4 cách quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, hiệu quả

Quản lý hóa đơn điện tử đúng cách sẽ giúp cho các tổ chức, đơn vị kinh doanh kiểm soát tốt dòng tiền ra - vào, tránh thất thoát. Vậy, làm thế nào để quản lý hiệu quả hóa đơn điện tử? 4 cách trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời được câu hỏi này.

1. Quy định pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử

Pháp luật đã ban hành những quy định về việc quản lý hóa đơn điện tử giúp người dân thực hiện đúng. Theo đó:
- “Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định này” (Khoản 2 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
- Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu (Khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Quy định pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử
Sau khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các sơ sở kinh doanh phải quản lý hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật

2. Hướng dẫn 4 cách quản lý hóa đơn điện tử hiện nay

2.1. Tạo tài khoản email chuyên dùng để quản lý hóa đơn điện tử
Bạn cần tạo 1 tài khoản email chuyên dùng để lưu trữ và trao đổi hóa đơn với các bên khách hàng, đối tác.
- Về ưu điểm: Dễ dàng thống kê, theo dõi, tìm kiếm hóa đơn, tránh nhầm lẫn với các email công việc khác.
- Về nhược điểm: Mất thời gian nhập liệu, sao kê thủ công lên phần mềm kế toán và có khả năng mất dữ liệu khi email bị khóa.
Tạo tài khoản email chuyên dùng để quản lý hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể lập tài khoản email riêng để quản lý hóa đơn điện tử
2.2. Lưu trữ hóa đơn điện tử bằng hình ảnh
Ngoài cách tạo email, các cơ sở kinh doanh cũng có thể lưu lại ảnh hóa đơn điện tử tại các thư mục và phân loại theo các tiêu chí như ngày tháng, đơn vị cung cấp, phân phối,…
- Về ưu điểm: Dễ thực hiện, phân loại và lưu trữ.
- Về nhược điểm: Có nguy cơ mất dữ liệu khi thiết bị lưu trữ gặp phải sự cố, quy trình lưu trữ còn phức tạp gây mất thời gian quản lý. Đặc biệt là đối với những cơ sở kinh doanh quy mô lớn với lượng hóa đơn phát sinh liên tục.
2.3. Thống kê hóa đơn điện tử bằng file Excel
Thống kê hóa đơn bằng file Excel cũng là 1 trong số những cách quản lý phổ biến đối với nhiều cơ sở kinh doanh. Sau khi chuyển/nhận hóa đơn điện tử qua email, kế toán sẽ thực hiện nhập liệu lên file Excel và gắn kèm link hóa đơn để tiến hành quản lý tổng thể.
- Về ưu điểm: Dễ thống kê, tra cứu, phân loại và hỗ trợ nhiều tính năng có ích trong công tác kế toán.
- Về nhược điểm: Có thể xảy ra sai sót khi nhập số liệu trong quá trình từ hóa đơn đến file Excel và từ file Excel đến phần mềm kế toán
2.4. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử ra đời đã giải quyết được các nhược điểm của 3 cách thức thủ công kể trên.
Về ưu điểm:
- Tích hợp nhiều tính năng quản lý giúp dễ dàng kiểm soát, theo dõi, tra cứu hóa đơn điện tử.
- Hạn chế sai sót do tính năng đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán và tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
- Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí quản lý hóa đơn.
Về nhược điểm: Không miễn phí như các cách làm thủ công.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử là lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp hiện nay

Kết,