Trình Tự, Thủ Tục Đăng Ký Hoạt Động Văn Phòng Đại Diện Năm 2025

Việc mở rộng hoạt động kinh doanh thông qua văn phòng đại diện là một hướng đi chiến lược đối với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, để đảm bảo việc thành lập và vận hành văn phòng đại diện đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện năm 2025 theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Trong bài viết dưới đây, Pháp Luật Doanh Nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị, thời hạn xử lý và những điểm quan trọng cần lưu ý khi thực hiện thủ tục này.

1. Tại sao phải đăng ký hoạt động văn phòng đại diện?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo uỷ quyền, thực hiện các hoạt động hỗ trợ và xúc tiến thương mại nhưng không được trực tiếp kinh doanh. Theo quy định pháp luật, bất kỳ doanh nghiệp nào thành lập văn phòng đại diện đều phải thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng.

Việc đăng ký văn phòng đại diện không chỉ đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thuận tiện trong giao dịch.

2. Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện năm 2025

Theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

2.1. Thành phần hồ sơ gồm có:

• Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định, do người đại diện theo pháp luật ký tên.

• Bản sao nghị quyết, quyết định và biên bản họp:

  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh, phải có nghị quyết/biên bản họp của Hội đồng thành viên.

  • Đối với công ty cổ phần, phải có quyết định/biên bản họp của Hội đồng quản trị.

• Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên) về việc thành lập văn phòng đại diện.

• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực).

2.2. Nơi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện năm 2025

Căn cứ khoản 4, khoản 5 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 2, khoản 4 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thủ tục được thực hiện như sau:

3.1. Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện như đã nêu ở mục trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả xử lý

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký sẽ xử lý và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ.

3.2. Một số lưu ý về địa điểm kinh doanh

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập, doanh nghiệp phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến cơ quan đăng ký. Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại nước ngoài, thì phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại Việt Nam trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập, kèm theo bản sao giấy tờ xác nhận đăng ký hợp pháp tại nước sở tại.

4. Thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Căn cứ khoản 3 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải gửi văn bản thông báo để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung. Trong trường hợp từ chối cấp giấy chứng nhận, cơ quan đăng ký phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.

5. Doanh nghiệp có phải đăng ký thay đổi khi có điều chỉnh thông tin?

Có. Nếu có thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (ví dụ như thay đổi người đứng đầu, địa chỉ trụ sở), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

6. Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

6.1. Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh không?

Không. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Chức năng chính là xúc tiến thương mại, liên lạc, đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp mẹ.

6.2. Có thể đặt văn phòng đại diện ở khác tỉnh với trụ sở chính không?

Có thể. Doanh nghiệp được phép đặt văn phòng đại diện ở khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính, miễn là đăng ký đúng với Phòng Đăng ký kinh doanh tại nơi đặt văn phòng.

6.3. Có thể đăng ký nhiều văn phòng đại diện không?

Được phép. Pháp luật hiện hành không giới hạn số lượng văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện tại nhiều tỉnh/thành khác nhau.

7. Kết luận

Việc nắm rõ trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện năm 2025 là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thực hiện đúng quy định và theo dõi sát sao quá trình xử lý hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự tuân thủ pháp luật.

Nếu bạn cần tư vấn pháp lý chi tiết hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói