Hướng Dẫn Chi Tiết Thủ Tục Đăng Ký Tham Gia BHXH Và Cấp Sổ BHXH

Bảo hiểm xã hội (BHXH) là chính sách an sinh quan trọng, góp phần đảm bảo quyền lợi lâu dài của người lao động cũng như trách nhiệm của người sử dụng lao động. Theo Quyết định 863/QĐ-BNV năm 2025, thủ tục đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH đã được hướng dẫn chi tiết, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan quản lý.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu đầy đủ về thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện, yêu cầu và điều kiện khi đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH.

1. Thành phần hồ sơ đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH

Thành phần hồ sơ sẽ khác nhau tùy theo đối tượng tham gia. Theo Quyết định 863/QĐ-BNV năm 2025, hồ sơ được chia thành ba nhóm chính: đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, đối tượng quản lý doanh nghiệp/kinh doanh cá thể và đối tượng tham gia BHXH tự nguyện.

1.1. Đối với đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

Người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc sẽ được người sử dụng lao động lập hồ sơ đăng ký. Thành phần bao gồm:

Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người sử dụng lao động kèm theo danh sách đầy đủ người lao động thuộc diện tham gia.
Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của từng người lao động theo mẫu quy định.

Như vậy, trách nhiệm chính thuộc về người sử dụng lao động trong việc lập, kê khai và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

1.2. Đối với chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương

Theo Luật Hợp tác xã 2023 và các văn bản hướng dẫn, nhóm đối tượng này bao gồm:

Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn của Nhà nước hoặc phần vốn của doanh nghiệp khác.
Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên, cùng các chức danh quản lý khác trong hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã nhưng không hưởng tiền lương.

Những đối tượng này tự nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. Thành phần hồ sơ chỉ cần:

Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người lao động.

1.3. Đối với đối tượng tham gia BHXH tự nguyện

Người lao động tham gia BHXH tự nguyện sẽ trực tiếp lập hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH. Hồ sơ bao gồm:

Tờ khai đăng ký tham gia BHXH tự nguyện theo mẫu.

1.4. Cách thức nộp hồ sơ

Người tham gia có thể lựa chọn một trong ba cách sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH.
Nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công.
Nộp gián tiếp thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

Việc đa dạng hóa hình thức nộp hồ sơ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và phù hợp với điều kiện thực tế của từng cá nhân, tổ chức.

2. Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH

Thủ tục đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH được tiến hành theo hai bước cơ bản.

2.1. Bước 1: Nộp hồ sơ

Đối với người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc: Người sử dụng lao động phải kê khai và nộp toàn bộ hồ sơ cho cơ quan BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.
Đối với chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương: Các đối tượng này cũng phải tự nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày trở thành đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Đối với người tham gia BHXH tự nguyện: Người lao động trực tiếp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tại địa phương nơi cư trú.
Trường hợp đặc biệt: Người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng được quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng năm 2020 cần hoàn tất việc nộp hồ sơ tham gia BHXH trước khi xuất cảnh.

2.2. Bước 2: Giải quyết hồ sơ và cấp sổ BHXH

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc từ chối cấp sổ, cơ quan BHXH phải có văn bản trả lời, nêu rõ lý do để người lao động hoặc người sử dụng lao động biết và bổ sung kịp thời.

Việc rút ngắn thời gian xử lý xuống còn 05 ngày làm việc theo Quyết định 863/QĐ-BNV năm 2025 đã giúp thủ tục trở nên nhanh gọn, hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng tồn đọng và chậm trễ trong cấp sổ BHXH.

3. Yêu cầu và điều kiện khi thực hiện thủ tục hành chính

Để thủ tục đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH được thực hiện đúng quy định, người lao động và người sử dụng lao động cần lưu ý một số yêu cầu sau:

3.1. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

Người sử dụng lao động phải:

Lập danh sách người lao động tham gia BHXH bắt buộc.
Kê khai đầy đủ thông tin và nộp hồ sơ đúng thời hạn 30 ngày kể từ khi phát sinh quan hệ lao động thuộc diện tham gia BHXH.
Đảm bảo không để người lao động bị gián đoạn quyền lợi do chậm trễ hoặc thiếu sót trong quá trình nộp hồ sơ.

3.2. Trách nhiệm của các đối tượng tự nộp hồ sơ

Chủ hộ kinh doanh, người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, đại diện phần vốn nhà nước hoặc phần vốn của doanh nghiệp khác, cùng các thành viên hợp tác xã không hưởng lương… có trách nhiệm tự mình nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày.

Việc nộp đúng hạn sẽ giúp bảo đảm tính liên tục trong quá trình tham gia BHXH, đồng thời là cơ sở để được cấp sổ BHXH và hưởng các chế độ sau này.

3.3. Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài

Người lao động cần hoàn thành thủ tục tham gia BHXH trước khi xuất cảnh để đảm bảo quyền lợi, đặc biệt là các chế độ hưu trí, tử tuất, cũng như bảo lưu thời gian đóng BHXH khi về nước.

4. Ý nghĩa của việc đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH

Việc tham gia và được cấp sổ BHXH không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng:

Bảo đảm quyền lợi an sinh xã hội: Người lao động được hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất…
Tạo cơ sở pháp lý minh bạch: Sổ BHXH là bằng chứng xác thực về quá trình đóng, giúp giải quyết nhanh gọn khi có phát sinh quyền lợi.
Góp phần ổn định quan hệ lao động: Khi cả người sử dụng lao động và người lao động tuân thủ đúng quy định, sẽ hạn chế tranh chấp, đồng thời nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
Hỗ trợ quản lý nhà nước: Dữ liệu BHXH đồng bộ giúp cơ quan quản lý giám sát tốt hơn, triển khai chính sách an sinh hiệu quả hơn.

Kết luận

Thủ tục đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH theo Quyết định 863/QĐ-BNV năm 2025 đã có nhiều điểm cải tiến, rút ngắn thời gian giải quyết và tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp. Việc nắm rõ thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện, yêu cầu và điều kiện sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Trong bối cảnh hệ thống an sinh xã hội ngày càng được hoàn thiện, mỗi cá nhân và doanh nghiệp cần chủ động thực hiện đúng quy định về BHXH. Đây không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách để bảo vệ chính mình trước những rủi ro trong cuộc sống và công việc.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói