Cách xử lý khi khách hàng không lấy hóa đơn GTGT

Bài viết này Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý các tình huống khách hàng không lấy hóa đơn, cách viết hóa đơn và kê khai thuế đúng quy định.

I. Căn cứ pháp lý

Để xử lý đúng các tình huống khách hàng không lấy hóa đơn GTGT, các doanh nghiệp cần căn cứ vào những quy định sau:

• Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính quy định về việc lập hóa đơn GTGT.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015, sửa đổi bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 hướng dẫn về việc lập hóa đơn.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn về việc kê khai thuế GTGT.

Các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về trách nhiệm xuất hóa đơn trong các tình huống khách không lấy hóa đơn.

II. Các trường hợp người mua không lấy hóa đơn VAT

1. Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn có giá trị từ 200.000 đồng trở lên

Theo Điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi từ Thông tư 39/2014/TT-BTC, nếu giá trị giao dịch từ 200.000 đồng trở lên, dù khách có yêu cầu hay không, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn cho khách hàng. Trong trường hợp khách không cung cấp thông tin như mã số thuế, tên, địa chỉ, thì doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn với tiêu đề ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Khách lẻ không lấy hóa đơn”.

Ví dụ: Khi bán hàng hóa có giá trị 250.000 đồng cho một khách hàng không lấy hóa đơn, bạn vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ "Khách lẻ không lấy hóa đơn". Điều này là bắt buộc, dù khách hàng không yêu cầu hóa đơn.

2. Trường hợp người mua không lấy hóa đơn có giá trị dưới 200.000 đồng

Căn cứ Điều 16 Thông tư 153/2010/TT-BTC, đối với những giao dịch có giá trị dưới 200.000 đồng, nếu khách không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn cho từng lần bán. Tuy nhiên, cuối ngày, doanh nghiệp cần lập một hóa đơn tổng hợp, ghi rõ tổng số tiền bán kèm theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ trong ngày.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bán một chiếc áo có giá 150.000 đồng và khách không yêu cầu hóa đơn, bạn không cần lập hóa đơn cho giao dịch này, nhưng vào cuối ngày, doanh nghiệp cần lập một hóa đơn tổng hợp cho tất cả các giao dịch trong ngày với tổng số tiền bán là 1.500.000 đồng.

3. Trường hợp khách hàng đã tạm ứng dịch vụ nhưng hủy dịch vụ không lấy hóa đơn

Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi cung cấp dịch vụ mà khách hàng đã thanh toán tiền trước nhưng sau đó hủy dịch vụ, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn đã lập và thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT.

Ví dụ: Nếu khách hàng đã tạm ứng 1.000.000 đồng cho một dịch vụ nhưng sau đó hủy dịch vụ, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn đã xuất và gửi thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế.

III. Cách xử lý khi khách hàng không lấy hóa đơn (khách lẻ không lấy hóa đơn)

1. Cách viết hóa đơn GTGT khi khách không lấy hóa đơn

Khi khách hàng không nhận hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn GTGT và ghi rõ các thông tin sau:

• Tên người mua hàng: Ghi rõ "Người mua không lấy hóa đơn" hoặc "Khách lẻ không lấy hóa đơn".
• Địa chỉ: Không cần ghi, để trống.
• Mã số thuế: Nếu khách không cung cấp mã số thuế, bạn không cần điền thông tin này.

Ví dụ: Nếu bạn bán một sản phẩm với giá trị 500.000 đồng và khách không lấy hóa đơn, bạn sẽ xuất hóa đơn với tiêu đề “Người mua không lấy hóa đơn” và không cần điền địa chỉ và mã số thuế của khách.

2. Cách kê khai hóa đơn GTGT khi khách không lấy hóa đơn

Mặc dù khách không nhận hóa đơn, bạn vẫn phải kê khai thuế GTGT giống như các hóa đơn bình thường. Việc kê khai sẽ thực hiện theo quy trình như sau:

• Bước 1: Lập hóa đơn GTGT đầy đủ, ghi rõ “Khách lẻ không lấy hóa đơn” nếu khách không cung cấp thông tin.
• Bước 2: Kê khai thuế GTGT theo quy định, trong đó hóa đơn này được tính vào tổng doanh thu của doanh nghiệp và thuế GTGT phải nộp.

Các bạn cần lưu ý rằng việc kê khai thuế cần phải đầy đủ và chính xác, tránh trường hợp bị phạt do kê khai thiếu hoặc sai sót.

IV. Câu hỏi thường gặp về các trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn VAT

1. Người nước ngoài đến Việt Nam mua hàng, khách không lấy hóa đơn thì ghi thông tin xuất hóa đơn như thế nào?

Đối với khách nước ngoài, theo Điểm b Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu khách không cung cấp địa chỉ, bạn cần thay thế thông tin địa chỉ bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách.

2. Trường hợp bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại thì xuất hóa đơn như thế nào?

Căn cứ Điểm c Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu bán hàng cho khách lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại và khách không yêu cầu hóa đơn, trên hóa đơn chỉ cần ghi rõ "Khách lẻ không lấy hóa đơn". Không cần ghi thông tin về tên, địa chỉ hay mã số thuế của người mua.

3. Người mua không cung cấp thông tin xuất hóa đơn thì không xuất hóa đơn có được không?

Không. Mặc dù người mua không cung cấp thông tin để xuất hóa đơn, bạn vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ "Người mua không lấy hóa đơn". Việc không xuất hóa đơn sẽ khiến doanh nghiệp bị phạt vì hành vi trốn thuế và không tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Như vậy, dù khách hàng có nhận hóa đơn hay không, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc xuất hóa đơn GTGT và kê khai thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.
>>>> Xem thêm: Các quy định và cách xử lý hóa đơn GTGT khi khách hàng không lấy

Nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về quy định thuế, hãy liên hệ liên hệ ngay với Viện Kế Toán – Công ty cung cấp dịch vụ kế toán qua HOTLINE: 0916.636.419.