Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho hộ kinh doanh 2025

Từ ngày 01/7/2025, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh chính thức thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, theo quy định mới của Nghị quyết 78/2025/UBTVQH15. Đây là một thay đổi lớn trong chính sách bảo hiểm xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu hộ kinh doanh trên cả nước.

Vậy hộ kinh doanh cần làm gì để tham gia BHXH? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho hộ kinh doanh năm 2025, mức đóng, nơi nộp hồ sơ và các lưu ý quan trọng khác.

Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho hộ kinh doanh 2025

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định

Trước hết, hộ kinh doanh và người lao động cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu, bao gồm:

Đối với hộ kinh doanh sử dụng lao động:

Tờ khai đơn vị tham gia BHXH, BHYT – Mẫu TK3-TS (ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023).
Báo cáo tình hình sử dụng lao động – Mẫu D02-LT (ban hành kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020).

Đối với người lao động:

Tờ khai tham gia BHXH, BHYT – Mẫu TK1-TS (ban hành kèm Quyết định 490/QĐ-BHXH).
Giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) – theo Phụ lục 03 Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023.

Lưu ý: Nếu chỉ có chủ hộ mà không có lao động, thì chỉ cần nộp tờ khai cá nhân (TK1-TS) và tờ khai đơn vị (TK3-TS).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, hộ kinh doanh có thể lựa chọn nộp hồ sơ bằng một trong 3 cách sau:

Trực tiếp: Tại BHXH tỉnh hoặc Trung tâm Phục vụ Hành chính công.
Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng BHXH điện tử – yêu cầu có chữ ký số.
Gửi qua bưu điện: Theo địa chỉ của cơ quan BHXH cơ sở trực thuộc BHXH tỉnh/thành phố.

Lưu ý: Từ 12/5/2025, cả nước chỉ còn 34 cơ quan BHXH khu vực sau khi sáp nhập cấp huyện. Vì vậy, cần tra cứu đúng địa chỉ cơ quan BHXH nơi cư trú để nộp hồ sơ.

Bước 3: Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ

Cơ quan BHXH sẽ giải quyết hồ sơ trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ.
Kết quả sẽ được gửi qua bưu điện đến địa chỉ hộ kinh doanh đã đăng ký.

So sánh đối tượng đóng BHXH từ 1/7/2025 và quy định hiện hành

Từ ngày 01/7/2025, một số đối tượng mới bắt buộc tham gia BHXH

Căn cứ theo quy định mới, có 03 nhóm đối tượng bắt buộc tham gia BHXH từ 1/7/2025 mà trước đây chưa áp dụng:

Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh
Người quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã không hưởng tiền lương
Người làm việc không trọn thời gian nhưng có mức lương ≥ mức lương tối thiểu

Ngoài ra, đối với người lao động ký hợp đồng lao động có trả lương, dù tên gọi hợp đồng có thể khác nhau (hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ,…), nếu có yếu tố “trả công, điều hành và giám sát”, vẫn thuộc diện đóng BHXH bắt buộc.

Mức đóng BHXH của chủ hộ kinh doanh năm 2025

Tỷ lệ và mức đóng tối thiểu từ 01/7/2025

Theo hướng dẫn mới, mức đóng BHXH bắt buộc đối với chủ hộ kinh doanh được xác định trên mức lương cơ sở hoặc mức sàn theo quy định, cụ thể:

Tỷ lệ đóng: 25% x Mức đóng BHXH (theo luật hiện hành).
Mức đóng tối thiểu: Khoảng 585.000 đồng/tháng, tương ứng với mức lương cơ sở 2.340.000 đồng (tính đến thời điểm hiện tại, có thể điều chỉnh nếu có quy định mới).

Các khoản đóng gồm:

22% cho quỹ hưu trí và tử tuất
3% cho quỹ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động (tùy đối tượng)

Lưu ý: Người lao động làm việc tại hộ kinh doanh cũng phải đóng BHXH theo mức lương thỏa thuận nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.

Một số lưu ý quan trọng cho hộ kinh doanh khi đăng ký BHXH lần đầu

Chủ động cập nhật chữ ký số và đăng ký tài khoản giao dịch điện tử:

Để thuận tiện trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, đặc biệt là khi nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc phần mềm BHXH điện tử, hộ kinh doanh nên sớm đăng ký và cập nhật chữ ký số cũng như tài khoản giao dịch điện tử. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt các bước thủ công và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình kê khai, nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ đăng ký BHXH sớm để đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn quy định:

Kể từ ngày 01/7/2025, việc tham gia BHXH trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với chủ hộ kinh doanh. Do đó, các hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp sớm cho cơ quan BHXH để tránh tình trạng nộp chậm hoặc không nộp đúng hạn, có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật.

Ngay cả khi hộ kinh doanh không sử dụng lao động, chỉ có chủ hộ thì vẫn phải tham gia BHXH bắt buộc:

Theo quy định mới từ ngày 01/7/2025, không chỉ các hộ kinh doanh có thuê mướn lao động mà cả những hộ kinh doanh chỉ do một cá nhân là chủ hộ tự điều hành cũng thuộc đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi an sinh lâu dài cho chủ hộ kinh doanh, đồng thời thực hiện đúng chính sách pháp luật về BHXH.

Kết luận

Việc mở rộng diện tham gia BHXH bắt buộc từ 01/7/2025 đối với chủ hộ kinh doanh là bước đi quan trọng nhằm đảm bảo an sinh xã hội toàn diện. Hộ kinh doanh cần sớm chuẩn bị hồ sơ và đăng ký tham gia đúng thời hạn để tránh bị xử lý vi phạm hành chính, đồng thời đảm bảo quyền lợi về sau.
Nếu bạn cần hỗ trợ, liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói