Doanh nghiệp logistics kiểm soát chi phí & dòng tiền như thế nào cho đúng?

Logistics là ngành có doanh thu lớn, vòng quay nhanh, hoạt động liên tục mỗi ngày.
Hàng hóa vẫn chạy, chuyến xe vẫn đều, hợp đồng vẫn ký.

Nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp logistics lại rơi vào tình trạng:

• Doanh thu tăng nhưng luôn thiếu tiền mặt

• Không rõ lãi – lỗ theo từng chuyến, từng tuyến

• Luôn lo rủi ro khi bị kiểm tra thuế

Vấn đề không nằm ở số lượng đơn hàng,
mà nằm ở cách kiểm soát chi phí và dòng tiền trong doanh nghiệp logistics.

1. Thực trạng phổ biến trong doanh nghiệp logistics

Nhiều doanh nghiệp logistics hiện nay có chung một bức tranh vận hành tưởng như rất tích cực:

• Số chuyến vận chuyển tăng đều

• Doanh thu ghi nhận liên tục theo ngày, theo tuần

• Hoạt động vận hành gần như không có điểm dừng

Nhìn bề ngoài, doanh nghiệp đang chạy tốt.

Nhưng khi đi sâu vào tài chính, thực tế lại rất khác:

• Lợi nhuận không tỷ lệ thuận với doanh thu

• Dòng tiền thường xuyên căng thẳng theo từng giai đoạn cao điểm

• Chủ doanh nghiệp khó giải thích số liệu khi cần rà soát, đối chiếu

Đặc biệt, khi doanh nghiệp logistics bắt đầu mở rộng quy mô:

• Thêm tuyến vận chuyển

• Thêm phương tiện, tài xế

• Thêm đối tác, nhà cung cấp

Áp lực tài chính không tăng tuyến tính,
mà thường tăng nhanh hơn rất nhiều so với tốc độ tăng doanh thu.

Lúc này, nếu chỉ nhìn vào tổng doanh thu hay số chuyến,
chủ doanh nghiệp rất dễ đánh giá sai sức khỏe tài chính thực tế của mình.

2. Vì sao doanh nghiệp logistics dễ mất kiểm soát chi phí & dòng tiền?

Ngành logistics có những đặc thù khiến việc kiểm soát tài chính trở nên khó hơn nhiều ngành khác.

Trước hết là cấu trúc dòng tiền phức tạp:

• Nhiều khoản thu hộ – chi hộ cho khách hàng

• Doanh thu phát sinh theo từng chuyến, từng hợp đồng

• Thời điểm thu tiền và thời điểm chi tiền thường không trùng nhau

Bên cạnh đó là đặc thù chi phí rải rác:

• Xăng dầu

• Phí cầu đường

• Bốc xếp

• Lưu kho

• Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch

Trong khi đó, hóa đơn đầu vào thường đến chậm, không đồng bộ với thời điểm vận hành.

Nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát phù hợp, rất dễ xảy ra các tình trạng:

• Lẫn lộn doanh thu chịu thuế với khoản thu hộ

• Không xác định được hiệu quả lãi – lỗ theo từng chuyến, từng tuyến

• Ghi nhận chi phí sai kỳ hoặc thiếu căn cứ

Khi bị rà soát hoặc kiểm tra, doanh nghiệp sẽ gặp khó trong việc:

• Giải trình bản chất dòng tiền

• Chứng minh tính hợp lệ của chi phí

• Đối chiếu số liệu giữa vận hành – kế toán – đối tác

Và lúc này, rủi ro không chỉ nằm ở tiền,
mà còn nằm ở uy tín, thời gian và sự chủ động của chủ doanh nghiệp.

3. 7 vấn đề thực tế doanh nghiệp logistics thường gặp

1️⃣ Lẫn lộn thu hộ – chi hộ với doanh thu

Trong hoạt động logistics, rất nhiều khoản tiền doanh nghiệp chỉ thu hộ hoặc chi hộ cho khách.
Tuy nhiên, nếu không tách bạch ngay từ đầu giữa:

• Khoản thu hộ cho khách

• Khoản doanh thu thực của doanh nghiệp

thì số liệu rất dễ bị ghi nhận sai bản chất.

Hậu quả thường gặp:

• Khai sai thuế GTGT

• Tính sai thu nhập chịu thuế TNDN

• Gặp khó khăn khi giải trình dòng tiền

2️⃣ Không theo dõi được chi phí theo từng chuyến

Nhiều doanh nghiệp chỉ tổng hợp chi phí chung cho cả tháng hoặc cả quý,
mà không gắn chi phí với từng chuyến – từng tuyến.

Hệ quả là:

• Không biết chuyến nào có lãi

• Không biết tuyến nào đang bù lỗ cho tuyến khác

Khi đó, việc:

• Định giá

• Mở rộng tuyến

• Nhận thêm hợp đồng

đều mang tính cảm tính, thiếu cơ sở tài chính rõ ràng.

