Hướng Dẫn Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Tên Hàng Hóa
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hóa đơn điện tử là chứng từ bắt buộc, vừa để ghi nhận doanh thu, chi phí, vừa làm căn cứ kê khai, nộp thuế. Tuy nhiên, thực tế sử dụng cho thấy việc lập hóa đơn điện tử có thể phát sinh sai sót, đặc biệt là sai tên hàng hóa. Đây là lỗi khá phổ biến, ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý của hóa đơn, quyền lợi của doanh nghiệp và nghĩa vụ thuế.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa, đồng thời phân tích những điểm mới trong quy trình điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1. Cơ Sở Pháp Lý Về Việc Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Tên Hàng Hóa
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định cụ thể về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót.
Theo đó, trong trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng ghi sai tên hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án xử lý:
-
Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
-
Lập hóa đơn điện tử thay thế.
Cả hai hình thức này đều phải tuân thủ đúng mẫu biểu, quy định về cách ghi nhận, ký số và gửi lại cho người mua hoặc cơ quan thuế.
2. Hai Phương Án Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Tên Hàng Hóa
2.1. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên hàng hóa, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điều chỉnh.
-
Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải thể hiện rõ nội dung:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” -
Hóa đơn điều chỉnh chỉ điều chỉnh phần sai sót (ví dụ sai tên hàng hóa), các nội dung khác không thay đổi vẫn được giữ nguyên.
-
Sau khi lập xong, người bán ký số và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã).
2.2. Lập hóa đơn điện tử thay thế
Trong nhiều trường hợp, việc điều chỉnh không còn phù hợp, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án lập hóa đơn thay thế.
-
Hóa đơn thay thế phải ghi rõ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” -
Hóa đơn mới thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ, có giá trị pháp lý như một chứng từ mới, khắc phục triệt để lỗi ghi sai tên hàng hóa.
-
Sau khi phát hành, người bán ký số và gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã (nếu thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn có mã) trước khi gửi lại cho người mua.
3. Lưu Ý Khi Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Tên Hàng Hóa
Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần chú ý một số quy định quan trọng sau:
-
Xử lý nhiều hóa đơn sai sót cùng lúc: Nếu trong cùng một tháng, người bán lập nhiều hóa đơn điện tử bị sai cùng nội dung (như sai tên hàng, đơn giá, thuế suất…) cho cùng một khách hàng thì được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung. Khi đó, phải kèm theo bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT theo Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
-
Văn bản thỏa thuận: Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận, nêu rõ nội dung sai. Người bán lưu giữ văn bản này để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Nếu người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo trực tiếp hoặc đăng tải trên website (nếu có). -
Ký số bắt buộc: Tất cả hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế đều phải có chữ ký số của người bán để đảm bảo giá trị pháp lý.
4. Hướng Dẫn Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Đã Lập Sai Trong Một Số Trường Hợp Khác
Ngoài sai tên hàng hóa, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định cụ thể các trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh, bao gồm:
-
Thay đổi giá trị hoặc khối lượng hàng hóa.
-
Áp dụng chiết khấu thương mại.
-
Trả lại hàng hóa, dịch vụ.
-
Tổ chức tín dụng hoặc đơn vị cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt hoàn phí dịch vụ.
-
Cung cấp dịch vụ viễn thông và các dịch vụ đặc thù khác.
Trong mỗi trường hợp, cách xử lý về cơ bản vẫn áp dụng hai hình thức: điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập.
5. Những Thay Đổi Về Quy Trình Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót Từ 2025
So với giai đoạn trước đây, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có nhiều điểm mới, nhằm đơn giản hóa và minh bạch hơn trong việc xử lý hóa đơn sai sót:
-
Tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế, tùy tình huống cụ thể, thay vì bắt buộc theo một cách cố định.
-
Quy định rõ ràng hơn về nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng: Cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung, giảm khối lượng công việc và chi phí hành chính.
-
Yêu cầu minh bạch trong thỏa thuận: Bắt buộc có văn bản thỏa thuận giữa hai bên trong trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, nhằm hạn chế tranh chấp và tăng tính pháp lý.
-
Chuẩn hóa biểu mẫu: Việc sử dụng Mẫu số 01/BK-ĐCTT và các phụ lục kèm theo giúp việc quản lý thống nhất trên toàn quốc.
6. Tầm Quan Trọng Của Việc Xử Lý Đúng Hóa Đơn Điện Tử Sai Tên Hàng Hóa
Việc xử lý đúng hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn đảm bảo:
-
Quyền lợi về thuế: Hóa đơn hợp lệ là căn cứ để khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
-
Uy tín với đối tác: Việc chủ động điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn kịp thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
-
Đáp ứng yêu cầu quản lý: Cơ quan thuế có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu thông tin, tránh thất thu thuế.
Kết Luận
Sai sót trên hóa đơn điện tử, đặc biệt là sai tên hàng hóa, là tình huống phổ biến trong thực tiễn. Tuy nhiên, nhờ có các quy định chi tiết tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn xử lý phù hợp hơn, từ điều chỉnh đến thay thế hóa đơn.
Doanh nghiệp cần nắm vững quy trình, lưu ý về văn bản thỏa thuận, ký số và biểu mẫu kèm theo để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Việc xử lý đúng, kịp thời không chỉ giúp hóa đơn điện tử hợp lệ mà còn góp phần nâng cao uy tín, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.
Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.
Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói
