Hướng dẫn khai quyết toán thuế TNCN trả từ tiền lương, tiền công theo Quyết định 3078/QĐ-BTC

Ngày 03/09/2025, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 3078/QĐ-BTC công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực quản lý thuế. Một trong những nội dung đáng chú ý là hướng dẫn khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với tiền lương, tiền công mà các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cần đặc biệt lưu ý.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết quy trình thực hiện, nguyên tắc quản lý thuế cũng như các khoản thu nhập được miễn thuế để giúp người nộp thuế dễ dàng thực hiện đúng quy định pháp luật.

1. Hướng dẫn khai quyết toán thuế TNCN trả từ tiền lương, tiền công theo Quyết định 3078/QĐ-BTC

Theo Quyết định 3078/QĐ-BTC năm 2025, tại thủ tục số 58 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo, việc khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công được quy định cụ thể như sau:

1.1 Trình tự thực hiện

• Bước 1: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai quyết toán thuế theo mẫu quy định. Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

• Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ:

  • Nếu nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi qua đường bưu chính, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và giải quyết theo quy định.

  • Nếu nộp qua giao dịch điện tử, toàn bộ quá trình tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi (nếu có) sẽ được thực hiện qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

1.2 Cách thức thực hiện

Người nộp thuế có thể lựa chọn một trong ba cách sau:

1. Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế quản lý.

2. Gửi qua dịch vụ bưu chính.

3. Nộp trực tuyến qua giao dịch điện tử, cụ thể là Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN.

1.3 Thành phần và số lượng hồ sơ

Một bộ hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN (áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công).

• Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.

• Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.

• Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.

Tất cả các mẫu biểu trên được quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC.

1.4 Thời hạn giải quyết

Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN không yêu cầu cơ quan thuế trả kết quả cho người nộp thuế. Nghĩa là sau khi nộp hồ sơ đúng hạn và đúng quy định, nghĩa vụ kê khai được xem là đã hoàn thành.

1.5 Đối tượng thực hiện

Đối tượng phải thực hiện thủ tục hành chính này là tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.

1.6 Cơ quan giải quyết

Cơ quan thuế các tỉnh, thành phố hoặc cơ quan thuế trực thuộc địa bàn nơi người nộp thuế đăng ký quản lý.

1.7 Lệ phí

Theo quy định, thủ tục này không thu lệ phí.

2. Các nguyên tắc quản lý thuế hiện nay

Việc khai quyết toán thuế TNCN cần gắn liền với các nguyên tắc quản lý thuế được quy định tại Điều 5 Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 56/2024/QH15). Các nguyên tắc cơ bản bao gồm:

• Bảo đảm nghĩa vụ thuế: Mọi tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh đều có trách nhiệm nộp thuế đầy đủ, đúng hạn theo quy định.

• Công khai, minh bạch: Cơ quan quản lý thuế và các cơ quan liên quan phải thực hiện công khai, minh bạch trong hoạt động quản lý, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế.

• Trách nhiệm của công chức thuế: Cán bộ thuế phải giải quyết hồ sơ trên cơ sở hồ sơ, tài liệu do người nộp thuế cung cấp, dữ liệu của cơ quan quản lý thuế và thông tin từ các cơ quan có thẩm quyền.

• Ứng dụng công nghệ thông tin: Khuyến khích cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý thuế, phù hợp với thông lệ quốc tế.

• Quản lý rủi ro: Thực hiện nguyên tắc quản lý rủi ro nhằm phân loại, đánh giá, giảm thiểu sai phạm trong kê khai và nộp thuế.

• Biện pháp ưu tiên: Một số đối tượng hàng hóa xuất nhập khẩu có thể được áp dụng thủ tục ưu tiên theo pháp luật hải quan và quy định của Chính phủ.

Những nguyên tắc này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý thuế mà còn giúp người nộp thuế yên tâm thực hiện nghĩa vụ, hạn chế rủi ro pháp lý.

3. Các khoản thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân

Bên cạnh các khoản thu nhập chịu thuế, pháp luật hiện hành cũng quy định nhiều trường hợp được miễn thuế TNCN. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm bớt gánh nặng tài chính cho người lao động, đồng thời khuyến khích phát triển kinh tế – xã hội. Một số khoản thu nhập được miễn thuế bao gồm:

• Thu nhập từ kiều hối: Khoản tiền mà cá nhân nhận được từ thân nhân ở nước ngoài gửi về.

• Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản giữa thân nhân: Bao gồm cha mẹ – con, vợ – chồng, ông bà – cháu, anh chị em ruột.

• Thu nhập từ tiền lương, tiền công của thuyền viên: Làm việc cho hãng tàu nước ngoài hoặc vận tải quốc tế.

• Thu nhập từ học bổng: Gồm học bổng từ ngân sách nhà nước, các tổ chức trong và ngoài nước theo quy định.

• Thu nhập từ bảo hiểm: Tiền bồi thường bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai nạn.

• Khoản phụ cấp, trợ cấp theo quy định: Như phụ cấp quốc phòng, an ninh, trợ cấp một lần khi sinh con, trợ cấp thôi việc, trợ cấp thất nghiệp.

• Các khoản hỗ trợ mang tính nhân đạo: Ví dụ như khoản tiền hỗ trợ khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, tai nạn lao động.

Việc nắm rõ các khoản thu nhập miễn thuế giúp cá nhân xác định chính xác nghĩa vụ nộp thuế, tránh tình trạng nộp thừa hoặc thiếu, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

4. Ý nghĩa của việc tuân thủ khai quyết toán thuế TNCN

Khai quyết toán thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn mang nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức, cá nhân:

• Đảm bảo tính minh bạch: Giúp doanh nghiệp và người lao động có báo cáo tài chính rõ ràng, minh bạch, tránh các rủi ro về pháp lý.

• Bảo vệ quyền lợi người lao động: Việc quyết toán đúng giúp cá nhân xác định chính xác số thuế đã nộp, từ đó có thể được hoàn thuế nếu nộp thừa.

• Hạn chế rủi ro xử phạt: Tránh các chế tài xử phạt do chậm nộp, kê khai sai hoặc không nộp hồ sơ.

• Đáp ứng yêu cầu quản lý: Góp phần giúp cơ quan thuế quản lý tốt hơn, đồng thời hỗ trợ hoạch định chính sách tài chính quốc gia.

Kết luận

Quyết định 3078/QĐ-BTC năm 2025 đã bổ sung và làm rõ quy trình khai quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. Đây là căn cứ quan trọng để các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, đảm bảo tuân thủ pháp luật và quyền lợi hợp pháp của mình.

Người nộp thuế cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu, nộp đúng thời hạn và lựa chọn hình thức nộp phù hợp để tránh sai sót. Đồng thời, việc nắm rõ các nguyên tắc quản lý thuế và các khoản thu nhập miễn thuế cũng là yếu tố then chốt giúp thực hiện nghĩa vụ một cách chính xác và hiệu quả.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.
Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói