Dịch Vụ Kế Toán Công Ty Xây Dựng – Kiểm Soát Lãi Lỗ Theo Từng Công Trình

Giả sử một nhà thầu đã nghiệm thu được 70% khối lượng công trình nhưng mới nhận một phần tiền thanh toán từ chủ đầu tư. Trong khi chờ thu hồi công nợ, doanh nghiệp vẫn phải chi trả tiền vật tư, nhân công, máy thi công và các khoản thanh toán cho thầu phụ.

Nếu chỉ nhìn số tiền trong tài khoản ngân hàng hoặc doanh thu trên hóa đơn, giám đốc rất khó biết công trình thực sự đang lãi hay lỗ. Đây là tình huống thường gặp trong hoạt động xây dựng, khi tiến độ thi công, thời điểm ghi nhận doanh thu và dòng tiền không diễn ra đồng thời.

Dịch vụ kế toán công ty xây dựng của Viện Kế Toán hướng đến việc tổ chức doanh thu, chi phí, giá thành và công nợ theo từng công trình, đồng thời thực hiện công việc kế toán, thuế theo phạm vi thỏa thuận. Mục tiêu không chỉ là hoàn thiện sổ sách cuối kỳ mà còn giúp doanh nghiệp nhìn rõ chi phí đã phát sinh, khối lượng đã nghiệm thu và số tiền còn phải thu.

Một công trình xây dựng có thể lãi trên sổ nhưng vẫn thiếu tiền

Điểm đặc biệt của hoạt động xây dựng là doanh nghiệp thường phải chi tiền trước khi thu đủ giá trị hợp đồng.

Nhà thầu có thể nhận tạm ứng khi bắt đầu thi công, sau đó mua vật tư, thuê nhân công và thực hiện khối lượng công việc. Việc nghiệm thu, lập hóa đơn và thanh toán có thể diễn ra ở các thời điểm khác nhau.

Tạm ứng không đồng nghĩa với doanh thu

Khi nhận tiền ứng trước từ chủ đầu tư, doanh nghiệp cần xác định bản chất khoản tiền theo hợp đồng và ghi nhận kế toán phù hợp.

Không phải cứ có tiền chuyển vào tài khoản ngân hàng thì toàn bộ số tiền đó được ghi nhận ngay là doanh thu của công trình.

Nếu không phân biệt tạm ứng với giá trị công việc đã hoàn thành, báo cáo có thể thể hiện doanh thu không đúng kỳ hoặc công nợ thiếu chính xác.

Nghiệm thu rồi nhưng chưa chắc đã thu được tiền

Một công trình có thể đã hoàn thành và được xác nhận khối lượng ở một giai đoạn nhất định, nhưng hợp đồng cho phép chủ đầu tư thanh toán sau một khoảng thời gian.

Khi đó, doanh nghiệp phải theo dõi khoản phải thu, thời hạn thanh toán và các khoản khấu trừ theo hợp đồng.

Đây là lý do báo cáo công nợ không nên chỉ cho biết khách hàng còn nợ bao nhiêu. Doanh nghiệp còn cần biết khoản nợ thuộc công trình nào, đến hạn khi nào và có phần giá trị nào đang bị giữ lại hay chưa đủ điều kiện thanh toán.

Tiền giữ lại bảo hành ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền

Một số hợp đồng xây dựng có điều khoản chủ đầu tư giữ lại một phần giá trị thanh toán để bảo đảm nghĩa vụ bảo hành.

Khoản tiền này không nên bị nhầm với chi phí bảo hành mà nhà thầu dự kiến phải chi trong tương lai. Một bên liên quan đến quyền thu hồi tiền từ chủ đầu tư, bên còn lại liên quan đến nghĩa vụ và chi phí thực hiện bảo hành.

Kế toán cần quản lý riêng số tiền giữ lại, điều kiện thanh toán, thời điểm dự kiến thu hồi và chứng từ xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ bảo hành.

Lợi nhuận công trình và dòng tiền công trình là hai chỉ tiêu khác nhau. Một công trình có thể ghi nhận lợi nhuận kế toán nhưng vẫn tạo áp lực vốn lưu động khi chủ đầu tư thanh toán chậm.

Điều đầu tiên kế toán cần đọc không phải hóa đơn, mà là hợp đồng thi công

Hợp đồng xây dựng là tài liệu quan trọng để xác định cách theo dõi doanh thu, công nợ và nghĩa vụ của các bên.

Hai công trình cùng có giá trị hợp đồng tương đương chưa chắc có cách hạch toán giống nhau. Khác biệt nằm ở phương thức thanh toán, thời điểm xác nhận khối lượng và những điều khoản điều chỉnh giá trị hợp đồng.

Minh họa đọc đúng hợp đồng: tiến độ • nghiệm thu.

Hợp đồng thanh toán theo tiến độ kế hoạch

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, trường hợp hợp đồng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch có hướng dẫn kế toán riêng thông qua Tài khoản 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng.

Khi kết quả thực hiện hợp đồng được ước tính đáng tin cậy, doanh thu kế toán được xác định theo phần công việc hoàn thành do nhà thầu tự xác định tại ngày kết thúc kỳ kế toán theo quy định. Việc ghi nhận này không mặc nhiên phụ thuộc vào số tiền trên hóa đơn thanh toán theo tiến độ kế hoạch.

Tuy nhiên, Tài khoản 337 chỉ phục vụ việc phản ánh kế toán đối với trường hợp hợp đồng phù hợp, không thay thế quy định pháp luật về thời điểm lập hóa đơn.

Doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời điều khoản hợp đồng, điều kiện ghi nhận doanh thu và quy định lập hóa đơn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Không nên đồng nhất tiến độ thanh toán với thời điểm ghi nhận doanh thu hoặc thời điểm bắt buộc lập hóa đơn.

Hợp đồng thanh toán theo khối lượng được xác nhận

Với hợp đồng thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả hợp đồng được xác định đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, doanh thu được ghi nhận trên cơ sở phần công việc hoàn thành đã được xác nhận theo chế độ kế toán áp dụng.

Doanh nghiệp cần có căn cứ xác định khối lượng, giá trị và điều kiện ghi nhận tương ứng.

Trường hợp này không tự động sử dụng Tài khoản 337 như hợp đồng thanh toán theo tiến độ kế hoạch.

Hợp đồng có phát sinh ngoài dự toán

Trong quá trình thi công có thể phát sinh thay đổi thiết kế, điều chỉnh vật tư, bổ sung hạng mục hoặc thay đổi khối lượng.

Không phải mọi khoản phát sinh mà bộ phận thi công đề xuất đều được ghi nhận ngay thành doanh thu bổ sung.

Kế toán cần xem xét hồ sơ điều chỉnh hợp đồng, biên bản xác nhận, phụ lục hoặc tài liệu có giá trị phù hợp để xác định khoản phát sinh có đủ điều kiện ghi nhận hay chưa.

Căn cứ pháp lý: Thông tư 99/2025/TT-BTC, hướng dẫn về doanh thu hợp đồng xây dựng và Tài khoản 337; Chuẩn mực kế toán số 15 – Hợp đồng xây dựng, theo phạm vi áp dụng của doanh nghiệp.

Nguồn: Thông tư 99/2025/TT-BTC – Công báo Chính phủ.

Việc xác định doanh thu kế toán phải căn cứ chế độ kế toán đang áp dụng. Doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn Thông tư 133/2016/TT-BTC cần thực hiện theo quy định tương ứng, không tự áp dụng bút toán của Thông tư 99 khi chưa đánh giá sự phù hợp.

Tại công trường, chi phí phát sinh nhanh hơn chứng từ được chuyển về

Một công trình có thể có hàng chục khoản chi trong ngày: mua vật tư bổ sung, thuê máy, vận chuyển, trả công nhân, thanh toán tổ đội và chi phí sinh hoạt công trường.

Nếu cuối tháng kế toán mới nhận một tập hóa đơn không kèm thông tin công trình, việc xác định giá thành chính xác sẽ rất khó khăn.

Minh họa chi phí theo công trình: vật tư • nhân công.

Vật tư giao thẳng công trường cần có căn cứ sử dụng

Doanh nghiệp xây dựng không phải lúc nào cũng nhập vật liệu về kho chính. Cát, đá, thép, xi măng hoặc thiết bị có thể được nhà cung cấp giao thẳng đến địa điểm thi công.

Khi đó, ngoài hóa đơn mua hàng, cần đối chiếu chứng từ giao nhận, người xác nhận, công trình sử dụng và những tài liệu liên quan.

Nếu vật tư được dùng cho nhiều hạng mục, phải xác định cách tập hợp hoặc phân bổ chi phí phù hợp với thực tế.

Việc chỉ có hóa đơn đầu vào chưa đủ để kết luận toàn bộ số vật tư đã được sử dụng cho một công trình cụ thể.

Nhân công và tổ đội khoán phải được phân loại đúng bản chất

Doanh nghiệp có thể sử dụng lao động theo hợp đồng, thuê cá nhân thực hiện công việc hoặc ký hợp đồng với nhà thầu phụ.

Từng hình thức có yêu cầu khác nhau về hồ sơ lao động, chứng từ thanh toán, hóa đơn và nghĩa vụ thuế.

Ví dụ, khoản tiền trả cho người lao động theo quan hệ lao động không thể mặc nhiên được xử lý giống khoản thanh toán cho một doanh nghiệp thầu phụ.

Kế toán cần xác định đúng bên nhận tiền, nội dung công việc, khối lượng hoàn thành và căn cứ thanh toán.

Đối với tiền lương, tiền công, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt khi xác định chi phí được trừ cho mục đích thuế TNDN.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026 của Bộ Tài chính, khoản chi tiền lương, tiền công từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ, áp dụng đối với các khoản chi từ ngày 15/12/2025 theo hướng dẫn.

Yêu cầu này cần được xem xét cùng các điều kiện khác về tính thực tế của khoản chi, hồ sơ chứng minh và các trường hợp chi phí không được trừ.

Đối với khoản chi dưới 05 triệu đồng/lần được thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm việc chi trả tuân thủ pháp luật và có đủ chứng từ theo quy định.

Nguồn: Bộ Tài chính – Giải đáp về điều kiện thanh toán tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng.

Với công trình kéo dài nhiều tháng, bảng chấm công hoặc hồ sơ khoán nên gắn với công trình và giai đoạn thi công để thuận lợi cho việc tập hợp chi phí.

Máy thi công dùng chung nhiều công trình

Máy đào, xe cẩu, giàn giáo hoặc thiết bị thi công có thể được điều chuyển giữa các công trình.

Nếu doanh nghiệp sử dụng thiết bị thuộc sở hữu của mình, cần theo dõi thời gian sử dụng, chi phí vận hành, khấu hao và các khoản liên quan theo quy định.

Nếu thuê máy từ bên ngoài, cần kiểm tra hợp đồng thuê, chứng từ sử dụng và điều kiện thanh toán.

Với tài sản phục vụ nhiều công trình, chi phí cần được tập hợp hoặc phân bổ theo tiêu thức phù hợp, có căn cứ và được áp dụng nhất quán.

Chi phí chung không nên phân bổ theo cảm tính

Lương bộ phận quản lý công trường, chi phí điện nước, bảo vệ, vận chuyển hoặc những khoản phục vụ chung có thể liên quan đến nhiều hạng mục.

Nếu doanh nghiệp không xác định tiêu thức phân bổ hợp lý, kết quả giá thành của từng hạng mục có thể bị sai lệch.

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, hướng dẫn Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang yêu cầu tập hợp chi phí xây lắp chi tiết theo từng công trình, hạng mục và khoản mục chi phí phù hợp.

Nguồn: Thông tư 99/2025/TT-BTC – Công báo Chính phủ.

Sổ kế toán cần cho biết cả kết quả toàn doanh nghiệp và hiệu quả từng công trình

Giả sử một nhà thầu đang thi công ba công trình cùng lúc. Công trình thứ nhất sử dụng nhiều nhân công, công trình thứ hai phát sinh chi phí máy thi công lớn, còn công trình thứ ba thường xuyên phải bổ sung vật tư.

