Quy định mới về tiêu hủy hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ là một phần không thể thiếu trong công tác kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu thực hiện không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí vướng rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Với việc ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Chính phủ đã đưa ra nhiều sửa đổi, bổ sung quan trọng đối với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó có những nội dung mới liên quan đến việc tiêu hủy hóa đơn, chứng từ, chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy, và lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

1. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Điểm mới đáng chú ý

Khái niệm tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử
Theo điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tiêu hủy hóa đơn điện tử được hiểu là:

“Biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn, chứng từ điện tử.”

Nói cách khác, đây là quá trình xóa vĩnh viễn dữ liệu hóa đơn khỏi hệ thống, không cho phép khôi phục hoặc sử dụng lại thông tin.

Tiêu hủy hóa đơn giấy: Đốt, cắt, xé – nhưng phải đúng cách

Đối với hóa đơn giấy (do cơ quan thuế đặt in hoặc tự in), doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp như:

Đốt cháy hoàn toàn;
Cắt vụn bằng máy hủy tài liệu;
Xé nhỏ và ngâm nước hoặc tiêu hủy bằng phương pháp khác phù hợp.

Quan trọng là sau khi tiêu hủy, các thông tin và số liệu không được phép tái sử dụng hay khôi phục dưới bất kỳ hình thức nào.

Khi nào được tiêu hủy hóa đơn, chứng từ?

Không phải bất kỳ lúc nào doanh nghiệp cũng có quyền tiêu hủy hóa đơn, chứng từ. Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc tiêu hủy chỉ được thực hiện khi:

Hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định:

Thời hạn lưu trữ thông thường: 5 năm;
Một số trường hợp đặc biệt: 10 năm theo Luật Kế toán hoặc Luật Quản lý thuế.

Hóa đơn phải được bảo quản đúng cách trước khi tiêu hủy:

Đảm bảo tính toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi thông tin trong thời gian lưu trữ;
Phải sẵn sàng để in hoặc tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng;
Phải lưu đúng hạn và đúng phương pháp (đối với hóa đơn điện tử là lưu bằng phương tiện điện tử; hóa đơn giấy là lưu trong kho, hồ sơ tài liệu kế toán,...).

Ví dụ thực tiễn

Doanh nghiệp A có hệ thống hóa đơn điện tử lưu trữ từ năm 2019. Đến năm 2025, dữ liệu từ năm 2019 đã hết hạn lưu trữ 5 năm, doanh nghiệp được tiêu hủy các hóa đơn điện tử cũ đó bằng cách xóa hoàn toàn khỏi hệ thống và thực hiện báo cáo tiêu hủy theo đúng quy trình.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy: Khi nào và như thế nào?

Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong một số trường hợp nhất định.

Trường hợp được chuyển đổi:

Có phát sinh nghiệp vụ tài chính và cần hóa đơn giấy để lưu trữ;
Cơ quan nhà nước như thuế, kiểm toán, thanh tra, điều tra có yêu cầu chuyển đổi;
Doanh nghiệp cần in ra để lưu nội bộ hoặc phục vụ kế toán, tài chính.

Điều kiện bắt buộc khi chuyển đổi:

Nội dung trên hóa đơn giấy phải hoàn toàn khớp đúng với bản điện tử gốc;
Hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu trữ, không được sử dụng để giao dịch, thanh toán;
Ngoại lệ duy nhất: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế, thì bản giấy mới có giá trị thanh toán.

3. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Ai được phép?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã được ủy quyền tự lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian, chủ động hơn trong công tác bán hàng và dịch vụ.

Theo Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các điều kiện để doanh nghiệp được lập hóa đơn không mã gồm:

Được cơ quan thuế chấp thuận thông báo sử dụng;
Sử dụng phần mềm lập hóa đơn đạt chuẩn quy định;
Đảm bảo ký số đúng quy định, gửi cho người mua qua phương thức điện tử;
Phải lưu trữ, bảo mật, chống gian lận hóa đơn.

4. Một số lưu ý thực tiễn khi tiêu hủy hóa đơn, chứng từ

Lập biên bản tiêu hủy đầy đủ

Doanh nghiệp cần lập biên bản tiêu hủy hóa đơn, chứng từ theo mẫu quy định. Nội dung biên bản gồm:

Danh sách số hóa đơn, chứng từ tiêu hủy;
Phương pháp tiêu hủy;
Thời gian, địa điểm, người phụ trách;
Ký xác nhận của các thành viên có liên quan.

Lưu hồ sơ tiêu hủy tối thiểu 10 năm

Dù hóa đơn, chứng từ đã bị tiêu hủy, nhưng hồ sơ tiêu hủy (biên bản, quyết định tiêu hủy, danh sách kèm theo...) vẫn phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, phòng trường hợp thanh tra, kiểm toán yêu cầu đối chiếu.

Kiểm tra chéo với dữ liệu báo cáo thuế

Doanh nghiệp nên kiểm tra số lượng hóa đơn tiêu hủy trùng khớp với số đã báo cáo không sử dụng hoặc đã hết hiệu lực, tránh tiêu hủy nhầm những hóa đơn chưa hết hạn hoặc chưa khai báo.

5. Kết luận

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đánh dấu một bước tiến mới trong quá trình hoàn thiện hệ thống pháp lý quản lý thuế, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay. Doanh nghiệp cần nắm chắc thời điểm được tiêu hủy, tuân thủ quy trình đúng luật và lưu hồ sơ đầy đủ để tránh rủi ro pháp lý. Việc cập nhật kịp thời các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả, an toàn và phù hợp với chuyển đổi số.
Nếu bạn cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói