Cách lập và tổ chức báo cáo tài chính hiệu quả - Tips cho dân kế toán

Các kế toán khi làm việc cho công ty, doanh nghiệp đều thực hiện công việc báo cáo tài chính. Tuy nhiên cách tổ chức báo cáo tài chính đôi khi sẽ có những rủi ro, sai sót. Vậy để hiểu hơn và hạn chế được các sai lệch trong báo cáo, trước tiên bạn cần nắm được những bước cơ bản trong lập báo cáo tài chính.

Quy trình lập báo cáo tài chính chi tiết

Lập cũng như tổ chức báo cáo tài chính là một công việc cần sự chi tiết và tổng hợp. Mỗi doanh nghiệp, công ty đều phải nộp các báo cáo thuế theo tháng hoặc quý trong năm. Sau đây là các bước cơ bản trong quá trình lên báo cáo tài chính.

Thu thập, sắp xếp dữ liệu và thông tin cần thiết

Dữ liệu từ các chứng từ kế toán là tài liệu kinh tế, tài chính của công ty. Các chứng từ đó bao gồm hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, sổ quỹ, bảng chấm công, bảng lương, phiếu xuất kho, hồ sơ tài sản…

Để báo cáo được tình hình doanh nghiệp, kế toán cần thu thập các chứng từ và sắp xếp một cách khoa học. Các chứng từ được sắp xếp phải hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Điều này sẽ giúp cho việc kiểm tra và kê khai theo quý và năm thuận lợi hơn.

Với các chứng từ bản gốc như hóa đơn đầu ra/vào cần kẹp cùng các chứng từ kế toán hoặc theo Danh mục bảng kê thuế.

Xử lý và ghi nhận thông tin/dữ liệu tài chính

Sau bước trên, kế toán cần ghi chép và xử lý các số liệu vào dữ liệu kế toán. Bước này hầu như sẽ được thực hiện trên Excel hoặc phần mềm kế toán. Với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa nhiều mã hàng, kế toán có thể nhập liệu trên Excel. Sau đó nhập lên phần mềm kế toán để tiết kiệm thời gian.

Xem thêm: Các phần mềm kế toán thông dụng và tiện lợi

Khi hạch toán dữ liệu liên quan đến tài sản cố định hay chi phí trả trước, kế toán cần xử lý chi phí phát sinh hàng tháng với thời gian hợp lý. Khi hạch toán với phần mềm kế toán, bạn cần cập nhật thông tin chung, giá trị và thời gian của tài sản hay các khoản chi phí vào đúng phần hành. Song song, bạn hãy lập bảng Excel để theo dõi khấu hao, các chi phí trả trước. Để tránh sai số, lệch dữ liệu, khoản chi phí phát sinh cần được cập nhật chính xác từng ngày.

Xem thêm: Những sai sót thường gặp trong quá trình hạch toán kế toán

Kiểm tra, đối chiếu sổ sách là bước quan trọng trong tổ chức báo cáo tài chính. Nếu số liệu hạch toán sai mà không được kiểm tra kỹ, bạn sẽ phải rà soát và làm lại báo cáo. Khi đó, quy trình sẽ rối và mất thời gian. Đối với trường hợp chi phí phát sinh, kế toán cần bút toán, rà soát lại để đánh giá chênh lệch tỷ giá theo từng kỳ báo cáo.

Tổ chức thông tin vào báo cáo tài chính

Sau khi kiểm tra và bổ sung các khoản chi phí giao dịch còn thiếu, kế toán sẽ thực hiện bước chuyển kết lãi/lỗ trong năm. Kết chuyển lại lãi/lỗ năm ngoái trước khi thực hiện kết chuyển năm nay.

Cuối cùng khi đã thực hiện các bước trong tổ chức báo cáo tài chính, bạn có thể lên Báo cáo tài chính. Bước cuối cùng này cần được thực hiện theo hướng dẫn quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mỗi thông tư sẽ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô khác nhau.

Xem thêm: Dịch vụ kế toán Vienkiemtoan.vn

Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, khi thực hiện xong chuyển kết/lãi lỗ, bạn có thể xem ngay báo cáo tài chính trên phần mềm. Tuy nhiên, kế toán nên xem lại các chỉ tiêu của báo cáo tài chính. Bước rà tổng lại này sẽ đảm bảo được tính chính xác dòng tiền lưu chuyển của doanh nghiệp.

Một số các báo cáo tài chính phổ biến

Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement)

Báo cáo này dùng để thể hiện các khoản doanh thu, chi phí của doanh nghiệp trong tổ chức báo cáo tài chính. Báo cáo kết quả kinh doanh là hoạt động của doanh nghiệp theo tháng/quý/năm.

Báo cáo tài sản (Balance Sheet)

Báo cáo này thể hiện sự thay đổi tài sản của chủ sở hữu trong kỳ nhất định. Tài sản của chủ sở hữu có thể tăng giảm trong kỳ. Tăng do chủ sở hữu đầu từ và lãi thuần trong kỳ. Giảm do rút vốn hoặc từ lỗ thuần trong kỳ.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement)

Là báo cáo thể hiện quá trình tạo ra và sử dụng dòng tiền trong một kỳ nhất định của doanh nghiệp, công ty. Báo cáo này sẽ thể hiện thông qua 3 hoạt động như:

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh
Dòng tiền từ hoạt động đầu tư
Dòng tiền từ hoạt động tài chính

Tổng kết

Tổ chức báo cáo tài chính là công việc quen thuộc của kế toán và doanh nghiệp. Tuy nhiên, công việc này cũng rất phức tạp và đòi hỏi sự cẩn thận và kỹ càng. Hy vọng với những thông tin cơ bản trên có thể giúp các bạn kế toán dễ dàng hiểu được trong quá trình làm việc. Các doanh nghiệp, công ty có thể liên hệ Vienketoan.vn để được hỗ trợ trong các lĩnh vực Kế toán - Thuế!