Nếu kế toán tập hợp chi phí chung vào một nhóm mà không phân định theo công trình, tổng lợi nhuận của công ty có thể vẫn được xác định nhưng rất khó đánh giá hiệu quả của từng hợp đồng.

Tình huống trên chỉ nhằm minh họa cách quản lý, không phải số liệu của khách hàng Viện Kế Toán.

Mỗi công trình cần có một mã theo dõi thống nhất

Mã công trình có thể được gắn với hợp đồng, chứng từ mua vật tư, phiếu giao nhận, bảng nhân công, hồ sơ thầu phụ và các khoản chi phí liên quan.

Khi công trình có nhiều hạng mục cần quản lý độc lập, doanh nghiệp có thể tổ chức thêm mã hạng mục hoặc mã công việc.

Điều quan trọng không phải đặt mã thật phức tạp mà là các bộ phận sử dụng cùng một cách nhận diện nghiệp vụ.

Chi phí dở dang phải được xác định đúng tại thời điểm lập báo cáo

Một công trình chưa hoàn thành vẫn có thể phát sinh chi phí vật tư, nhân công và sử dụng máy thi công.

Những khoản chi phí thuộc khối lượng chưa hoàn thành hoặc chưa đủ điều kiện kết chuyển cần được đánh giá, theo dõi phù hợp với chế độ kế toán.

Không nên tự động đưa toàn bộ chi phí phát sinh trong tháng vào giá vốn của kỳ đó khi phần công việc tương ứng chưa đủ điều kiện ghi nhận.

Ngược lại, nếu công trình đã hoàn thành hoặc đã bàn giao phần khối lượng liên quan nhưng chi phí vẫn treo dở dang không có căn cứ, giá thành và kết quả kinh doanh cũng có thể sai lệch.

So sánh dự toán và chi phí thực tế phải đúng phạm vi

Dự toán xây dựng và số liệu kế toán phục vụ các mục đích khác nhau.

Dự toán thường được lập để xác định nhu cầu nguồn lực và giá trị dự kiến. Kế toán phản ánh nghiệp vụ đã phát sinh trên cơ sở chứng từ và nguyên tắc ghi nhận.

Khi so sánh, doanh nghiệp cần bảo đảm cùng công trình, cùng hạng mục và cùng phạm vi khối lượng.

Nếu chỉ so tổng chi phí phát sinh với toàn bộ dự toán trong khi công trình mới thi công một phần, kết luận về vượt hoặc tiết kiệm chi phí có thể chưa chính xác.

Nghiệm thu, lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu: Ba mốc không nên nhập làm một

Đây là một trong những vấn đề kế toán xây dựng cần đặc biệt chú ý trong năm 2026.

Hóa đơn xây lắp phải theo khối lượng nghiệm thu, bàn giao

Theo điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Do đó, không phải chờ hoàn tất toàn bộ công trình mới lập hóa đơn nếu đã phát sinh việc nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.

Nguồn: Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.

Hóa đơn không tự động quyết định toàn bộ doanh thu kế toán

Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo pháp luật về hóa đơn điện tử. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí kế toán còn phụ thuộc vào hợp đồng, phần công việc hoàn thành và chế độ kế toán áp dụng.

Đặc biệt, với hợp đồng thanh toán theo tiến độ kế hoạch, doanh nghiệp cần đối chiếu hướng dẫn riêng về doanh thu hợp đồng xây dựng và Tài khoản 337 nếu thuộc đối tượng áp dụng.

Vì vậy, không nên chỉ lấy tổng hóa đơn xuất trong kỳ làm doanh thu kế toán mà bỏ qua việc phân tích hợp đồng và điều kiện ghi nhận.

Hóa đơn sai sót phải xử lý theo quy định đang áp dụng

Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Theo Điều 10, tùy nội dung sai, loại hóa đơn và nghiệp vụ liên quan, việc xử lý có thể thực hiện bằng thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Đối với nhà thầu, cần kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, giá trị điều chỉnh và nội dung hợp đồng trước khi thực hiện xử lý hóa đơn. Không nên mặc định mọi trường hợp giảm giá trị quyết toán đều có cùng phương án điều chỉnh.

