Quy định về việc hạch toán cũng như là xuất hoá đơn cho quà biếu tặng, kế toán cần biết

Trong bài viết này Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ kế toán sẽ chia sẻ về cách hạch toán cũng như là xuất hoá đơn đối với hàng biếu tặng như sau:
   

1. Cách xuất hoá đơn đối với hàng biếu tặng kế toán bỏ túi ngay

1.1. Hàng biếu tặng có bắt buộc phải xuất hoá đơn hay không?

Theo quy định đang hiện hành, thì hàng hóa/ dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng bắt buộc phải lập hóa đơn cũng như là kê khai thuế như các giao dịch bán hàng thông thường.
- Theo khoản 7, Điều 3, của Thông tư 26/2015/TT-BTC, có quy định rất rõ: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hoặc trả thay lương cho NLĐ.”
- Còn căn cứ theo khoản 9, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC, cũng có quy định: “Đối với tổ chức kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hoặc trả thay lương phải lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng).
Trên hóa đơn cần phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, tính thuế GTGT như trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng thông thường.”

>>> Một số điều cần biết khi xuất hoá đơn, cách tính thuế TNDN kế toán/ doanh nghiệp cần nắm!!!
   

1.2. Hướng dẫn cách xuất hoá đơn quà biếu tặng, kế toán có thể tham khảo

Việc xuất hóa đơn đối với hàng hóa/ quà biếu tặng không thu tiền thì cần tuân thủ các quy định để đảm bảo tính hợp lệ cũng như tính minh bạch. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, kế toán có thể tham khảo thêm:
- Đối với phần thông tin của người mua: kế toán ghi tên của công ty/ doanh nghiệp;
- Đối với phần hình thức thanh toán: do là quà/ hàng biếu tặng không thu tiền, nên mục này không thể hiện hình thức thanh toán (TM/CK);
- Đối với phần nội dung “Tên hàng hóa, dịch vụ”: kế toán ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ như thông thường; bên cạch đó cần thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để làm căn cứ hạch toán chi phí;
- Đối với phần đơn giá: kế toán cần ghi giá của hàng hóa, dịch vụ tại thời điểm phát sinh.
- Đối với phần thành tiền, thuế GTGT, và tổng thanh toán: kế toán cần ghi nhận như hóa đơn bình thường, cụ thể là: Thành tiền = Số lượng × Đơn giá.

Kế toán lưu ý, thuế GTGT sẽ được tính dựa trên giá trị hàng hóa tại thời điểm phát sinh. Và tổng thanh toán nó sẽ gồm cả giá trị hàng hóa và thuế GTGT.
   

2. Hướng dẫn hạch toán quà biếu tặng kế toán cần nắm

2.1. Hướng dẫn cách hạch toán quà biếu tặng nếu không qua kho

- Bút toán hạch toán chi phí biếu tặng:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (ghi nhận giá trị hàng biếu tặng vào chi phí)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán (ghi nhận giá trị hàng hóa)
- Bút toán ghi nhận thuế GTGT đầu ra:
Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra (ghi nhận thuế GTGT của hàng biếu tặng)

2.2. Hướng dẫn khi mua hàng hóa, NVL, CCDC, hàng hóa, tài TSCĐ để nhập kho:

Nợ TK 152, 153, 156, 211 - Giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định nhập kho.
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Có TK 111, 112, 331 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán.
Khi xuất kho hàng hóa, NVL, CCDC, TSCĐ để biếu tặng nhân viên:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (giá trị hàng xuất để biếu tặng).
Có TK 152, 153, 156, 211 - Giá trị hàng hóa, NVL, CCDC, TSCĐ xuất kho.
Ghi nhận thuế GTGT đầu ra khi xuất biếu tặng:
Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra (ghi nhận giá trị thuế GTGT phát sinh từ hàng biếu tặng).

2.3. Hướng dẫn hạch toán quà biếu tặng bằng quỹ thưởng phúc lợi

- Khi xuất hàng để biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng & phúc lợi (giá trị hàng biếu tặng, bao gồm cả thuế GTGT).
Có TK 5111 - Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ (giá trị hàng biếu tặng trước thuế).
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (thuế GTGT đầu ra của hàng biếu tặng).
- Ghi nhận giá vốn hàng biếu tặng:
- Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hàng biếu tặng theo giá vốn).
- Có TK 152, 153, 155, 156 - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (giá trị hàng hóa xuất từ kho).
   

3. Các vấn đề thường gặp về quà biếu tặng cho nhân viên

Cho tôi hỏi công ty tôi đã xuất hoá đơn cho quà biếu tặng, vậy thì hoá đơn này có được dùng để khấu trừ thuế GTGT không?
Trả lời: Vẫn được khấu trừ thuế GTGT nếu như doanh nghiệp của bạn thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo Khoản 10 Điều 1 TT 26/2025/TT-BTC

Cho tôi hỏi công ty có tặng quà cho nhân viên nhưng lại chưa lập hoá đơn thì giờ xử lý như thế nào?
Trả lời: Bạn có thể lập hoá đơn bổ sung theo quy định hiện hành

>>> Nếu cần tư vấn thêm liên hệ ngay với Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ kế toán qua HOTLINE: 0916.636.419