Tìm hiểu khái niệm và các chức năng cơ bản của hóa đơn sao kê hợp lệ

Có thể thấy rằng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phải thường xuyên sử dụng hóa đơn để lưu trữ thông tin. Vậy như thế nào là một hóa đơn được coi là hợp lệ. Hãy cùng Viện Kế Toán tìm hiểu về khái niệm hóa đơn hợp lệ cũng như chức năng cơ bản của hóa đơn nhé! 

Hóa đơn hợp lệ là gì?

Đây là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ được quy định bởi pháp luật. Theo đó, nội dung của hóa đơn này phải đảm bảo được lập theo nguyên tắc hóa đơn.

Alt: Hóa đơn hợp lệ là gì

Những yêu cầu để hóa đơn hợp lệ:

Thể hiện đầy đủ yêu cầu về nội dung cơ bản 

• Nội dung hóa đơn phải đúng nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.

• Nội dung hóa đơn hợp lệ không được sửa chữa hay tẩy xóa.

• Chỉ được dùng cùng một màu mực và dùng mực không phai để đảm bảo cho các yêu cầu về lưu trữ chứng từ.

• Phải có nội dung được thống nhất trên các liên có cùng một số.

Xuất đúng thời điểm theo quy định của pháp luật

Muốn biết chi tiết xuất hóa vào thời điểm như thế nào cho hợp lệ bạn có thể tham khảo ở Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Hóa đơn hợp lệ cần phải có đầy đủ các tiêu thức hóa đơn

• Hóa đơn cần ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, người bán bán, địa chỉ công ty mua, địa chỉ công ty bán, mã số thuế hay hình thức thanh toán,....

• Hóa đơn phải ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có) hay tổng số tiền thanh toán,...

• Hóa đơn hợp lệ cần có cả chữ ký của bên mua và bên bán. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền rồi người được ủy quyền sẽ đóng dấu treo vào phía trên góc bên trái của hóa đơn và ký tên.

Lưu ý: Các hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định được chi phí có bị trừ đi hay không khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Một số các yêu cầu khác:

• Hóa đơn không vượt định mức cho phép trong sản xuất.

• Hóa đơn không vượt mức khống chế như: chi phí quảng cáo, tiếp thị, chi hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán,...

• Những hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu phải chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT. Khi đó, chi phí mới được tính là hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.

Alt: Đầy đủ thông tin

Phân loại hóa đơn 

Các loại hóa đơn

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

• Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

• Hoạt động vận tải quốc tế;

• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

Alt: Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:

• Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

• Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Ngoài ra còn có hóa đơn khác như: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

 

Chức năng của hóa đơn hợp lệ

Trong trường hợp hàng hóa bị hỏng hóc; lỗi từ nhà sản xuất hay bất kỳ nguyên nhân nào khiến bạn không thể sử dụng; việc giữ hóa đơn mua hàng hóa ra lại mang về lợi ích không nhỏ.

Theo đó, chúng ta có thể tìm hiểu thêm về trách nhiệm của tổ chức; cá nhân kinh doanh hàng hóa; dịch vụ là cung cấp bằng chứng giao dịch; được quy định tại Điều 20 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, cụ thể:

Thứ nhất, tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa; dịch vụ có trách nhiệm cung cấp cho người tiêu dùng hóa đơn hoặc chứng từ; tài liệu liên quan đến giao dịch theo quy định của pháp luật; hoặc theo yêu cầu của người tiêu dùng.

Thứ hai, trường hợp giao dịch bằng phương tiện điện tử thì tổ chức; cá nhân kinh doanh hàng hóa; dịch vụ có trách nhiệm tạo điều kiện cho người tiêu dùng truy nhập, tải, lưu giữ và in hóa đơn, chứng từ, tài liệu quy định trên.

 

Trên đây là khái niệm hóa đơn hợp lệ và chức năng của hóa đơn mà Viện Kế Toán muốn chia sẻ đến bạn.