Những lưu ý quan trọng khi xử lý hóa đơn có sai sót năm 2025

Việc xử lý hóa đơn có sai sót là nội dung thường xuyên phát sinh trong hoạt động kế toán - tài chính của doanh nghiệp. Từ ngày 01/6/2025, một số quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã làm rõ cách xử lý sai sót hóa đơn và các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử trong những trường hợp nhất định.

1. Hướng xử lý hóa đơn sai sót năm 2025

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán cần lưu ý:

Nếu hóa đơn đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì các lần xử lý tiếp theo vẫn phải tuân theo hình thức đã áp dụng ban đầu. Điều này nhằm đảm bảo tính nhất quán và dễ truy vết trong quá trình kiểm tra, đối chiếu hóa đơn.
Trường hợp hóa đơn lập sai liên quan đến ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn thì chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh (không được lập hóa đơn thay thế).
Về giá trị điều chỉnh: nếu điều chỉnh tăng thì ghi số dương, nếu điều chỉnh giảm thì ghi số âm. Các giá trị này phải phản ánh đúng bản chất điều chỉnh và phù hợp với thực tế phát sinh.
Khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán và người mua sẽ thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ kê khai có phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế.
Đối với trường hợp kê khai điều chỉnh riêng lẻ tại Mục 3 (bên dưới), người bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai khi nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Doanh nghiệp có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai, nếu các hóa đơn đó được lập trong cùng tháng và của cùng một người mua.

Việc xử lý đúng quy trình không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp tránh được các rủi ro về thuế và kế toán.

2. Các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn từ ngày 01/6/2025

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), có 08 trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn, cụ thể:

Hoạt động xuất khẩu hàng hóa: hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
Cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài: lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ.
Cung cấp dịch vụ đặc thù: bao gồm vận tải đường sắt, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, ngân hàng, chuyển tiền quốc tế, chứng khoán, xổ số điện toán... lập hóa đơn tại thời điểm kết thúc cung cấp dịch vụ hoặc theo thỏa thuận.
Kinh doanh bảo hiểm: lập hóa đơn vào thời điểm phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm theo hợp đồng.
Bán vé xổ số: lập hóa đơn khi phát hành vé ra thị trường.
Hoạt động casino, trò chơi điện tử có thưởng: hóa đơn lập vào thời điểm người chơi giao dịch.
Hoạt động cho vay: lập hóa đơn khi phát sinh thu lãi hoặc phí dịch vụ cho vay.
Đổi ngoại tệ, chuyển - chi trả ngoại tệ: hóa đơn lập tại thời điểm thực hiện giao dịch chuyển đổi hoặc chi trả.

Các quy định trên nhằm chuẩn hóa thời điểm lập hóa đơn trong các hoạt động kinh doanh có đặc thù phức tạp hoặc có yếu tố nước ngoài.

3. Trường hợp được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 3 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thuộc một trong các trường hợp dưới đây sẽ được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử:

Đã gửi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục hoạt động kinh doanh.
Được khôi phục mã số thuế bởi cơ quan thuế có thẩm quyền.
Cơ quan thuế đã ban hành quyết định chấm dứt cưỡng chế hóa đơn bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
Có thông báo từ cơ quan có thẩm quyền cho phép tiếp tục sử dụng hóa đơn.

Lưu ý đặc biệt:
Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn trong thời gian bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn (mà không được cơ quan thuế cho phép) thì sẽ bị xem là hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Hành vi này có thể dẫn đến các chế tài xử phạt nghiêm trọng về thuế và quản lý hóa đơn.

Kết luận

Việc xử lý hóa đơn sai sót không còn đơn thuần là thao tác kế toán mà liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và rủi ro pháp lý của doanh nghiệp. Từ ngày 01/6/2025, việc thực hiện đúng các quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP là hết sức cần thiết. Do đó, các kế toán viên, nhân viên tài chính cần nắm rõ những điểm mới này để tránh sai sót không đáng có trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói