Tìm Hiểu Về Văn Phòng Đại Diện

Bạn đang muốn mở rộng kinh doanh ở một tỉnh thành khác, quốc gia khác nhưng chưa chắc chắn việc kinh doanh buôn bán ở đó có thuận lợi không? Trong trường hợp này bạn nên thành lập một văn phòng đại diện tại nơi bạn muốn mở rộng kinh doanh để đảm bảo vẫn chiếm lĩnh thị trường nhưng cũng có thể “rút khỏi” nếu thị trường đó không hiệu quả. Vậy văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện là gì? Có khác biệt gì so với chi nhánh công ty?
 

Văn phòng đại diện là gì?

 

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, nên mọi hoạt động về kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý.
Nếu chủ sở hữu chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để dễ dàng trong quá trình giao dịch với các đối tác mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời, thành lập Văn phòng đại diện là giải pháp phù hợp nhất.

Chức năng của văn phòng đại diện

 

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:

• Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

• Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

• Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.

• Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

• Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

• Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.

• Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

• Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.

• Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

Phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh

 

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

• Chi nhánh của doanh nghiệp, được tổ chức và hoạt động trong phạm vi ranh giới quốc gia

• Được thực hiện các công việc, nghiệp vụ như chức năng của doanh nghiệp mẹ.

• Phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế theo quy đinh pháp luật, và các khoản thuế giá trị gia tăng.

• Được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo quyền.

Ngược lại, Văn phòng đại diện chỉ có chức năng ủy quyền, quảng bá hình ảnh, thương hiệu, phân phối sản phẩm công ty 

• Văn phòng đại diện hoạt động theo khu vực, có thể ngoài phạm vị lãnh thổ quốc gia

• Văn phòng đại diện không được thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến doanh nghiệp mẹ.

• Văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài, 

• Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế đối với những sắc thuế Văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay; các sắc thuế không phát sinh, Văn phòng đại diện không phải nộp hồ sơ khai thuế.

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:

 

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)

• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)

• Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị

• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

• Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;

• Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);

• Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);

• Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;

Hồ sơ nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/ thành phố nơi văn phòng đại diện đăng ký hoạt động.

Hi vọng sau bài viết này quý vị đã hiểu hơn về cách thành lập cũng như các chức năng của văn phòng đại diện.