Trường hợp hóa đơn trên 5 triệu trả bằng tiền mặt được tính chi phí được trừ

Từ ngày 01/7/2025 đến 30/9/2025, doanh nghiệp vẫn có thể đưa hóa đơn trên 5 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là điểm quan trọng mà nhiều kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ để thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế.

1. Quy định về hóa đơn trên 5 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt

Theo quy định hiện hành, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn vượt mức quy định.

Bảng tóm tắt dưới đây cho thấy sự thay đổi của ngưỡng hóa đơn cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua các giai đoạn:

Như vậy:

• Trước ngày 01/7/2025, chỉ những hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên mới bắt buộc có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

• Trong giai đoạn từ 01/7 đến 30/9/2025, điều kiện khấu trừ thuế GTGT đã áp dụng cho hóa đơn từ 5 triệu đồng, nhưng chi phí tính thuế TNDN vẫn giữ ngưỡng 20 triệu đồng.

• Sau ngày 01/10/2025, dự kiến cả thuế TNDN và thuế GTGT đều thống nhất áp dụng ngưỡng 5 triệu đồng.

Do đó, từ ngày 01/7 đến hết 30/9/2025, doanh nghiệp vẫn có thể tính chi phí được trừ với hóa đơn trên 5 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt, miễn là chưa vượt mức 20 triệu đồng.

2. Điều kiện tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2025

Ngoài chi phí mua hàng hóa, dịch vụ, vấn đề tiền lương của người lao động cũng là nội dung được các doanh nghiệp quan tâm. Theo quy định mới, chi phí tiền lương sẽ được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Khoản tiền lương phải được ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp. Hồ sơ chứng minh gồm: hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ chi trả tiền lương.

Nếu doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt, cần có phiếu chi có đủ chữ ký theo quy định. Nếu trả lương qua ngân hàng thì phải có chứng từ chuyển khoản, ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ.

Ngoài ra, hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân cũng là căn cứ quan trọng để khoản chi phí tiền lương được chấp nhận. Trường hợp người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc nhưng doanh nghiệp chưa đóng đầy đủ, chi phí lương vẫn được tính vào chi phí được trừ.

3. Chi phí tiền lương trả trước khi có giấy phép lao động không được trừ

Đối với người lao động nước ngoài thuộc diện bắt buộc phải có giấy phép lao động, nếu tại thời điểm ký hợp đồng cá nhân chưa được cấp phép thì khoản lương chi trả trong thời gian này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Quy định này nhằm đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng thủ tục pháp lý về quản lý lao động nước ngoài và tránh tình trạng lợi dụng chi phí tiền lương để làm giảm nghĩa vụ thuế.

4. Kết luận

Trong giai đoạn chuyển tiếp từ ngày 01/7 đến 30/9/2025, doanh nghiệp vẫn có thể hạch toán chi phí được trừ đối với hóa đơn trên 5 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, từ mức 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Sau ngày 01/10/2025, dự kiến quy định mới sẽ áp dụng đồng bộ: cả chi phí tính thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên.

Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các văn bản hướng dẫn chính thức để kịp thời điều chỉnh quy trình thanh toán và hạch toán chi phí cho đúng quy định, tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Người nộp thuế, doanh nghiệp cần nắm vững quy định để chủ động tuân thủ, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc sai sót liên quan đến thuế và hóa đơn.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói