Hướng Dẫn Xử Lý Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Điện Tử Bị Sai

Thuế TNCN là một trong những loại thuế quan trọng, gắn liền với nghĩa vụ của người lao động và trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập. Trong quá trình thực hiện, việc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có thể phát sinh sai sót. Do đó, việc nắm rõ cách xử lý chứng từ sai và thời điểm cấp chứng từ là rất cần thiết để tránh rủi ro pháp lý.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời giới thiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2025.

1. Cơ Sở Pháp Lý Liên Quan Đến Thuế TNCN

Ngày 28/8/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, nội dung liên quan trực tiếp đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử được quy định tại Điều 34a và Điều 34b.

Đặc biệt, theo dự kiến, Luật Thuế TNCN 2025 sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 và vẫn giữ nguyên mức thuế suất TNCN cao nhất 35%. Đây là điểm mà người nộp thuế và tổ chức khấu trừ cần lưu ý trong việc chuẩn bị cho giai đoạn áp dụng luật mới.

2. Hướng Dẫn Xử Lý Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Điện Tử Bị Sai

Trong thực tế, việc lập sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân như sai thông tin cá nhân, sai số tiền thu nhập, sai mã số thuế hoặc lỗi kỹ thuật.

2.1. Nguyên tắc xử lý chứng từ điện tử sai sót

Theo khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai, tổ chức khấu trừ phải xử lý theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử đã lập quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Điều này có nghĩa là:

Nếu phát hiện chứng từ đã lập sai, tổ chức chi trả thu nhập phải lập thông báo hủy bỏ hoặc điều chỉnh.
Đồng thời, phải gửi Thông báo chứng từ đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP đến cơ quan thuế quản lý.
Sau khi hoàn tất thông báo, tổ chức khấu trừ mới được lập lại chứng từ đúng để thay thế.

2.2. Trách nhiệm của tổ chức khấu trừ thuế

Tổ chức khấu trừ không chỉ có trách nhiệm nộp thuế đúng, đủ mà còn phải bảo đảm tính chính xác của chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Nếu chứng từ bị sai nhưng không được xử lý kịp thời, có thể dẫn đến rủi ro:

Người nộp thuế không quyết toán được thuế TNCN.
Phát sinh khiếu nại, tranh chấp về số tiền thuế bị khấu trừ.
Bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.

Như vậy, khi phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai, tổ chức chi trả thu nhập phải nhanh chóng thông báo và điều chỉnh theo đúng quy định để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.

3. Hướng Dẫn Thời Điểm Cấp Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bước quan trọng giúp người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế đúng hạn. Tuy nhiên, thời điểm cấp chứng từ có sự phân biệt rõ ràng theo đối tượng.

3.1. Căn cứ pháp lý

Theo Công văn 2807/DON-QLDN1 ngày 28/8/2025 của Cục Thuế tỉnh Đồng Nai và khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được chia thành các trường hợp cụ thể.

3.2. Các trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế:
Nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức chi trả thu nhập, thì không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế.
Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên:
Tổ chức chi trả thu nhập chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế cho cá nhân. Điều này giúp giảm tải thủ tục hành chính và thuận tiện cho quá trình quyết toán.
Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng:
Tổ chức chi trả thu nhập có thể cấp chứng từ khấu trừ thuế cho từng lần khấu trừ hoặc cấp gộp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ trong năm nếu cá nhân có yêu cầu.

Quy định này tạo sự linh hoạt và đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế khi có nhiều nguồn thu nhập hoặc làm việc ngắn hạn.

4. Mẫu Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Mới Nhất 2025

Cùng với Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Bộ Tài chính đã ban hành mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới, bảo đảm đồng bộ với hệ thống dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

Một số điểm nổi bật của mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025:

Bổ sung trường thông tin định danh cá nhân.
Chuẩn hóa định dạng dữ liệu theo hệ thống quản lý thuế điện tử.
Đảm bảo kết nối, tra cứu dễ dàng trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Việc sử dụng mẫu chứng từ mới không chỉ giúp minh bạch hóa thông tin mà còn tạo thuận lợi cho cả người nộp thuế và tổ chức khấu trừ trong công tác quản lý thuế TNCN.

5. Lưu Ý Khi Xử Lý Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN

Để tránh sai sót và rủi ro, các tổ chức chi trả thu nhập cần lưu ý:

Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân (họ tên, mã số thuế, số CCCD) trước khi phát hành chứng từ.
Đối chiếu số liệu khấu trừ với bảng lương và dữ liệu kê khai thuế.
Sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử tích hợp để hạn chế lỗi.
Thực hiện đúng quy trình thông báo, điều chỉnh theo mẫu biểu ban hành.

Người lao động cũng cần thường xuyên kiểm tra chứng từ khấu trừ thuế TNCN của mình, để kịp thời yêu cầu điều chỉnh nếu phát hiện thông tin chưa chính xác.

6. Kết Luận

Thuế TNCN là nghĩa vụ tài chính quan trọng, do đó việc lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải chính xác và đúng quy định. Trong trường hợp phát hiện sai sót, tổ chức chi trả thu nhập cần xử lý theo hướng dẫn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời cấp chứng từ đúng thời điểm cho từng đối tượng.

Việc tuân thủ quy định không chỉ giúp tổ chức tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động trong quá trình quyết toán thuế.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.
Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói