Doanh nghiệp xây dựng kiểm soát chi phí & dòng tiền như thế nào cho đúng?

Doanh nghiệp xây dựng không thiếu việc.
Nhưng rất nhiều chủ doanh nghiệp lại thiếu tiền mặt để vận hành.

Công trình vẫn chạy.
Doanh thu vẫn ghi nhận.
Báo cáo cuối kỳ vẫn thể hiện có lãi.

Thế nhưng:

• Phải xoay vốn liên tục

• Luôn căng thẳng mỗi kỳ quyết toán

• Không rõ công trình nào đang “nuôi” công trình nào

Vấn đề không nằm ở quy mô hay doanh thu,
mà nằm ở cách kiểm soát chi phí và dòng tiền theo từng công trình.

Bài viết này chia sẻ những vấn đề thực tế và giải pháp quản trị tài chính phù hợp cho doanh nghiệp xây dựng,
giúp chủ doanh nghiệp nhìn đúng – làm đúng – hạn chế rủi ro ngay từ đầu.

1. Thực trạng phổ biến trong doanh nghiệp xây dựng

Nhiều doanh nghiệp xây dựng nhìn bề ngoài vẫn đang hoạt động rất tốt:

• Công trình triển khai liên tục
• Hợp đồng ký đều
• Doanh thu vẫn ghi nhận đúng tiến độ

Trên báo cáo tài chính, doanh nghiệp không hề lỗ.
Thậm chí, nhiều đơn vị còn thể hiện mức tăng trưởng khá ổn định qua các năm.

Tuy nhiên, thực tế vận hành lại hoàn toàn khác.

Trong quá trình điều hành, chủ doanh nghiệp thường xuyên rơi vào tình trạng:

• Thiếu tiền mặt để chi trả chi phí ngắn hạn

• Phải xoay vòng vốn giữa các công trình

• Luôn bị động khi cần tiền gấp cho vật tư, nhân công, nhà thầu phụ

Đáng nói hơn, cảm giác “bất an” này không đến từ việc thiếu việc làm,
mà đến từ sự mơ hồ về dòng tiền và chi phí thực tế của từng công trình.

Khi doanh thu không đồng nghĩa với tiền về

Trong ngành xây dựng, doanh thu thường được ghi nhận theo:

• Tiến độ nghiệm thu

• Khối lượng hoàn thành

• Điều khoản hợp đồng

Trong khi đó, dòng tiền lại phụ thuộc vào thời điểm thanh toán thực tế.

Hệ quả là:

• Doanh thu đã ghi nhận nhưng tiền chưa thu được

• Chi phí đã chi ra trước trong khi tiền về chậm

• Dòng tiền luôn trong trạng thái âm tạm thời kéo dài

Nếu không theo dõi và dự báo dòng tiền theo từng công trình,
chủ doanh nghiệp rất dễ đánh giá sai sức khỏe tài chính của mình.

Chi phí phát sinh nhưng không được nhìn thấy kịp thời

Một vấn đề phổ biến khác là chi phí công trình không được kiểm soát ngay từ đầu:

• Chi phí phát sinh rải rác trong suốt quá trình thi công

• Nhiều khoản chi nhỏ nhưng cộng dồn lại rất lớn

• Không được đối chiếu thường xuyên với dự toán ban đầu

Khi công trình kết thúc hoặc bước vào giai đoạn quyết toán,
doanh nghiệp mới phát hiện:

• Chi phí đã vượt dự toán

• Lợi nhuận thực tế thấp hơn nhiều so với kỳ vọng

Lúc này, việc điều chỉnh gần như không còn ý nghĩa.

Nỗi lo lớn nhất: quyết toán và thanh tra

Chính sự thiếu minh bạch trong việc theo dõi chi phí và dòng tiền theo công trình
khiến nhiều chủ doanh nghiệp xây dựng luôn:

• Lo lắng mỗi kỳ quyết toán

• Bị động khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình

• Không tự tin với số liệu của chính doanh nghiệp mình

Vấn đề cốt lõi không nằm ở doanh thu cao hay thấp,
mà nằm ở việc doanh nghiệp chưa kiểm soát được chi phí và dòng tiền theo từng công trình một cách hệ thống.

Đây cũng là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp xây dựng:

• Làm nhiều nhưng không tích lũy được

• Tăng quy mô nhưng rủi ro ngày càng lớn

2. Vì sao doanh nghiệp xây dựng dễ mất kiểm soát chi phí & dòng tiền?

Ngành xây dựng không rủi ro vì doanh thu,
mà rủi ro vì dòng tiền và chi phí không đi cùng nhịp.

Những đặc thù sau khiến rất nhiều doanh nghiệp xây dựng rơi vào tình trạng mất kiểm soát mà không nhận ra ngay.

Chi phí phát sinh rải rác, khó nhìn thấy tổng thể

Khác với nhiều ngành khác, chi phí xây dựng:

• Phát sinh liên tục theo tiến độ thi công

• Trải rộng ở nhiều hạng mục: vật tư, nhân công, máy móc, thầu phụ

• Có nhiều khoản chi nhỏ, chi tạm thời, chi phát sinh ngoài dự toán

Nếu không được theo dõi theo từng công trình và từng giai đoạn,
chi phí rất dễ:

• Bị ghi nhận chậm

• Bị bỏ sót

• Không được đối chiếu với dự toán ban đầu

Hệ quả là doanh nghiệp chỉ nhìn thấy chi phí khi đã quá muộn.

Tạm ứng – thanh toán – quyết toán kéo dài, dòng tiền bị lệch pha

Trong xây dựng, doanh nghiệp thường:

• Ứng tiền trước để thi công

• Chờ nghiệm thu theo giai đoạn

• Chờ thanh toán kéo dài theo hợp đồng

Điều này tạo ra một thực tế:

• Tiền chi ra sớm

• Doanh thu ghi nhận trước

• Nhưng tiền thu về rất chậm

Nếu không theo dõi dòng tiền theo từng công trình,
doanh nghiệp dễ đánh đồng doanh thu với tiền thực nhận,
dẫn đến quyết định sai về khả năng tài chính.

Doanh thu ghi nhận theo nghiệm thu, không phản ánh dòng tiền thực

Doanh thu trong xây dựng thường được ghi nhận khi:

• Có khối lượng nghiệm thu

• Đạt mốc tiến độ theo hợp đồng

Tuy nhiên, nghiệm thu không đồng nghĩa với thu tiền ngay.

Nhiều doanh nghiệp:

• Nhìn báo cáo thấy có lãi

• Nhưng thực tế tiền vẫn đang nằm ở:

  • Chủ đầu tư

  • Hồ sơ chưa hoàn tất

  • Công nợ kéo dài

Điều này khiến báo cáo không phản ánh đúng sức khỏe tài chính ngắn hạn.

Hồ sơ nghiệm thu – khối lượng ràng buộc chặt, chỉ cần lệch là rủi ro

Ngành xây dựng phụ thuộc rất nhiều vào:

• Hợp đồng

• Biên bản nghiệm thu

• Hồ sơ khối lượng

• Chứng từ thanh toán

Chỉ cần:

• Hồ sơ không đầy đủ

• Thời điểm không phù hợp

• Số liệu không nhất quán

Doanh nghiệp có thể:

• Không giải trình được chi phí

• Không chứng minh được doanh thu – giá vốn

• Đối mặt rủi ro lớn khi kiểm tra, quyết toán

Khi không có hệ thống kiểm soát phù hợp, rủi ro sẽ “lộ diện”

Tất cả những đặc thù trên dẫn đến 3 hệ quả phổ biến:

• Số liệu giữa thực tế và sổ sách không khớp
• Chủ doanh nghiệp không biết công trình nào đang tạo dòng tiền
• Luôn bị động khi cơ quan thuế hoặc đối tác kiểm tra hồ sơ

Đây là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp xây dựng:

• Làm nhiều nhưng vẫn căng thẳng tài chính

• Tăng quy mô nhưng rủi ro ngày càng lớn

Vấn đề cốt lõi không nằm ở khối lượng công việc,
mà nằm ở việc doanh nghiệp chưa kiểm soát được chi phí và dòng tiền theo đặc thù ngành xây dựng.

