04 Lưu ý quan trọng khi thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử từ 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Từ ngày 01/6/2025, quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai sót sẽ có sự điều chỉnh mạnh mẽ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Những thay đổi này tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức, kế toán viên đang sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đặc biệt, việc thay thế và điều chỉnh hóa đơn điện tử – vốn là tình huống thường gặp trong thực tiễn – đã được quy định lại một cách rõ ràng hơn, nhằm giúp doanh nghiệp xử lý sai sót đúng quy trình, minh bạch và tránh rủi ro về thuế.

1. Tổng quan quy định mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm cập nhật, sửa đổi một số nội dung trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, Điều 19 được sửa đổi và bổ sung đáng kể, quy định chi tiết quy trình xử lý sai sót khi đã lập hóa đơn điện tử.

Các nội dung mới giúp:

• Rút ngắn thời gian xử lý sai sót.

• Tạo điều kiện thuận lợi hơn khi xử lý nhiều hóa đơn bị sai.

• Tăng tính chủ động cho doanh nghiệp, giảm rủi ro vi phạm thuế.

2. Bốn lưu ý quan trọng khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử từ 01/6/2025

Dưới đây là 04 thay đổi cốt lõi, doanh nghiệp và kế toán cần đặc biệt quan tâm:

(1) Không còn quy định “hủy” hóa đơn điện tử lập sai

Trước đây, theo Nghị định 123, khi hóa đơn điện tử bị lập sai, người bán có thể hủy hóa đơn nếu chưa gửi cho người mua hoặc chưa kê khai thuế. Tuy nhiên, theo quy định mới, hình thức hủy không còn được áp dụng.

Thay vào đó, người bán bắt buộc phải sử dụng một trong hai phương án:

• Lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc

• Lập hóa đơn thay thế.

Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, truy vết thông tin hóa đơn sai trong hệ thống dữ liệu thuế, đồng thời tránh gian lận.

(2) Hóa đơn sai dù đã điều chỉnh/thay thế vẫn tiếp tục xử lý theo hình thức ban đầu

Nếu doanh nghiệp đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, thì việc xử lý phải tiếp tục bằng đúng phương pháp ban đầu đã chọn.

Ví dụ:

• Nếu hóa đơn A đã được điều chỉnh, nhưng vẫn còn sai → phải lập thêm hóa đơn điều chỉnh tiếp.

• Không được chuyển sang lập hóa đơn thay thế và ngược lại.

Điều này buộc kế toán phải xác định chính xác ngay từ lần xử lý đầu tiên để tránh rắc rối khi sai sót kéo dài.

(3) Có thể lập 01 hóa đơn để điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn bị sai

Đây là một điểm mới rất thuận tiện cho doanh nghiệp. Theo đó:

• Nếu nhiều hóa đơn phát sinh sai sót trong cùng 01 tháng và cùng 01 người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất.

• Kèm theo đó là bảng kê 01/BK-ĐCTT liệt kê toàn bộ các hóa đơn sai.

Điều này giúp kế toán:

• Giảm số lượng hóa đơn cần xử lý.

• Tối ưu thời gian và chi phí kế toán.

(4) Phải có văn bản thỏa thuận hoặc thông báo với người mua trước khi điều chỉnh/thay thế

Với các lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc nội dung hàng hóa/dịch vụ, người bán phải thông báo hoặc thỏa thuận bằng văn bản với người mua trước khi xử lý.

Bao gồm các lỗi như:

• Sai mã số thuế người mua.

• Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế.

• Ghi sai tên hàng hóa, dịch vụ, chất lượng, quy cách, đơn giá...

Việc này tránh tranh chấp, đảm bảo tính pháp lý và là điều kiện bắt buộc khi xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

3. Phân tích các tình huống thực tế thường gặp

4. Những điểm mới khác về hóa đơn điện tử từ 01/7/2025

Ngoài quy định về điều chỉnh/thay thế, Nghị định 70 còn mang đến loạt thay đổi quan trọng khác như:

• Thay đổi thời điểm lập hóa đơn (bắt buộc đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/hàng hóa).

• Mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền.

• Thêm 08 trường hợp bắt buộc lập hóa đơn, kể cả khi chưa thu tiền.

• Hộ kinh doanh không còn được áp dụng thuế khoán, buộc phải ghi chép doanh thu đầy đủ.

• Tăng cường quản lý hóa đơn từng lần phát sinh, đặc biệt với cá nhân, tổ chức không thường xuyên bán hàng.

5. Lời khuyên và lưu ý cho doanh nghiệp, kế toán

Trước những thay đổi kể trên, doanh nghiệp và bộ phận kế toán cần lưu ý:

• Rà soát lại quy trình lập hóa đơn, đặc biệt là các tình huống sai sót thường xảy ra.

• Cập nhật biểu mẫu hóa đơn, bảng kê, văn bản thỏa thuận đúng theo quy định mới.

• Tập huấn cho nhân sự kế toán, bán hàng về cách xử lý sai sót hóa đơn.

• Tích hợp phần mềm kế toán với phần mềm hóa đơn điện tử để đồng bộ, giảm sai sót thủ công.

• Lưu trữ đầy đủ các hồ sơ điều chỉnh, thay thế, thỏa thuận với khách hàng nhằm chứng minh giao dịch khi cần.

Kết luận

Việc điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử là nghiệp vụ quan trọng trong công tác kế toán – thuế. Từ 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã nâng cấp quy định xử lý sai sót hóa đơn, yêu cầu doanh nghiệp phải chuyên nghiệp, minh bạch và chủ động hơn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn góc nhìn đầy đủ, chi tiết và thực tế để xử lý đúng các tình huống phát sinh về hóa đơn trong năm 2025.

Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói