Phân Biệt Thời Điểm Lập Và Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN 2025

Từ năm 2025, quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có một số điểm mới đáng lưu ý. Đặc biệt, cần phân biệt rõ thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và tránh các sai sót không đáng có.

1. Phân Biệt Lập Và Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp và kế toán còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm “lập chứng từ” và “cấp chứng từ”. Tuy nhiên, đây là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau với mục đích và thời điểm thực hiện riêng biệt.

Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là việc doanh nghiệp ghi nhận thông tin khấu trừ thuế của người lao động, tạo chứng từ trên hệ thống (thường là hệ thống điện tử). Việc này có thể diễn ra hàng tháng hoặc hàng quý, tương ứng với thời điểm khấu trừ thuế và nộp ngân sách nhà nước.

Ngược lại, cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là việc giao bản chứng từ đã lập cho người lao động. Doanh nghiệp chỉ thực hiện việc cấp này khi:

• Người lao động có yêu cầu;

• Hoặc đến kỳ quyết toán thuế (thường vào đầu năm sau).

Như vậy, việc lập chứng từ là công việc nội bộ, còn việc cấp chứng từ là nghĩa vụ với người lao động khi có yêu cầu.

2. Thời Điểm Lập Và Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Theo Quy Định Mới

2.1. Thời Điểm Lập Chứng Từ Khấu Trừ Thuế

Căn cứ theo Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN được xác định tại thời điểm tổ chức thực hiện khấu trừ thuế. Cụ thể:

“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức chi trả thu nhập phải lập chứng từ khấu trừ hoặc biên lai cho người bị khấu trừ.”

Tức là, ngay khi thực hiện khấu trừ thuế từ tiền lương, thù lao hay các khoản chi trả khác, doanh nghiệp phải lập chứng từ để ghi nhận.

2.2. Thời Điểm Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế

Việc cấp chứng từ được quy định tại Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, với nội dung cụ thể như sau:

• Đối với người lao động không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng: Có thể cấp chứng từ khấu trừ ngay sau từng lần khấu trừ, hoặc cấp gộp một lần cuối kỳ tính thuế nếu người lao động có yêu cầu.

• Đối với người lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ cần cấp 01 chứng từ khấu trừ trong năm, nếu người lao động có yêu cầu (thường là vào kỳ quyết toán thuế TNCN).

• Trường hợp người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Doanh nghiệp không bắt buộc phải cấp chứng từ.

Như vậy, việc cấp chứng từ không bắt buộc thực hiện ngay sau khi lập, mà phụ thuộc vào yêu cầu của người lao động hoặc thời điểm quyết toán.

3. Doanh Nghiệp Có Bắt Buộc Phải Cấp Chứng Từ Ngay Không?

Câu trả lời là không bắt buộc. Theo quy định hiện hành:

• Doanh nghiệp chỉ cần cấp chứng từ khi người lao động có nhu cầu hoặc

• Đến kỳ quyết toán thuế TNCN, người lao động cần chứng từ để làm thủ tục tự quyết toán với cơ quan thuế.

Nếu cá nhân không yêu cầu và đã ủy quyền quyết toán, doanh nghiệp không phải cấp.

Điều này giúp giảm tải công việc hành chính, đồng thời tạo sự linh hoạt trong quản lý thuế tại các doanh nghiệp.

4. Nội Dung Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Năm 2025

Theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự;

• Thông tin của tổ chức chi trả thu nhập: tên, địa chỉ, mã số thuế;

• Thông tin của người nhận thu nhập: tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân), số điện thoại, quốc tịch (nếu không phải công dân Việt Nam);

• Các khoản thu nhập trả, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế;

• Các khoản bảo hiểm bắt buộc, các khoản từ thiện, khuyến học được trừ;

• Số tiền thuế đã khấu trừ;

• Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

• Chữ ký của người trả thu nhập (chữ ký số nếu là chứng từ điện tử).

5. Mẫu Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Mới Nhất

Một số mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được áp dụng từ năm 2025 gồm:

• Mẫu số 03/TNCN: Áp dụng cho cá nhân có thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.

• Mẫu số 01/CTKT-TMĐ: Dành cho hộ, cá nhân kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử.

Các mẫu này được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 117/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp sử dụng đúng biểu mẫu theo từng loại hình thu nhập.

Kết Luận