết toán thuế TNDN theo quy định.

Báo cáo tài chính là hồ sơ kế toán, còn tờ khai quyết toán thuế TNDN dùng để xác định nghĩa vụ thuế theo pháp luật thuế. Hai tài liệu có liên quan nhưng không thay thế nhau.

Doanh nghiệp đã có kế toán nội bộ thì có cần thuê dịch vụ chuẩn bị quyết toán không?

Không bắt buộc.

Nếu kế toán nội bộ đã hoàn thiện sổ sách và có đủ năng lực lập hồ sơ, doanh nghiệp có thể tự thực hiện. Trường hợp cần thêm một lớp đối chiếu hoặc hỗ trợ xử lý nghiệp vụ phức tạp, có thể thỏa thuận sử dụng dịch vụ cho từng phần việc.

Chuẩn bị quyết toán thuế từ bây giờ để không bị động khi khóa sổ

Quyết toán thuế năm 2026 không nên bắt đầu bằng việc mở phần mềm và lập tờ khai vào những ngày cuối tháng 3/2027.

Các khoản chi, doanh thu, công nợ và nghĩa vụ thuế đều được hình thành từ nghiệp vụ phát sinh trong năm. Nếu kiểm tra sớm, doanh nghiệp có điều kiện làm rõ vấn đề và chuẩn bị hồ sơ trên căn cứ thực tế, thay vì phải xử lý gấp khi đã gần hết hạn.

Khi xác định doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước quyết toán thuế, điều quan trọng là biết việc nào cần hoàn thành trước khi kết thúc năm, tài liệu nào cần đối chiếu sau khi khóa sổ và trách nhiệm xác nhận số liệu thuộc về ai.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát chứng từ, đối chiếu sổ sách hoặc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế năm 2026, có thể liên hệ Viện Kế Toán để trao đổi tình trạng dữ liệu và xác định phạm vi công việc phù hợp.

VIỆN KẾ TOÁN

Hotline: 0916 636 419

Địa chỉ: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, TP. Hồ Chí Minh.

Website: https://vienketoan.vn/

Fanpage: Viện Kế Toán Việt Nam