3️⃣ Chi phí phát sinh rải rác, khó kiểm soát

Chi phí logistics phát sinh từ rất nhiều nguồn:

• Tài xế

• Đối tác vận chuyển

• Nhà cung cấp dịch vụ phụ trợ

Nếu không có cách ghi nhận kịp thời, chi phí sẽ:

• Bị sót

• Bị ghi nhận sai kỳ

• Hoặc không gắn đúng chuyến

Dẫn đến số liệu thiếu chính xác và khó kiểm soát thực tế.

4️⃣ Hóa đơn đầu vào không đồng bộ với vận hành

Thực tế phổ biến là:

• Chi phí đã phát sinh

• Chuyến đã hoàn thành

• Nhưng hóa đơn đầu vào đến trễ

Hoặc hóa đơn:

• Không gắn rõ chuyến vận chuyển

• Không thể hiện đúng nội dung phát sinh

Điều này làm tăng rủi ro khi khấu trừ thuế và khi bị kiểm tra sau này.

5️⃣ Báo cáo có lãi nhưng dòng tiền vẫn thiếu

Doanh thu đã được ghi nhận
Nhưng tiền thực tế chưa thu được từ khách hàng.

Dòng tiền bị “kẹt” tại các hợp đồng, trong khi:

• Chi phí vẫn phải chi đều

• Lương, xăng dầu, phí cầu đường vẫn phát sinh

Kết quả là doanh nghiệp phải:

• Xoay vốn liên tục

• Hoặc vay ngắn hạn để duy trì hoạt động.

6️⃣ Số liệu vận hành và sổ sách không khớp

Bộ phận vận hành theo dõi theo:

• Chuyến

• Tuyến

• Lịch xe

Trong khi sổ sách tài chính lại:

• Tổng hợp theo kỳ

• Không bám sát thực tế vận hành

Khi cần đối chiếu:

• Số liệu không khớp

• Mất nhiều thời gian rà soát

• Khó quản lý và khó ra quyết định.

7️⃣ Rủi ro thuế tăng cao khi quy mô lớn dần

Càng nhiều chuyến – càng nhiều giao dịch – càng nhiều khoản thu chi.

Nếu nền tảng kiểm soát chi phí và dòng tiền yếu:

• Sai sót nhỏ sẽ nhân lên rất nhanh

• Rủi ro thuế tăng theo cấp số nhân

Đặc biệt nguy hiểm khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng nhanh.

4. Giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp logistics kiểm soát hiệu quả

4.1. Tách rõ thu hộ – chi hộ ngay từ đầu

Mỗi khoản tiền phát sinh cần được xác định rõ:

• Là doanh thu hay thu hộ

• Có thuộc diện chịu thuế hay không

Đây là nền tảng quan trọng nhất để giảm rủi ro thuế và minh bạch dòng tiền.

4.2. Theo dõi chi phí và doanh thu theo từng chuyến / tuyến

Thay vì chỉ nhìn tổng số, doanh nghiệp cần:

• Theo dõi hiệu quả theo từng chuyến

• So sánh hiệu quả giữa các tuyến

• Phân tích theo từng khách hàng

Nhờ đó, việc tối ưu giá bán và vận hành sẽ có cơ sở rõ ràng.

4.3. Ghi nhận chi phí kịp thời, đúng bản chất

Chi phí cần được:

• Ghi nhận sát thời điểm phát sinh

• Gắn đúng với chuyến hoặc hợp đồng liên quan

Điều này giúp:

• Tránh thất thoát

• Tránh sai lệch số liệu

• Dễ dàng đối chiếu về sau.

4.4. Quản lý dòng tiền theo hợp đồng, không nhìn chung

Doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Khi nào tiền về

• Thu từ hợp đồng nào

• Hợp đồng nào đang chiếm dụng dòng tiền

Từ đó chủ động kế hoạch vốn, hạn chế vay ngắn hạn.

4.5. Có báo cáo phục vụ điều hành, không chỉ để nộp

Báo cáo tài chính trong logistics cần giúp chủ doanh nghiệp:

• Nhìn ra tuyến nào hiệu quả

• Phát hiện sớm điểm rủi ro

• Điều chỉnh kịp thời hoạt động

Khi đó, báo cáo không còn là “nghĩa vụ”,
mà trở thành công cụ điều hành doanh nghiệp.

5. Lợi ích khi doanh nghiệp logistics kiểm soát đúng ngay từ đầu

Khi doanh nghiệp logistics xây dựng được hệ thống kiểm soát chi phí và dòng tiền phù hợp với đặc thù vận hành,
giá trị mang lại không chỉ nằm ở con số trên sổ sách, mà thể hiện rất rõ trong thực tế điều hành.

5.1. Giảm rủi ro khi kê khai và quyết toán thuế

Doanh thu, thu hộ – chi hộ và chi phí được phân loại đúng bản chất ngay từ đầu giúp:

• Số liệu rõ ràng, nhất quán giữa vận hành và sổ sách

• Dễ giải trình khi rà soát, kiểm tra

• Giảm nguy cơ bị loại chi phí hoặc truy thu thuế

Doanh nghiệp tự tin hơn khi làm việc với cơ quan thuế.

5.2. Chủ động dòng tiền, hạn chế phụ thuộc vay ngắn hạn

Khi dòng tiền được theo dõi theo từng hợp đồng, từng khách hàng:

• Biết rõ hợp đồng nào đang “kẹt tiền”

• Biết thời điểm tiền về dự kiến

• Lên kế hoạch chi trả và xoay vốn chủ động hơn

Hạn chế tình trạng có doanh thu nhưng luôn thiếu tiền mặt.

5.3. Định giá và mở rộng hoạt động có cơ sở

Việc theo dõi hiệu quả theo từng chuyến, từng tuyến giúp doanh nghiệp:

• Xác định tuyến vận chuyển hiệu quả

• Nhận diện chuyến đang lỗ hoặc biên lợi nhuận thấp

• Điều chỉnh giá bán và chiến lược mở rộng đúng thời điểm

Quyết định dựa trên số liệu thực, không dựa vào cảm tính.

5.4. Vận hành gọn hơn, giảm phát sinh ngoài kiểm soát

Chi phí được ghi nhận kịp thời, đúng chuyến, đúng hợp đồng giúp:

• Hạn chế thất thoát nhỏ nhưng lặp lại nhiều lần

• Giảm sai lệch giữa thực tế vận hành và báo cáo

• Nâng cao tính kỷ luật trong toàn bộ hệ thống

Bộ máy vận hành gọn, rõ và dễ kiểm soát hơn.

5.5. Doanh nghiệp tăng trưởng bền vững hơn

Khi doanh thu tăng đi kèm với:

• Kiểm soát chi phí tốt

• Dòng tiền ổn định

• Rủi ro thuế được hạn chế

Doanh nghiệp logistics có thể mở rộng quy mô một cách an toàn, không bị “đuối” về tài chính phía sau.

6. Góc nhìn dành cho chủ doanh nghiệp logistics

Trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp logistics vận hành dựa trên cảm giác: “chạy được xe là có doanh thu, có tiền là ổn”.
Ở quy mô nhỏ, cách này có thể tạm chấp nhận.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô:

• Số chuyến vận chuyển tăng mạnh

• Đối tác và nhà cung cấp đa dạng hơn

• Dòng tiền trở nên phức tạp, không đồng bộ với sổ sách

Lúc này, việc kiểm soát chi phí và dòng tiền trở thành yếu tố sống còn.

Không phải cứ chạy nhiều chuyến là tốt, mà quan trọng là:

• Chuyến nào thực sự hiệu quả về lợi nhuận

• Tuyến nào tạo dòng tiền ổn định, không “bù lỗ cho tuyến khác”

• Tiền về khi nào, từ đâu, giúp xoay vốn và duy trì vận hành

Chỉ khi nắm rõ được những thông tin này, chủ doanh nghiệp mới:

• Đưa ra quyết định mở rộng hoặc tối ưu tuyến

• Chủ động quản lý chi phí và dòng tiền

• Tránh tình trạng “doanh thu cao nhưng vẫn thiếu tiền”

Đây là góc nhìn chiến lược mà mỗi chủ doanh nghiệp logistics cần có để phát triển bền vững.

7. Kết luận & định hướng hành động

Trong ngành logistics,
vấn đề của nhiều doanh nghiệp không nằm ở việc thiếu đơn hàng,
mà nằm ở chỗ không kiểm soát được chi phí và dòng tiền theo từng chuyến, từng hợp đồng.

Khi doanh thu tăng nhanh nhưng nền tảng kiểm soát yếu:

• Lợi nhuận dễ bị “ăn mòn”

• Dòng tiền luôn căng thẳng

• Rủi ro thuế và rủi ro tài chính tăng dần theo quy mô

Vì vậy, doanh nghiệp logistics muốn phát triển bền vững
cần nhìn lại toàn bộ cách mình đang:

• Ghi nhận doanh thu

• Theo dõi chi phí

• Quản lý dòng tiền trong vận hành thực tế

Từ thực tiễn làm việc với nhiều doanh nghiệp logistics,
Viện Kế Toán Việt Nam nhận thấy rằng:

Kế toán – tài chính không chỉ để nộp báo cáo,
mà phải trở thành công cụ giúp chủ doanh nghiệp nhìn ra vấn đề và ra quyết định kịp thời.

Viện Kế Toán Việt Nam – Đối tác vận hành dịch vụ kế toán – tài chính cao cấp
Chúng tôi không chỉ làm kế toán, chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp hiểu chính mình trong từng con số.

 Website: vienketoan.vn | vienketoan.com.vn
 Hotline: 0916 636 419
Tổng Đài: 1900 636 419
Email: info@vienketoan.vn