Văn phòng ảo là gì? Những lưu ý mà doanh nghiệp mới cần nắm rõ
Có lẽ đối với nhiều doanh nghiệp, thuê văn phòng ảo là một trong những giải pháp hiệu quả nhất. Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thúc đẩy lợi nhuận kinh doanh. Tuy nhiên, bạn đã thực sự hiểu hết về văn phòng ảo là gì chưa. Hãy cùng Viện Kế Toán tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau.
Văn phòng ảo là gì?
Alt: Văn phòng ảo là gì mà được doanh nghiệp ưa chuộng
Văn phòng ảo được biết đến là một văn phòng đại diện giao dịch và làm việc. Hay nói cách khác đây là một hình thức văn phòng cung cấp địa chỉ kinh doanh, liên lạc và các dịch vụ hỗ trợ mà không phải cần đến diện tích thực tế. Chính về thế, người thuê có thể hoạt động và làm việc ở bất cứ địa điểm nào mà không cần đến công ty.
Công dụng của văn phòng ảo với các doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp
Lý do đầu tiên khiến cho văn phòng ảo được ưa chuộng áp dụng đó là tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Với việc chọn và thuê văn phòng ảo giúp chủ doanh nghiệp có thể làm việc tự do tại nhà hay bất cứ đâu. Nhờ đó tiết kiệm được một khoản lớn các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp. Đồng thời nó cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức khi đến công ty.
Có được một địa chỉ đẹp
Chắc chắn, việc thuê một văn phòng ảo cho doanh nghiệp sẽ giúp cho chủ công ty sẽ có một văn phòng trung tâm thành phố lớn. Doanh nghiệp nhờ đó mà có thể dùng địa chỉ này để giao dịch, trao đổi với khách hàng. Tạo được sự tin tưởng, uy tín phục vụ cho việc ký kết các dự án thành công hơn.
Dễ dàng kết nối và liên hệ với khách hàng hơn
Alt: Dễ dàng kết nối với khách hàng bất kỳ đâu
Với hệ thống thông tin liên lạc hiện đại giúp cho doanh nghiệp có thể nhận và chuyển tiếp các loại thư từ, fax, điện thoại… chính xác nhất. Đặc biệt, nhanh chóng và linh hoạt hơn với khách hàng đề đem lại hiệu quả trong kinh doanh. Vì vậy việc kết nối với các đối tác, khách hàng của doanh nghiệp đều diễn ra thuận lợi dù chủ doanh nghiệp nghiệp đang ở bất cứ đâu.
Tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp
Tối ưu hóa lợi nhuận là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng quan tâm và mong muốn đạt được. Ở văn phòng ảo, doanh nghiệp không phải lo lắng các chi phí quá cao cho việc thuê văn phòng, lễ tân… Do đó, doanh nghiệp có thể tập trung hoàn toàn tài chính của mình vào các hoạt động kinh doanh để đem về lợi nhuận cao.
Mở rộng thị trường cho doanh nghiệp đơn giản hơn
Nhiều khách hàng tiềm năng thường sẽ thích làm việc với các đối tác, doanh nghiệp trong cùng một khu vực hơn. Đây là vấn đề hoàn toàn có thể giải quyết khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo. Nó cho phép công ty linh hoạt hơn để mở rộng thị trường bất cứ đâu với chi phí thấp.
Những lưu ý dành cho doanh nghiệp mới khi thuê văn phòng ảo
Alt: Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo cho doanh nghiệp
Mục đích sử dụng văn phòng ảo để làm gì?
Đối với những doanh nghiệp nhỏ và chỉ mới đi vào hoạt động thì một văn phòng ảo luôn là giải pháp hợp lý. Bởi nó giảm đi rất nhiều áp lực cho doanh nghiệp, từ đó dễ dàng tồn tại hơn trên thị trường. Ngoài ra một số mục đích khác khiến cho doanh nghiệp lựa chọn văn phòng ảo như:
-
Duy trì danh tính để có thể dễ dàng hoạt động và tiếp thị
-
Mở rộng thị trường hoạt động thúc đẩy năng xuất kinh doanh
-
Tạo sự tin tưởng đối với khách hàng mà doanh nghiệp đang phục vụ từ xa
-
Cần một địa chỉ đẹp với chi phí thấp cho doanh nghiệp
Lựa chọn được nơi thuê văn phòng ảo uy tín, chất lượng
Alt: Văn phòng ảo là gì? Nên thuê văn phòng ảo ở đâu
Để tìm được một đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín và chất lượng không hề khó. Nhưng cũng không thật sự là dễ khi có rất nhiều đơn vị cho thuê và đặc biệt đối với người thiếu kinh nghiệm. Vì thế rất dễ thuê phải đơn vị kém uy tín, làm ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Thế nên, để khách hàng có thể yên tâm trong việc tìm nơi thuê văn phòng ảo. Viện Kế Toán cũng cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đầy uy tín và chất lượng. Với nhiều năm làm việc trong lĩnh vực và phục vụ cho doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. Từ đó giúp khách hàng thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
Phân tích các rủi ro có thể xảy ra
Bên cạnh những những thuận lợi mà văn phòng ảo mang lại thì cũng có một số những rủi ro mà doanh nghiệp sẽ phải đối mặt khi thuê văn phòng ảo. Đặc biệt là khi thuê phải những văn phòng kém chất lượng và không có sự uy tín. Những rủi ro thường dễ mắc phải khi thuê văn phòng ảo như:
Alt: Các rủi ro dễ gặp phải khi thuê văn phòng ảo kém chất lượng
Gặp các vấn đề về pháp lý
Đây là rủi ro đầu tiên có thể sẽ ảnh hưởng đến công ty nếu như bạn không biết lựa chọn nơi uy tín để thuê. Điều này sẽ dễ khiến cho doanh nghiệp của bạn vướng vào pháp luật và mắc phải nhiều nguy hại cho doanh nghiệp.
Thất lạc thư từ và bưu phẩm
Những bên cho thuê văn phòng ảo sẽ đảm nhận việc giao nhận thư từ, bưu phẩm và đón tiếp đối tác thay cho doanh nghiệp. Đây tưởng chừng như là một điều tốt đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên nó lại là một điều không tốt nhất là khi nhân viên bên cho thuê văn phòng thiếu chuyên nghiệp sẽ làm thất lạc thư từ bưu phẩm và mất đi khách hàng cho doanh nghiệp.
Chất lượng dịch vụ kém
Các văn phòng kém chất chất lượng và không uy tín thường sẽ không chú ý đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng. Vì thế, nếu thuê phải văn phòng của những đơn vị dỏm và lơ là trong khâu quản lý. Đặc biệt là thư từ hay các bưu phẩm, đón tiếp khách hàng sẽ khiến cho bên thuê phải chịu rất nhiều tổn thất cho hoạt động kinh doanh.