Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử: Cập nhật mới nhất 2025
Bài viết dưới đây Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ kế toán sẽ cung cấp thông tin chi tiết, dễ hiểu và cập nhật mới nhất về thủ tục phát hành HĐĐT năm 2025, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và chính xác.
.png)
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Có hai loại hóa đơn điện tử:
-
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức/cá nhân gửi cho người mua.
- Mã gồm một dãy số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin người bán.
-
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Được tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và gửi trực tiếp cho người mua mà không cần mã của cơ quan thuế.
Tóm lại, hóa đơn điện tử là phương thức ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ trên nền tảng kỹ thuật số, đảm bảo phù hợp với các quy định về kế toán và thuế.
2. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2, Điều 12, Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc áp dụng HĐĐT là bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân kinh doanh, trừ một số trường hợp đặc biệt:
- Cơ sở kinh doanh thành lập từ ngày 17/09/2021 đến 30/06/2022 và
- Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.
Những đối tượng bắt buộc áp dụng HĐĐT bao gồm:
- Doanh nghiệp trong nước:
- Doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam.
- Chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài:
- Các đơn vị này hoạt động tại Việt Nam.
- Đơn vị sự nghiệp công lập:
- Các đơn vị có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh:
- Bao gồm cả hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã.
- Tổ chức không phải doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh:
- Ví dụ: các tổ chức phi lợi nhuận có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Lưu ý: Từ ngày 01/07/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng HĐĐT là bắt buộc đối với tất cả các đối tượng trên.
3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Các doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT lần đầu, đặc biệt trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp mới thành lập: phải thực hiện ngay khi bắt đầu hoạt động kinh doanh.
- Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý: cần làm thủ tục phát hành HĐĐT lần hai.
3.1. Chuẩn bị trước khi đăng ký
Để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu và điều kiện sau:
- Giấy tờ pháp lý:
- Đăng ký kinh doanh, quyết định thành lập doanh nghiệp.
- Mã số thuế doanh nghiệp.
- Chữ ký số:
- Chữ ký số phải đảm bảo an toàn, hợp lệ theo quy định pháp luật.
- Cơ sở hạ tầng:
- Máy tính kết nối internet ổn định và hệ thống phần mềm quản lý.
3.2. Các bước thực hiện thủ tục
Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín, có dịch vụ hỗ trợ tốt và giá cả hợp lý.
Bước 2: Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử
- Cài đặt phần mềm HĐĐT được cung cấp bởi nhà cung cấp đã chọn.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT gồm:
- Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử).
- Mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp muốn sử dụng.
- Bản sao giấy tờ pháp lý (CMND hoặc giấy phép kinh doanh của người đại diện pháp luật).
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua:
- Nộp trực tiếp: tại cơ quan thuế quản lý.
- Nộp trực tuyến: qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 5: Chờ phê duyệt
- Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng HĐĐT (theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT, Phụ lục IB, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Bước 6: Phát hành hóa đơn điện tử
- Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập và phát hành HĐĐT khi phát sinh giao dịch.
4. Thay đổi về thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Trước đây, theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp phải thông báo phát hành HĐĐT trước khi sử dụng. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020, quy định này đã hết hiệu lực. Hiện nay, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua nhà cung cấp dịch vụ, không cần lập thông báo phát hành.
Mặt khác, Theo Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử”.
Như vậy, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trên đây là những cập nhật mới nhất về thủ tục phát hành hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp mới thành lập.
