Lưu Trữ Hóa Đơn Trong Năm 2025 – Quy Định Mới Doanh Nghiệp Cần Biết

Việc lưu trữ hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán, thuế. Từ năm 2025, các yêu cầu bảo quản và lưu trữ hóa đơn – bao gồm hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in – tiếp tục được quy định chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những lưu ý quan trọng về bảo quản, lưu trữ hóa đơn năm 2025, cùng các quy định liên quan đến ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử và các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn.

1. Quy Định Chung Về Bảo Quản, Lưu Trữ Hóa Đơn Năm 2025

1.1. Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả hóa đơn (bao gồm hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử) mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh phát hành hoặc nhận được phải được lưu trữ, bảo quản đảm bảo các yếu tố sau:

Giữ nguyên tính toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.
Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo Luật Kế toán.

Cụ thể, thời hạn lưu trữ được phân chia như sau:

Trong vòng 12 tháng kể từ khi kết thúc kỳ kế toán năm hoặc hoàn thành công việc kế toán, hóa đơn phải được đưa vào hệ thống lưu trữ.
Hóa đơn được sử dụng như chứng từ kế toán để ghi sổ và lập báo cáo tài chính cần lưu trữ ít nhất 10 năm.

1.2. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý:

Hóa đơn phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo khả năng truy cập và tra cứu khi cần thiết.
Doanh nghiệp có thể chọn hình thức lưu trữ phù hợp với đặc thù hoạt động và năng lực công nghệ, miễn đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Hóa đơn điện tử phải in ra giấy hoặc tra cứu trực tuyến được khi cơ quan quản lý hoặc khách hàng yêu cầu.

1.3. Lưu trữ hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Đối với loại hóa đơn này, việc lưu trữ được thực hiện theo tình trạng sử dụng:

Hóa đơn chưa lập: phải bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ chứng từ có giá trị.
Hóa đơn đã lập tại đơn vị kế toán: lưu trữ theo quy định về chứng từ kế toán.
Hóa đơn đã lập tại đơn vị không phải là đơn vị kế toán: lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.

2. Ủy Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử Từ 01/6/2025

Từ ngày 01/6/2025, doanh nghiệp có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, nhưng phải tuân thủ nguyên tắc tại Điều 3 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Đối tượng nhận ủy nhiệm phải đủ điều kiện theo quy định pháp luật.
Việc ủy nhiệm phải được lập thành văn bản và thông báo với cơ quan thuế trước khi thực hiện.
Nội dung hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải đầy đủ, chính xác, tuân thủ định dạng và tiêu chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu trữ cả văn bản ủy nhiệm và các hóa đơn đã lập trong thời gian ủy nhiệm như một phần của hồ sơ kế toán.

3. Các Trường Hợp Phải Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Tạm ngừng kinh doanh hoặc chuyển đổi phương pháp tính thuế dẫn đến không tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
Nhận thông báo cưỡng chế nợ thuế từ cơ quan thuế.
Sử dụng hóa đơn điện tử để buôn bán hàng cấm, hàng giả, hàng nhập lậu, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ và bị cơ quan chức năng phát hiện.

4. Kết Luận

Việc lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý, mà còn là biện pháp giúp doanh nghiệp chủ động trong quản trị, đối soát thông tin và chứng minh giao dịch khi cần. Năm 2025, cùng với sự thay đổi về quy định lập và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý đến thời hạn lưu trữ, hình thức bảo quản và các tình huống dẫn đến việc ngừng sử dụng hóa đơn để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, hợp pháp.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói