Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Công Ty

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp do sự thay đổi về quy mô, hoạt động sản xuất kinh doanh nên thường có xu hướng tìm kiếm các địa chỉ kinh doanh mới phù hợp hơn. Bởi vậy, việc thay đổi địa chỉ công ty là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên thủ tục thay đổi địa chỉ công ty thường gây ra rất nhiều khó khăn bởi vì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ được các quy định của pháp luật.
 

Trụ sở doanh nghiệp là gì?

 

- Theo quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
- Trụ sở công ty là nơi thực hiện các giao dịch với đối tác, thực hiện các công việc liên quan đến quản lý của công ty đồng thời là địa chỉ liên hệ để các cơ quan quản lý nhà nước liên hệ để quản lý. Thông tin địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp có ghi nhận trên các giấy tờ của doanh nghiệp bao gồm: Thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin nhận thông báo thuế trên hệ thống thông tin doanh nghiệp, thông tin trên hóa đơn đỏ của công ty, thông tin quận huyện trên mẫu dấu của doanh nghiệp, thông tin trên các loại giấy phép con do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp.
- Vì vậy, khi quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc thật kỹ. Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có sự khác nhau phụ thuộc vào việc có thay đổi cơ quan quản lý thuế trực tiếp hay không.
 

Cơ sở pháp lý của thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

 

- Luật doanh nghiệp năm 2014;
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng kí doanh nghiệp;
- Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn đăng kí thuế và biểu mẫu kèm theo

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

 

Công ty có thể chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty cùng quận

- Thời gian thực hiện hoàn tất thủ tục thay đổi trụ sở chính cùng quận: 03 – 05 ngày làm việc.
- Hồ sơ khách hàng cần chuẩn bị:
+ Thông tin trụ sở mới công ty sẽ chuyển đến (Lưu ý: không đăng ký trụ sở công ty ở nhà tập thể và nhà chung cư);
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ;
+ Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty cùng quận chỉ cần thực hiện duy nhất 1 bước là nộp Phòng đăng ký kinh doanh
+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
+ Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
+ Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác quận

Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan thuế
Theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2014: “Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp: Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.”
Theo đó doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục như sau:
- Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi đăng ký kinh doanh trụ sở khác quận nộp 05 bộ hồ sơ lên chi cục thuế cũ để chốt thuế hiện tại và nhận kết quả là mẫu 09, 09a.
- Hồ sơ gồm:
+ Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận
+ Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở
+ Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận.
+ Mẫu 08.
+ Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực.
+ Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ
- Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính
- Thời hạn thủ tục hoàn thành tại Chi Cục thuế thông thường là 10- 15 ngày làm việc.
Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh
- Hồ sơ gồm:
+ Mẫu 09, 09a do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp
+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
+ Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
+ Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ
- Thời gian hoàn thành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh: 03- 05 ngày làm việc.
Bước 3: Trường hợp con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin địa chỉ cũ thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố mẫu dấu mới. Thời hạn 01 -03 ngày làm việc
Lưu ý:
- Đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu pháp nhân công ty.
- Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Khi tiến hành thay đổi trụ sở chính của công ty, xác định rõ phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương của nơi đặt trụ sở mới để tiến hành thay đổi địa chỉ chính thuận lợi.

Hi vọng bài này đã cung cấp cho quý vị thông tin cần thiết về các thủ tục khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.