Lưu ý và lỗi sai cần tránh khi thay đổi giấy phép kinh doanh

Câu hỏi đặt ra ở đây là khi nào công ty/ doanh nghiệp của bạn cần thay đổi thông tin trên Giấy phép kinh doanh (GPKD) ? 

Và khi thay đổi thông tin trên GPKD thì công ty/ doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì? Trong bài viết dưới đây, Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ thay đổi dịch vụ giấy phép (GPKD) sẽ chia sẻ kĩ hơn để công ty/ doanh nghiệp có thể nắm được? 
 

 

1. Khi nào thì công ty/ doanh nghiệp cần thay đổi giấy phép kinh doanh

Vì nhiều lí do khác nhau mà các công ty/ doanh nghiệp sẽ phải đăng ký thay đổi thông tin trên giấy phép kinh doanh (GPKD) có thể là do doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh, hoặc cũng có thể là do doanh nghiệp mở rộng hoạt động, hay các yêu cầu phát sinh khác trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Cụ thể, sẽ có 7 trường hợp mà công ty/ doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh. Cụ thể như sau:
 

 

Tuy nhiên, nếu như doanh nghiệp bị mất/ hư/ rách  giấy phép kinh doanh (GPKD), thì trong trường hợp này doanh nghiệp chỉ cần cập nhập lại các thông tin cơ bản như: số điện thoại, email, website, hoặc số fax, chứ không cần phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh.

>>> Tham khảo thêm về: Dịch vụ xin cấp lại giấy phép kinh doanh (GPKD) tại Viện Kế Toán

2. 7 LỖI SAI thường gặp khi thay đổi giấy phép kinh doanh

Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh (GPKD) cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Thì Viện Kế Toán nhận thấy rằng khi tiến hành thực hiện thủ tục thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh, nhiều công ty/ doanh nghiệp, do thiếu kinh nghiệm, thường sẽ mắc phải những sai lầm cơ bản sau trong quá trình xử lý hồ sơ/ thủ tục. Dưới đây là 7 LỖI SAI phổ biến doanh nghiệp cần lưu ý khi thay đổi giấy phép kinh doanh (GPKD):

2.1. Đối với trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp

Nếu tên công ty/ doanh nghiệp là tiếng nước ngoài, thì lỗi thường gặp là công công ty/ doanh nghiệp sẽ dịch sai hoặc là dịch không tương ứng với tiếng Việt.

Bên cạnh đó có 1 lỗi sai thường gặp nữa là bị trùng tên công ty/ doanh nghiệp mặc dù đã tra cứu cẩn thận trước đó. Nguyên nhân, cũng có thể là do nhiều công ty/ doanh nghiệp đang giải thể, thông tin trên Cổng thông tin quốc gia chưa kịp cập nhập lên.

Ngoài ra, việc thay đổi tên của công ty/ doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng đến các vấn đề khác như con dấu, thông tin hóa đơn của doanh nghiệp,… 

>>> Vì vậy, công ty/ doanh nghiệp cần chủ động thông báo cũng như là cập nhật thông tin liên quan. Để có thể đảm bảo quá trình thay đổi tên công ty/ doanh nghiệp diễn ra được suôn sẻ hạn chế những rủi ro pháp lý không đáng có.

>>> Tìm hiểu thêm về: Các hồ sơ/ thủ tục giấy tờ liên quan khi thay đổi tên công ty
 

 

2.2. Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD

Khi công ty/ doanh nghiệp thay đổi địa chỉ sang quận khác, 1 lưu ý quan trọng đầu tiên doanh nghiệp cần để ý đó là KHÔNG được phép xuất hóa đơn.

Bên cạnh đó, công ty/ doanh nghiệp cần tiến hành nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong các quý gần nhất và bộ hồ sơ thay đổi địa chỉ lên cơ quan thuế đang trực tiếp quản lý.

Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại CQT hoặc có thể nộp hồ sơ online thông qua chữ ký số.

Còn đối với hóa đơn mà công ty/ doanh nghiệp đang sử dụng sẽ có hai tình huống:

- TH1: Nếu doanh nghiệp không còn sử dụng hóa đơn ở địa chỉ cũ, thì công ty/ doanh nghiệp phải tiến hành thông báo hủy hóa đơn cũ, sau tiến hành in cũng như là phát hành hóa đơn mới ở địa chỉ mới để tiếp tục sử dụng.

- TH2: Nếu công ty/ doanh nghiệp vẫn cần sử dụng hóa đơn ở địa chỉ cũ, thì lúc này doanh nghiệp bạn phải nộp thông báo chốt hóa đơn cho cơ quan thuế tại quận cũ, sau đó tiến hành khắc con dấu vuông ở chỉ mới để đóng lên các hóa đơn hiện có. Đồng thời, công ty/ doanh nghiệp tiến hành nộp mẫu TB04/AC cho cơ quan thuế.

Cũng giống với trường hợp đổi tên công ty trên GPKD mà Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ thay đổi GPKD đã đề cập đến ở trên thì khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ, cũng đồng thời tiến hành cập nhật thông tin trên hóa đơn, con dấu, và gửi thông báo đến cơ quan thuế, ngân hàng, cũng như các đối tác/ khách hàng liên quan.

>>> Tìm hiểu thêm về: Các hồ sơ/ thủ tục cần thiết để thay đổi địa chỉ công ty/ doanh nghiệp
 

 

2.3. Đối với trường hợp thay đổi/ bổ sung ngành nghề trên GPKD

Nếu công ty/ doanh nghiệp của bạn đã đăng ký mã ngành nghề kinh doanh trước đó nhưng lại chưa đầy đủ và cần bổ sung thêm, thì trước tiên công ty/ doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục rút mã ngành nghề kinh doanh cũ. Sau đó, mới tiến hành đến bước đăng ký lại ngành nghề kinh doanh với mã ngành chính xác và đầy đủ.

Trong trường hợp những ngành nghề kinh doanh mà công ty/ doanh nghiệp muốn bổ sung nằm trong nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện, thì công ty/ doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về vấn đề pháp lý có liên quan.

Để dễ hình dung Viện Kế Toán lấy 1 ví dụ cụ thể như sau: Khi bổ sung ngành nghề kinh doanh bất động sản – đây là một trong những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, nó yêu cầu về số vốn điều lệ tối thiểu phải đạt được mức 20 tỷ đồng. Nếu vốn điều lệ hiện tại của công ty/ doanh nghiệp bạn chưa đạt được mức này, thì công ty/ doanh nghiệp cần phải đồng thời thực hiện thủ tục tăng vốn điều lệ song song với đó là  thủ tục bổ sung ngành nghề kinh doanh.

>>> Tìm hiểu chi tiết: Các  giấy tờ/ thủ tục để bổ sung ngành nghề kinh doanh trên GPKD
 

 

2.4. Đối với trường hợp tăng/ giảm vốn điều lệ trên GPKD

Trong trường hợp công ty/ doanh nghiệp muốn giảm vốn điều lệ, thì cũng cần đảm bảo là đã thanh toán đầy đủ các khoản nợ cũng như là các nghĩa vụ tài sản khác trước khi tiến hành thực hiện việc giảm vốn điều lệ.

Ngược lại, nếu công ty/ doanh nghiệp muốn tăng vốn điều lệ, đặc biệt là đối với hình thức công ty TNHH một thành viên, và có thêm thành viên góp vốn, thì công ty/ doanh nghiệp cần chuyển đổi loại hình thành công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc là loại hình công ty cổ phần. Trong trường hợp này, thì công ty/ doanh nghiệp lưu ý giúp Viện Kế Toán là phải thực hiện đồng thời cả thủ tục tăng vốn điều lệ cũng như là thay đổi loại hình công ty/ doanh nghiệp.

Sau khi hoàn tất tất cả các thủ tục liên quan, công ty/ doanh nghiệp cần tiến hành công bố thông tin thay đổi lên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia và thông báo đến Sở Kế hoạch & Đầu tư để được cấp giấy phép kinh doanh mới.

Lưu ý, khi công ty/ doanh nghiệp tăng vốn điều lệ thì có thể sẽ dẫn đến việc tăng thuế môn bài. Do đó, công ty/ doanh nghiệp cần chuẩn bị và thực hiện thêm các thủ tục liên quan để đảm bảo rằng công ty mình tuân thủ đúng các quy định về thuế đang hiện hành.

>>> Tìm hiểu thêm về: Thuế môn bài, các quy định về thuế môn bài mới nhất 2024
 

 

2.5. Đối với trường hợp thay đổi thành viên trên GPKD

Trường hợp này sẽ xảy ra đối với loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh, thì công ty/ doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục thay đổi thông tin liên quan đến thành viên có trong doanh nghiệp. 

2.6. Đối với trường hợp thay đổi người đại diện trên pháp luật

Hiện nay, thì không có quy định nào yêu cầu người đại diện pháp luật phải có bằng cấp hay chứng chỉ hành nghề, ngoại trừ những công ty/ doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Bên cạnh đó thì công ty/ doanh nghiệp cũng lưu ý là người đại diện pháp luật mới cũng cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện đã được quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2014.

2.7. Đối với trường hợp thay đổi loại hình công ty

Đối với trường hợp này, công ty/ doanh nghiệp sau khi được cấp giấy phép kinh doanh mới, thì cần phải tiến hành khắc cũng như công bố mẫu dấu mới nếu có sự thay đổi thông tin ảnh hưởng đến nội dung trên con dấu cũ của công ty/ doanh nghiệp. Đồng thời, công ty/ doanh nghiệp cũng phải thông báo việc thay đổi loại hình công ty đến các cơ quan, tổ chức và đối tác/ khách hàng có liên quan.

Trong một số trường hợp việc thay đổi loại hình công ty/ doanh nghiệp đôi khi có thể kéo theo sự thay đổi về tên công ty. Thì trong trường hợp này công ty/ doanh nghiệp có thể thực hiện đồng thời các thủ tục về việc thay đổi tên/ địa chỉ/ ngành nghề kinh doanh mà không cần nộp hồ sơ nhiều lần (ngoại trừ việc thay đổi người đại diện pháp luật).

Lưu ý: Khi chuyển đổi từ công ty TNHH hai thành viên sang TNHH một thành viên, thì doanh nghiệp cần lưu ý chi phí lương của giám đốc sẽ không được hạch toán vào chi phí hoạt động của công ty/ doanh nghiệp.
 

 

3. Các vấn đề thường gặp thì thay đổi giấy phép kinh doanh (GPKD)

Cho tôi hỏi việc bổ sung ngành nghề kinh doanh có ảnh hưởng gì đến vốn điều lệ của công ty hay không?

Trả lời: Hiện nay, có một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng một mức vốn điều lệ tối thiểu nào đó (ví dụ như bất động sản,... Vì vậy, nếu công ty/ doanh nghiệp bổ sung ngành nghề có yêu cầu cụ thể về vốn, thì cần đảm bảo thỏa  mãn các điều kiện này và tiến hành thực hiện thủ tục thay đổi vốn điều lệ để phù hợp.

Cho tôi hỏi vì sao tên doanh nghiệp lại bị trùng mặc dù bên tôi đã kiểm tra trên Cổng thông tin quốc gia trước đó?

Trả lời: Hiện nay, rất nhiều công ty/ doanh nghiệp gặp phải tình huống tên công ty bị trùng mặc dù đã kiểm tra rất kỹ trước đó trên Cổng thông tin quốc gia. Nguyên nhân chính là do có những công ty đang trong quá trình giải thể, nhưng thông tin chưa được cập nhật kịp thời nên dẫn đến vấn đề trên..

Cho tôi hỏi giấy phép kinh doanh bị mất hoặc rách có được xin cấp lại hay không?

Trả lời: Trong trường hợp giấy phép kinh doanh bị mất hoặc rách,thì công ty/ doanh nghiệp vẫn có thể được cấp lại giấy phép mới. Trong tình huống này thì doanh nghiệp cần cập nhật các thông tin liên hệ như số điện thoại, email, website… không cần phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh.

>>> Liên hệ ngay cho Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh, kế toán dịch vụ qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn/ hỗ trợ ngay nhé!!!