Nguồn: Thông tư 91/2026/TT-BTC – Công báo Chính phủ.

>> Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử

Công trình ngoại tỉnh: Đừng tiếp tục áp dụng máy móc hướng dẫn thuế vãng lai cũ

Nhiều công ty xây dựng có trụ sở tại một địa phương nhưng nhận thi công công trình ở địa phương khác.

Vấn đề không chỉ là địa điểm xuất hóa đơn mà còn là trường hợp phải khai, phân bổ hoặc nộp thuế GTGT theo quy định quản lý thuế.

Quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026

Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế hệ thống hướng dẫn quản lý thuế cũ theo phạm vi quy định.

Theo điểm a.2 khoản 2 Điều 15 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, hoạt động xây dựng thuộc phạm vi phân bổ thuế GTGT khi giá trị công trình xây dựng theo hợp đồng từ 01 tỷ đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, trừ các hoạt động được loại trừ tại điều khoản này.

Các trường hợp loại trừ gồm hoạt động xây dựng trong khu phi thuế quan và các hoạt động tư vấn, khảo sát, thiết kế, kế toán, bảo hiểm theo quy định.

Khi nhà thầu có công trình tại địa phương khác nơi đặt trụ sở, cần kiểm tra đầy đủ điều kiện hợp đồng, phương pháp tính thuế và trường hợp phát sinh nghĩa vụ trước khi xác định hồ sơ phải nộp.

Tỷ lệ 1% không phải là thuế suất GTGT của hợp đồng xây dựng

Theo điểm b.1 khoản 3 Điều 19 Thông tư 89/2026/TT-BTC, số thuế GTGT phân bổ cho từng địa bàn tỉnh đối với hoạt động xây dựng được xác định bằng doanh thu chưa có thuế GTGT tại tỉnh đó nhân với 1%, khi thuộc trường hợp quy định.

Cần hiểu đây là tỷ lệ tính số thuế phân bổ cho địa phương, không phải thuế suất GTGT áp dụng cho toàn bộ dịch vụ xây dựng.

Theo điểm b.2 khoản 3 Điều 19, nhà thầu xây dựng ký hợp đồng trực tiếp với chủ đầu tư và thuộc trường hợp phải khai tại địa phương nơi có công trình thực hiện theo Mẫu số 05/GTGT, Phụ lục I của Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Trường hợp công trình liên quan nhiều địa bàn, việc xác định doanh thu và số thuế phân bổ cần thực hiện theo phương pháp mà thông tư quy định.

Mốc 31/12/2026 có ý nghĩa gì?

Khoản 2 Điều 74 Nghị định 252/2026/NĐ-CP và khoản 2 Điều 100 Thông tư 89/2026/TT-BTC xác định những quy định phân bổ, khai và nộp thuế GTGT cụ thể được áp dụng đến hết ngày 31/12/2026.

Đây là mốc kết thúc áp dụng của những quy định được liệt kê tại các điều khoản chuyển tiếp, không phải thời điểm chấm dứt nghĩa vụ thuế GTGT đối với hoạt động xây dựng.

Đối với hồ sơ phát sinh từ năm 2027, doanh nghiệp phải đối chiếu cơ chế khai, nộp thuế áp dụng cho thời kỳ tương ứng, không tự động kéo dài cách phân bổ thuế GTGT xây dựng của năm 2026.

Tương tự, không nên sử dụng nguyên hướng dẫn từ Thông tư 80/2021/TT-BTC cho hồ sơ phát sinh sau ngày 01/7/2026 mà chưa kiểm tra văn bản thay thế và quy định chuyển tiếp.

Nguồn:

• Nghị định 252/2026/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ.
• Thông tư 89/2026/TT-BTC – Cổng thông tin Chính phủ.

Khi chủ đầu tư chậm thanh toán, giám đốc cần nhìn vào số liệu nào?

Một báo cáo chỉ có tổng doanh thu, tổng chi phí và lợi nhuận toàn công ty chưa đủ để đánh giá một nhà thầu đang thi công nhiều công trình.

Người quản lý cần phân biệt số liệu về khối lượng, doanh thu, chi phí và tiền.

Các chỉ tiêu này phục vụ những mục đích khác nhau và không nên bị gộp thành một con số “doanh thu công trình”.

Ví dụ, giá trị khối lượng hoàn thành có thể lớn hơn số tiền đã thu. Nhưng nếu doanh nghiệp chưa xác định được giá vốn tương ứng, không thể chỉ dựa vào phần tiền còn phải thu để kết luận công trình có lợi nhuận cao.

Đối với doanh nghiệp có nhiều hợp đồng, báo cáo theo từng công trình sẽ giúp phát hiện công trình nào đang vượt dự toán, khoản công nợ nào quá hạn và giai đoạn nào cần bổ sung vốn lưu động.

Minh họa doanh thu khác dòng tiền: nghiệm thu • công nợ.

Dịch vụ kế toán công ty xây dựng của Viện Kế Toán bắt đầu từ những dữ liệu nào?

Viện Kế Toán trao đổi phạm vi công việc trên cơ sở tình trạng hồ sơ và cách tổ chức quản lý hiện có của doanh nghiệp.

Với đặc thù xây dựng, việc tiếp nhận không nên chỉ dừng ở hóa đơn đầu vào, đầu ra. Doanh nghiệp cần xác định thêm hợp đồng thi công, hồ sơ nghiệm thu và những khoản đã được theo dõi theo từng công trình.

Trường hợp doanh nghiệp có nhiều công trình đang thi công

Khi doanh nghiệp đã có dữ liệu kế toán nhưng chưa tập hợp được chi phí theo từng công trình, cần xem xét khả năng phân loại lại chứng từ theo hợp đồng, mã công trình và khoản mục chi phí.

Tùy chất lượng dữ liệu, phạm vi hỗ trợ có thể gồm thiết lập cách theo dõi, hạch toán, kiểm tra chứng từ, đối chiếu giá thành và lập hồ sơ kế toán, thuế định kỳ.

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin thực tế từ bộ phận thi công, kho và người phụ trách nghiệm thu. Đơn vị kế toán không thể tự xác nhận khối lượng xây dựng ngoài hiện trường.

Trường hợp đã có kế toán nội bộ

Doanh nghiệp có thể duy trì nhân sự theo dõi chứng từ công trường và thuê ngoài những công việc phù hợp như hạch toán tổng hợp, kê khai thuế, soát xét chi phí, lập báo cáo tài chính hoặc báo cáo theo công trình.

Điều cần làm rõ là ai kiểm tra vật tư, ai xác nhận công lao động, ai theo dõi thầu phụ và ai có trách nhiệm phản hồi những chênh lệch do kế toán phát hiện.

Sự phân công này giúp hạn chế việc một chứng từ được nhiều người xử lý nhưng không ai chịu trách nhiệm về dữ liệu gốc.

Trường hợp công trình cũ đã hoàn thành nhưng chưa quyết toán

Nếu doanh nghiệp có những công trình đã bàn giao nhưng chi phí chưa được tập hợp đầy đủ, công nợ chưa khớp hoặc hồ sơ còn thiếu, cần kiểm tra hiện trạng trước khi xác định phạm vi xử lý.

Công việc khôi phục, rà soát hoặc điều chỉnh sổ sách kỳ trước có thể khác với dịch vụ kế toán định kỳ.

Đối với khoản chi không còn chứng từ hoặc nghiệp vụ chưa đủ cơ sở xác minh, phải đánh giá theo hồ sơ thực tế và quy định liên quan. Không nên cam kết có thể hợp thức hóa mọi khoản chi chỉ bằng việc bổ sung một bảng kê hoặc điều chỉnh bút toán.

>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuê ngoài

Doanh nghiệp được bàn giao những hồ sơ và báo cáo gì?

Một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán xây dựng không chỉ thực hiện tờ khai thuế. Với đặc điểm mỗi hợp đồng có tiến độ thi công, chi phí và công nợ khác nhau, kết quả bàn giao cần phản ánh đúng phạm vi công việc đã thỏa thuận.

Tùy dịch vụ được lựa chọn và dữ liệu doanh nghiệp cung cấp, các kết quả có thể gồm:

• Hồ sơ kế toán định kỳ: Sổ kế toán, chứng từ đã xử lý, các bảng đối chiếu và báo cáo tài chính theo phạm vi hợp đồng.
• Hồ sơ kê khai thuế: Tờ khai, thông tin nộp hồ sơ và danh mục nghĩa vụ thuế cần theo dõi.
• Bảng tổng hợp theo công trình: Doanh thu, chi phí, giá thành hoặc chi phí dở dang theo từng mã công trình khi có thỏa thuận thực hiện.
• Bảng công nợ chủ đầu tư và thầu phụ: Số phải thu, phải trả, tiền đã thanh toán và khoản giữ lại bảo hành.
• Danh mục hồ sơ còn thiếu: Các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ vật tư hoặc thanh toán cần đối chiếu, bổ sung.
• Các điểm cần xác nhận: Những nghiệp vụ chưa đủ căn cứ hạch toán hoặc cần doanh nghiệp phê duyệt phương án xử lý.

Đối với doanh nghiệp cần quản trị chi phí sâu hơn, báo cáo theo từng công trình có thể được xác định thành một hạng mục riêng để phục vụ so sánh dự toán, giá thành thực tế và dòng tiền.

Việc bàn giao cần được thống nhất ngay từ đầu, bao gồm loại báo cáo, thời điểm cung cấp, dữ liệu đầu vào và trách nhiệm xác nhận của mỗi bên.

Phạm vi công việc nào cần được ghi rõ khi thuê kế toán xây dựng?

Một hợp đồng dịch vụ kế toán cho nhà thầu cần xác định rõ phần việc thực hiện định kỳ và những nội dung phát sinh theo từng công trình.

Các công việc có thể được trao đổi gồm hạch toán chứng từ, tập hợp chi phí công trình, theo dõi doanh thu và công nợ, lập hồ sơ khai thuế, báo cáo tài chính và những báo cáo quản lý theo thỏa thuận.

Với công trình cần khai thuế tại địa phương khác nơi đặt trụ sở, việc hỗ trợ kê khai và theo dõi nghĩa vụ thuế cần được xác định cụ thể theo từng trường hợp.

Nếu doanh nghiệp cần đối chiếu hồ sơ dự toán, quyết toán giá trị hợp đồng với chủ đầu tư hoặc xử lý tranh chấp phát sinh, phải phân biệt phần việc kế toán với hoạt động chuyên môn xây dựng, kiểm toán độc lập và tư vấn pháp lý.

Dịch vụ kế toán không thay thế chức năng nghiệm thu kỹ thuật, xác nhận chất lượng thi công hoặc quyết định giá trị khối lượng công trình thay cho các bên có thẩm quyền.

Chi phí dịch vụ được xác định theo mức độ phức tạp của công trình

Hai công ty cùng phát sinh số lượng hóa đơn tương đương chưa chắc có khối lượng công việc kế toán giống nhau.

Một doanh nghiệp chuyên hoàn thiện nội thất, ít công trình và hồ sơ tập trung có thể khác đáng kể nhà thầu thi công đồng thời nhiều dự án, sử dụng tổ đội khoán, máy thi công và thầu phụ.

Khi xem xét báo giá, cần xác định số công trình, số lượng chứng từ, tình trạng nghiệm thu, cách theo dõi chi phí, nghĩa vụ thuế phát sinh và yêu cầu báo cáo quản lý.

Những công việc như rà soát số liệu các năm trước, điều chỉnh chi phí công trình đã hoàn thành, chuẩn bị hồ sơ giải trình chuyên sâu hoặc hỗ trợ công trình ngoại tỉnh cần được xác định có nằm trong phạm vi báo giá hay không.

Viện Kế Toán trao đổi mức phí sau khi đánh giá dữ liệu được cung cấp và những công việc dự kiến thực hiện, thay vì áp dụng một mức phí chung chỉ dựa trên số lượng hóa đơn.

Những câu hỏi doanh nghiệp xây dựng nên làm rõ trước khi thuê kế toán

Công ty xây dựng chưa nghiệm thu công trình có phải theo dõi chi phí không?

Có. Chi phí phát sinh trong quá trình thi công phải được ghi nhận, tập hợp và đánh giá theo chế độ kế toán áp dụng.

Đối với phần công việc chưa hoàn thành hoặc chưa đủ điều kiện kết chuyển, doanh nghiệp cần xác định chi phí dở dang phù hợp, không tự động đưa toàn bộ chi phí phát sinh vào giá vốn.

Chủ đầu tư chưa trả tiền thì nhà thầu có phải lập hóa đơn không?

Theo điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt được lập theo thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.

Cần xác định đúng bản chất hồ sơ nghiệm thu và giao dịch cụ thể để thực hiện.

Chi phí nhân công trả tiền mặt có được hạch toán không?

Doanh nghiệp cần phân biệt ghi nhận chi phí kế toán với điều kiện được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Về kế toán, khoản chi được ghi nhận theo bản chất nghiệp vụ và chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên, theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026, tiền lương, tiền công từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cho người lao động cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Đối với khoản dưới 05 triệu đồng/lần thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm chứng từ và các điều kiện theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp xây dựng có nhiều công nhân hoặc tổ đội thi công cần kiểm tra kỹ quan hệ lao động, người nhận tiền, hồ sơ chi trả và hình thức thanh toán.

Công ty đã có kế toán thuế có cần thêm kế toán công trình không?

Tùy khối lượng công việc và năng lực nhân sự hiện tại.

Nếu kế toán thuế chỉ theo dõi hóa đơn, tờ khai và nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp có thể cần bổ sung công việc tập hợp giá thành, chi phí dở dang và công nợ theo từng công trình.

Phần việc này có thể tổ chức nội bộ hoặc thuê ngoài theo phạm vi phù hợp.

Công trình ngoại tỉnh dưới 1 tỷ đồng có phải khai thuế GTGT tại nơi thi công không?

Cần xác định giá trị công trình theo hợp đồng, phương pháp tính thuế, loại hoạt động và các điều kiện áp dụng tại Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC đối với thời kỳ năm 2026.

Mốc từ 01 tỷ đồng đã bao gồm thuế GTGT là điều kiện quan trọng trong quy định phân bổ đối với hoạt động xây dựng năm 2026. Tuy nhiên, không nên dùng riêng mốc này để kết luận toàn bộ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Đối với nghĩa vụ phát sinh từ năm 2027, phải kiểm tra cơ chế áp dụng cho thời kỳ tương ứng, không mặc định kéo dài cách phân bổ của năm 2026.

Doanh nghiệp có thể thuê kế toán chỉ để hoàn thiện một công trình đã bàn giao không?

Có thể trao đổi phạm vi rà soát hoặc hoàn thiện hồ sơ riêng cho công trình.

Tuy nhiên, cần kiểm tra tình trạng chứng từ, số liệu đã kê khai, báo cáo tài chính các kỳ có liên quan và những khoản còn chờ xác nhận trước khi đánh giá khả năng thực hiện.

Đừng đợi đến khi quyết toán công trình mới kiểm tra lãi lỗ

Một công trình có thể kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm, nhưng các quyết định về mua vật tư, thuê máy, thanh toán thầu phụ và sử dụng vốn lại được đưa ra liên tục.

Nếu chỉ biết lãi lỗ khi công trình đã bàn giao, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ thời điểm cần kiểm soát chi phí hoặc xử lý công nợ.

Dịch vụ kế toán công ty xây dựng vì vậy cần được tổ chức theo đặc điểm hợp đồng, tình trạng thi công và phương thức nghiệm thu, thanh toán của từng doanh nghiệp.

Nếu công ty đang có nhiều công trình, chi phí chưa được tập hợp rõ, hóa đơn và nghiệm thu chưa khớp hoặc công nợ chủ đầu tư kéo dài, có thể trao đổi với Viện Kế Toán để xác định phần việc kế toán cần thực hiện và phương án phối hợp phù hợp.

VIỆN KẾ TOÁN

Hotline: 0916 636 419

Địa chỉ: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, TP. Hồ Chí Minh.

Website: https://vienketoan.vn/

Fanpage: Viện Kế Toán Việt Nam