Nhiều doanh nghiệp vừa thành lập hoặc quy mô nhỏ nghĩ rằng tự làm sổ sách sẽ tiết kiệm chi phí. Thực tế, sai sót trong hệ thống tài khoản kế toán hay nộp tờ khai chậm thường dẫn đến tiền phạt và rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Một dịch vụ làm sổ sách kế toán chuyên nghiệp giúp chủ doanh nghiệp yên tâm tuân thủ pháp luật và tập trung vào kinh doanh cốt lõi.
Dịch vụ làm sổ sách kế toán là gì?
Đây là giải pháp thuê ngoài (outsourcing) toàn bộ hoặc một phần công việc ghi chép, phân loại, hạch toán các chứng từ kế toán gốc vào sổ cái, sổ chi tiết theo chế độ kế toán hiện hành. Ví dụ, một công ty thương mại vừa nhập hàng, bán hàng hàng ngày sẽ phát sinh hàng trăm hóa đơn; đơn vị làm sổ sẽ tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ, nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA hoặc Fast và lập báo cáo tài chính kèm theo đúng kỳ hạn.
Kế toán đang nhập liệu chứng từ vào sổ sách trên máy tính
Đặc điểm của dịch vụ làm sổ sách kế toán
- Thực hiện bởi kế toán trưởng có chứng chỉ hành nghề kế toán và kinh nghiệm thực tế theo ngành nghề của khách hàng.
- Áp dụng quy trình làm sổ kế toán chuẩn hóa: tiếp nhận chứng từ -> kiểm tra -> hạch toán -> đối chiếu -> cân đối sổ sách cuối kỳ -> lập báo cáo.
- Cam kết kê khai thuế định kỳ (GTGT, TNDN, TNCN) đúng hạn, đúng quy định của Luật kế toán 2015 và các thông tư hướng dẫn.
- Hỗ trợ rà soát, kiểm tra sổ sách kế toán cũ, xử lý sai sót trước khi bàn giao hoặc khi có quyết định kiểm tra thuế.
- Bảo mật tuyệt đối hồ sơ chứng từ gốc và dữ liệu tài chính của doanh nghiệp theo hợp đồng dịch vụ.
Phân loại khối lượng công việc theo quy mô và ngành nghề
Mức độ phức tạp và số lượng chứng từ quyết định phạm vi làm việc. Bảng dưới đây phân loại theo đặc th doanh nghiệp để khách hàng dễ hình dung mức độ can thiệp cần thiết.
Hồ sơ chứng từ kế toán được phân loại theo quy mô ngành nghề
| Nhóm đối tượng | Đặc điểm chứng từ & nghiệp vụ | Công việc kế toán cần thực hiện |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp mới thành lập, chưa phát sinh nghiệp vụ | Chỉ có chứng từ đầu tư, cấp phép, mở tài khoản | Thiết lập hệ thống sổ sách ban đầu, đăng ký phương pháp khấu hao, kê khai lệ phí môn bài, báo cáo thuế “0” |
| Doanh nghiệp dịch vụ, thương mại quy mô nhỏ | Vài chục hóa đơn mua bán/tháng, ít nhân sự | Ghi sổ cái, sổ chi tiết, theo dõi công nợ, kê khai thuế GTGT, TNCN hàng quý/tháng |
| Doanh nghiệp sản xuất, xây dựng quy mô vừa | Nhiều hóa đơn nhập nguyên vật liệu, bảng lương, kho hàng | Kế toán kho, tính giá thành sản phẩm, phân bổ chi phí sản xuất, đối chiếu tồn kho thực tế |
| Doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh/địa điểm | Hàng ngàn chứng từ, cần hợp nhất báo cáo | Thiết lập kế toán tập trung, chuyển đổi số sổ sách kế toán, hợp nhất báo cáo tài chính cuối năm |
| Doanh nghiệp đang bị rà soát, kiểm tra thuế | Sổ sách chưa chuẩn, thiếu chứng từ, sai hạch toán | Rà soát toàn bộ sổ cái, sổ chi tiết, bổ sung chứng từ, điều chỉnh số liệu, lập báo cáo giải trình |
Vì sao doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ làm sổ sách kế toán
Chủ doanh nghiệp xem báo cáo tài chính cùng chuyên viên kế toán
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật. Chuyên viên nắm rõ Luật kế toán 2015, Thông tư 133/2016/TT-BTC và các văn bản mới nhất, tránh sai sót hạch toán, kê khai.
- Tối ưu chi phí nhân sự. Chi phí thuê ngoài thường chỉ bằng 30-50% chi phí duy trì một bộ phận kế toán riêng (lương, bảo hiểm, phần mềm, văn phòng).
- Sổ sách sẵn sàng cho kiểm tra. Hệ thống chứng từ được sắp xếp, mã hóa, đối chiếu liên tục; khi cục thuế khu vực yêu cầu trình đóng, hồ sơ có sẵn, không phải vội vã bổ sung.
- Thông tin tài chính kịp thời cho quyết định. Báo cáo tình hình kinh doanh hàng tháng/quý giúp chủ sở hữu nắm dòng tiền, nợ phải thu/phải trả để điều chỉnh chiến lược.
- Giải quyết dứt điểm sổ sách cũ, sai sót. Đơn vị uy tín có kinh nghiệm rà soát sổ sách kế toán nhiều năm, xử lý được các lỗi kế thừa từ đơn vị trước hoặc tự làm.
- Hỗ trợ chuyển đổi số quản trị. Tư vấn, triển khai phần mềm kế toán phù hợp, đồng bộ dữ liệu từ chứng từ giấy sang điện tử, giảm thiểu rủi ro mất mát hồ sơ.
Chi phí sửa sai sổ sách của nhiều năm luôn gấp nhiều lần chi phí làm đúng ngay từ khi bắt đầu phát sinh nghiệp vụ.
Dịch vụ làm sổ sách kế toán tại Viện Kế Toán Việt Nam
Viện Kế Toán Việt Nam cung cấp giải pháp trọn gói từ thiết lập sổ sách ban đầu đến lập báo cáo tài chính cuối năm, phù hợp với đặc th doanh nghiệp xây dựng, thương mại, dịch vụ, sản xuất.
Chuyên viên kế toán làm việc trên phần mềm MISA hai màn hình
- Tư vấn, thiết lập hệ thống tài khoản kế toán, sổ cái, sổ chi tiết theo đúng ngành nghề kinh doanh.
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, hạch toán toàn bộ chứng từ kế toán gốc hàng tháng/quý.
- Theo dõi, đối chiếu công nợ khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên; lập bảng cân đối kế toán.
- Lập và nộp tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN, thuế tài nguyên, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) đúng hạn.
- Lập báo cáo tài chính kèm theo (Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động, Dòng tiền, Thuyết minh) cuối năm.
- Rà soát, kiểm tra sổ sách kế toán các năm trước, xử lý sai sót, bổ sung chứng từ thiếu sót.
- Đại diện làm việc, giải trình với cơ quan thuế khi có quyết định kiểm tra, quyết định thanh tra.
Quy trình làm việc
- Khảo sát thực tế: ngành nghề, quy mô, số lượng chứng từ/tháng, phần mềm đang dùng, tình trạng sổ sách hiện tại.
- Đề xuất phương án, báo giá chi tiết theo khối lượng, ký hợp đồng dịch vụ làm sổ sách kế toán rõ ràng quyền – nghĩa vụ.
- Bàn giao chứng từ: thiết lập lịch lấy/nhận chứng từ định kỳ (hàng tuần/tháng), ký biên bản bàn giao, scan lưu trữ số.
- Xử lý chuyên môn: kế toán phụ trách hạch toán, đối chiếu, cân đối, lập tờ khai thuế, gửi báo cáo tình hình cho khách hàng xác nhận.
- Bàn giao kết quả: chuyển báo cáo tài chính, tờ khai đã nộp, chứng từ gốc (nếu yêu cầu), lưu trữ điện tử trên hệ thống an toàn.
Lưu ý khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ làm sổ sách
Kiểm tra chứng chỉ hành nghề kế toán và hợp đồng dịch vụ
- Yêu cầu xem chứng chỉ hành nghề kế toán của người trực tiếp làm sổ và Giấy phép thiết lập văn phòng dịch vụ kế toán của đơn vị.
- Hợp đồng phải ghi rõ: đơn vị chịu trách nhiệm bồi thường tiền phạt, tiền chậm nộp do lỗi chủ quan của kế toán viên.
- Xác minh quy trình bảo mật dữ liệu: chứng từ gốc lưu ở đâu, phần mềm có bản quyền, ai được quyền truy cập dữ liệu.
- Hỏi rõ dịch vụ có bao gồm rà soát sổ sách kế toán cũ và hỗ trợ giải trình kiểm tra thuế hay tính phí riêng.
- Tránh các đơn vị cam kết “giảm thuế tối đa” bằng cách ghi nhận chi phí không thực tế, rủi ro xử phạt sau này rất lớn.
Muốn biết chi phí làm sổ sách cho đúng quy mô công ty bạn?
Viện Kế Toán Việt Nam khảo sát chứng từ thực tế, ngành nghề và tình trạng sổ sách cũ rồi mới báo giá chính xác. Không áp dụng giá chung chung. Gọi hoặc nhắn Zalo 0916 636 419 để được tư vấn miễn phí và nhận phương án tối ưu.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có nghiệp vụ có cần thuê dịch vụ làm sổ sách kế toán không?
Có. Công ty mới vẫn phải thiết lập sổ sách kế toán, đăng ký phương pháp khấu hao, giá trị hao mòn, phương pháp định giá kho và nộp lệ phí môn bài, kê khai thuế “0” đúng hạn. Làm sai bước đầu sẽ ảnh hưởng toàn bộ các kỳ sau.
Chi phí thuê ngoài làm sổ kế toán một tháng tính như thế nào?
Chi phí phụ thuộc vào số lượng hóa đơn chứng từ phát sinh, ngành nghề (thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng), việc có kho hàng/lao động hay không và tình trạng sổ sách cũ. Viện Kế Toán Việt Nam khảo sát thực tế mới báo giá chính xác.
Công ty đã làm sai sổ sách nhiều năm, hiện đang bị cơ quan thuế kiểm tra thì kịp xử lý không?
Cần can thiệp ngay lập tức. Chuyên viên sẽ rà soát sổ sách kế toán, đối chiếu với chứng từ gốc, xác định sai sót, lập báo cáo điều chỉnh và hỗ trợ giải trình với cục thuế khu vực. Xử lý muộn sẽ làm tăng tiền phạt và rủi ro hình sự.
Dịch vụ có bao gồm làm báo cáo tài chính kèm theo cuối năm không?
Có. Gói dịch vụ trọn gói bao gồm lập đầy đủ Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động, Báo cáo dòng tiền, Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu và Thuyết minh báo cáo tài chính theo chuẩn mực hiện hành.
Chứng từ gốc của công ty có được bảo mật và bàn giao lại khi hết hợp đồng không?
Cam kết bảo mật tuyệt đối theo hợp đồng. Chứng từ gốc được scan lưu trữ số trên server an toàn, bản gốc bàn giao theo lịch hoặc giữ tại văn phòng Viện Kế Toán Việt Nam. Khi kết thúc hợp đồng, toàn bộ hồ sơ, dữ liệu, mật khẩu phần mềm được bàn giao trọn vẹn.
Quy trình làm sổ sách kế toán cho công ty TNHH một thành viên có khác công ty TNHH hai thành viên trở lên không?
Quy trình hạch toán, ghi sổ, kê khai thuế về cơ bản giống nhau theo chế độ kế toán áp dụng. Khác biệt chính nằm ở phần phân bổ lợi nhuận, quyết định của chủ sở hữu/đồng sở hữu và báo cáo nội bộ. Chuyên viên sẽ tùy biến theo cấu trúc sở hữu của từng công ty.