NHIỀU DOANH NGHIỆP TIN DÙNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Tại sao nhiều nhà doanh nghiệp chuyển đổi hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử? Bởi chúng tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Đồng thời, có tính bảo mật cao thông tin nội bộ. Chính vì thế, hoá đơn điện tử là giải pháp tuyệt vời trong quản lý hoá đơn. Hãy cùng Vienketoan.vn đi tìm hiểu về hoá đơn điện tử này có gì nhé!
Khái niệm về hoá đơn điện tử
Tìm hiểu về hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là nơi lưu trữ tất cả thông điệp dữ liệu trong doanh nghiệp. Cụ thể là về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được thiết lập tạo, gửi, nhân lưu trữ và quản lý bằng phương tiện thiết bị điện tử. Ngoài ra, hoá đơn điện tử được thiết lập trên hệ thống máy tính của tổ chức đã cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ được lưu trữ trên máy tính của các bộ phận theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hoá đơn điện tử phổ biến
-Hoá đơn xuất khẩu
-Hoá đơn giá trị tăng
-Hoá đơn bán hàng
-Các hoá đơn khác như vé xe, tàu, phiếu bảo hiểm, tiền điện nước,..
-Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế
-Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng
-Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, hàng thuỷ, hay đường sắc,..
Một hoá đơn điện tử cần có
1.Tên hoá đơn, mã số thứ tự, ký hiệu và ký mẫu hoá đơn.
2.Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán hàng, dịch vụ.
3.Tên, địa chỉ, mã số của người mua hàng, sử dụng dịch vụ.
4.Tên dịch vụ, hàng hóa, đơn vị tính, số lượng và đơn giá từng hàng hoá, dịch vụ. Hoá đơn phải có chỗ ghi tiền bằng số và bằng chữ. Riêng với hoá đơn giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng. Và tổng giá trị cần thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Nội dung cần thiết ở một hoá đơn
5.Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật người bán. Bao gồm ngày, tháng, năm thành lập, tạo ra và gửi. Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật người mua với trường hợp họ là đơn vị kế toán.
6.Hoá đơn được ghi bằng hoàn toàn tiếng Việt. Đối với các trường hợp ghi tên nước ngoài thì sẽ đặt bên phải và trong ngoặc đơn (). Hay có thể đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với kích thước nhỏ hơn. Các chữ số được ghi theo chữ số tự nhiên. Tuy nhiên, sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, triệu tỷ,... phải đặt dấu (.). Còn nếu ghi chữ số sau hàng đơn vị phải có thêm dấu phẩy (,) sau hàng đơn vị.
Quy định sử dụng hoá đơn điện tử
-Nguyên tắc của hoá đơn này là xác định sso hoá đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Và mỗi số hoá đơn chỉ được lập lại một lần. Tránh trường hợp trùng lặp tạo khó khăn quản lý.
-Điều kiện đảm bảo hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý:
+Độ uy tín, tin cậy về tính toán toàn bộ thông tin toàn vẹn có chứa trong hoá đơn được tạo ra.
+Có tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là những thông tin gốc chưa bị thay đổi. Ngoài các thay đổi về hình thức hoá đơn trong quá trình trao đổi, lưu trữ.
+Thông tin trong hoá đơn có thể trực tiếp truy cập và sử dụng được trong dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Quy định dùng hóa đơn điện tử
Cách lưu trữ hoá đơn điện tử
-Cách tiến hành lưu trữ hoá đơn điện tử nằm trong Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/3011/TT - BTC.
+Đối với người bán, người mua dùng hoá đơn điện tử để lưu trữ số liệu, ghi chép sổ kế toán. Hay có thể dùng trong lập báo cáo tài chính. Tất cả thông tin được lưu trữ theo thời gian quy định của Luật Kế toán.
+Người bán và người mua là các đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp biện pháp hóa đơn. Và có trách nhiệm sao chép dữ liệu hoá đơn ra các vật mang tin. Cụ thể như đĩa Flash USB, đĩa CD,DVD và các thiết bị sao chép như ổ cứng,..
-Các điều kiện cần thoả mãn như sau:
+Nội dung thông tin trong hoá đơn có quyền truy cập và sử dụng để tham chiếu, làm chứng khi cần thiết.
+Nội dung thông tin trong hoá đơn được lưu trữ trong hệ thống mà nó được tạo ra. Hay trong hình thức gửi, nhận, trong khuôn dạng cho phép. Miễn là xác định chính xác nội dung hoá đơn đó.
+Hoá đơn điện tử cho phép lưu trữ theo một hình thức nhất định. Cho phép xác minh nguồn gốc khởi tạo, ngày giờ gửi và nhận, địa điểm của hoá đơn.
Kết luận
Hóa đơn điện tử là sự lựa chọn thông minh từ các nhà doanh nghiệp. Sự tiện ích và tối ưu hầu hết kinh phí và thời gian nhân sự. Cũng như, nâng cao hiệu suất làm việc trong thời đại công nghệ tiên tiến. Vì thế, nếu bạn quan tâm đến lĩnh vực dịch vụ kế toán doanh nghiệp. Hãy đến với Vienketoan.vn để có những hỗ trợ tư vấn chi tiết nhất nhé!
