Thành Lập Chi Nhánh Doanh Nghiệp - Văn Phòng Đại Diện

Thành lập chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện xuất phát từ chiến lược mở rộng mạng lưới kinh doanh và thị trường khách hàng của công ty. Vậy hồ sơ và thủ tục thành lập chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện bao gồm những gì? Hãy cũng Viện Kế Toán theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. Thành lập chi nhánh doanh nghiệp

1.1 Hồ sơ thành lập chi nhánh doanh nghiệp

Thông báo thành lập chi nhánh có chữ ký của người đại diện theo pháp luật
Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh
Biên bản cuộc họp về thành lập chi nhánh ( trừ hộ kinh doanh, công ty TNHH 1 thành viên)
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh như: Chứng minh thư/ hộ chiếu/ thẻ căn cước, …
Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề đối với các ngành nghề theo quy định (nếu được yêu cầu)
Giấy tờ ủy quyền cho người thực hiện thủ tục

1.2 Thủ tục thành lập chi nhánh doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể hoàn thành các thủ tục thành lập chi nhánh online tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc đến trực tiếp Phòng đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ cứng.
Quy trình hoàn thành thủ tục đăng ký chi nhánh tại Phòng đăng ký kinh doanh:

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và đến tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi muốn thành lập chi nhánh để nộp hồ sơ.
Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
Trong khoảng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh và nộp lệ phí 100.000 VNĐ. Nếu hồ sơ không hợp lệ sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Lưu ý: Khi đặt trụ sở chi nhánh ở tỉnh/ thành phố khác nơi đặt trụ sở chính cần nghiên cứu quy định của pháp luật về nhành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp được phép kinh doanh tại chi nhánh.

1.3 Nộp hồ sơ

Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký tại Phòng đăng ký kinh doanh của tỉnh/ thành phố nơi đặt chi nhánh. Hoặc nộp hồ sơ quả Cổng thông tin (theo hướng dẫn)

1.4 Nhận kết quả

Chờ nhận Giấy chứng nhận thành lập chi nhánh nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Nếu hồ sơ không hợp lệ cần sửa đổi, bổ sung theo phản hồi của Phòng đăng ký kinh doanh.
Nộp hồ sơ qua mạng điện tử cần mang hồ sơ bản gốc tới phòng đăng ký kinh doanh tỉnh/ thành phố để nhận kết quả nếu không dùng chữ ký số công cộng.
Khoảng 3 – 5 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sở để tiến hành cấp Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh hay phản hồi yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ cần thiết.

2. Thành lập văn phòng đại diện

1.1 Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ
Bản sao chứng thực cá nhân hợp lệ chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước/ hộ chiếu hoặc hộ khẩu gia đình thay chứng minh thư
Giấy tờ chứng minh những địa điểm là địa chỉ mà doanh nghiệp được quyền sử dụng để đăng ký thành lập
Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn ( kèm theo giấy giới thiệu của công ty tư vấn)

1.2 Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo thành lập văn phòng đại diện
Nội dung của thông báo gồm: Thông tin doanh nghiệp, tên doanh nghiệp,mã số doanh nghiệp/ mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thông tin của văn phòng đại diện bao gồm:

Tên văn phòng đại diện dự kiến thành lập có thể bằng tiếng việt có dấu, tên nước ngoài hoặc tên viết tắt.
Địa chỉ văn phòng đại diện ghi rõ các thông tin: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/ xóm/ ấp/ thôn, xã/ phường/ thị trấn, quận/ huyện/ thị xã/ thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/ thành phố. Thông tin email, website, số điện thoại, số fax.
Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp cũng như bảo vệ lợi ích đó.
Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện: Họ tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh; Thông tin về chứng minh thư/ hộ chiếu/ giấy tờ chứng thực cá nhân khác; Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; Chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Thông tin đăng ký thuế: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hoạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động; Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc; Thông tin các loại thuế phải nộp và nội dung hoạt động chính của văn phòng đại diện.
Họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Một số quyết định cần thiết:

Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH hoặc quyết định của đại hội cổ đông với loại hình công ty cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.
Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
Biên bản họp hội đồng thành viên/ cổ đông về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.

1.3 Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

Nộp bản giấy tại 1 cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận 1 cửa. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể đẻ đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý.
Nộp hồ sơ quan cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định ( pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.

1.4 Nhận kết quả

Phòng đăng ký sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.
Sau khoảng 3 ngày làm việc, hồ sơ hợp lệ sẽ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nộp hồ sơ bằng bản giấy. Nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp mang hồ sơ bản cứng đến văn phòng đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận.
Nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được nhận thông báo bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.
Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/ năm đối với văn phòng đại diện.
Quyết định thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi công ty, tổ chức nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, sau khoảng 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy chứng nhận thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.

Trên đây là các chia sẻ về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng như quy trình thành lập chi nhánh. Hy vọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.