3. 7 vấn đề thực tế doanh nghiệp xây dựng thường gặp

Đây là những vấn đề không xảy ra riêng lẻ,
mà thường đi cùng nhau, tạo thành một vòng xoáy khiến doanh nghiệp xây dựng ngày càng khó kiểm soát tài chính.

1️⃣ Không theo dõi chi phí theo từng công trình

Nhiều doanh nghiệp vẫn hạch toán chi phí theo cách “gộp chung”:

• Gom chi phí vật tư, nhân công, máy móc cho nhiều công trình

• Không tách rõ theo từng dự án hoặc từng giai đoạn thi công

Khi đó, doanh nghiệp không thể trả lời được những câu hỏi rất cơ bản:

• Công trình nào đang có lãi?

• Công trình nào đang bù lỗ?

Hệ quả là:

• Quyết định dựa trên cảm tính

• Tiếp tục nhận thêm công trình có biên lợi nhuận thấp

• Lợi nhuận tổng thể ngày càng bị bào mòn

2️⃣ Tạm ứng và quyết toán công trình không nhất quán

Trong thực tế thi công:

• Doanh nghiệp thường phải tạm ứng tiền trước

• Chi phí phát sinh sớm hơn nghiệm thu

Tuy nhiên, nhiều khoản chi:

• Không gắn rõ với khối lượng đã nghiệm thu

• Thiếu hồ sơ, biên bản, chứng từ đi kèm

Khi đến giai đoạn rà soát hoặc quyết toán:
Những khoản chi này rất dễ bị loại,
dẫn đến chi phí thực tế cao nhưng không được ghi nhận đầy đủ.

3️⃣ Hồ sơ nghiệm thu không đồng bộ với chi phí

Một tình trạng khá phổ biến là:

• Chi phí đã phát sinh

• Nhưng hồ sơ nghiệm thu chưa hoàn thiện hoặc làm sau

Điều này khiến:

• Số liệu giữa chi phí và khối lượng không khớp

• Doanh nghiệp thiếu căn cứ để giải trình

Khi bị kiểm tra:
Rủi ro không chỉ là loại chi phí,
mà còn mất uy tín và mất quyền chủ động trong quá trình làm việc.

4️⃣ Thuế GTGT đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ

Nhiều hóa đơn đầu vào trong xây dựng:

• Không đúng thời điểm phát sinh

• Không gắn với đúng công trình

• Nội dung không phản ánh đúng bản chất chi phí

Khi đối chiếu với tiến độ nghiệm thu:
Hóa đơn dễ bị đánh giá là không hợp lệ,
khiến doanh nghiệp:

• Không được khấu trừ thuế

• Tăng nghĩa vụ thuế phải nộp

• Đối mặt rủi ro truy thu trong nhiều năm

5️⃣ Báo cáo có lãi nhưng dòng tiền âm

Đây là “bẫy” lớn nhất trong ngành xây dựng.

Doanh thu đã được ghi nhận
Nhưng tiền:

• Chưa thu đủ

• Hoặc bị giữ lại chờ quyết toán

Trong khi đó, chi phí:

• Đã chi gần như toàn bộ

Hệ quả:
Doanh nghiệp có lãi trên giấy,
nhưng dòng tiền thực tế lại âm kéo dài.

6️⃣ Không kiểm soát được chi phí vượt dự toán

Nhiều khoản chi phát sinh:

• Không được phê duyệt kịp thời

• Không được so sánh với dự toán ban đầu

Doanh nghiệp chỉ phát hiện chi phí vượt mức khi:

• Công trình gần hoàn tất

• Hoặc khi tổng hợp số liệu cuối kỳ

Lúc này, khả năng điều chỉnh gần như không còn.

7️⃣ Không biết công trình nào đang “nuôi” công trình nào

Khi không theo dõi dòng tiền riêng cho từng công trình:

• Doanh nghiệp phải dùng tiền công trình này

• Bù cho công trình khác

Tình trạng này nếu kéo dài sẽ:

• Làm dòng tiền rối loạn

• Khiến chủ doanh nghiệp mở rộng sai thời điểm

• Đẩy rủi ro tài chính lên rất cao