Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì? Hướng dẫn chi tiết cho cá nhân và doanh nghiệp năm 2025

Khi đến kỳ kê khai và nộp thuế hằng năm, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp thường băn khoăn “quyết toán thuế cần chuẩn bị gì?”. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chứng từ giúp tránh sai sót, xử phạt và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế. Trong bài viết này, Viện Kế Toán sẽ giới thiệu chi tiết quy trình quyết toán thuế năm 2025, bao gồm hướng dẫn kê khai online trên hệ thống eTax mới nhất.

Quyết toán thuế là gì và ai phải thực hiện?

Quyết toán thuế là quá trình tổng hợp, kê khai toàn bộ thu nhập, chi phí và nghĩa vụ thuế của một năm tài chính để xác định số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn.

Đối tượng phải thực hiện:

Cá nhân: Quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công hoặc thu nhập từ nhiều nơi, đặc biệt với những người có thu nhập tại hai nơi trở lên.
Doanh nghiệp: Quyết toán thuế TNDN, GTGT và các loại thuế phát sinh trong năm.
Hộ kinh doanh: Phải thực hiện nếu áp dụng phương pháp kê khai, đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn cơ quan thuế.

Thời hạn quyết toán thuế 2025 và các mốc quan trọng

Cá nhân: Chậm nhất ngày 30/4/2026.
Doanh nghiệp: Chậm nhất ngày 31/3/2026.
Hộ kinh doanh: Kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế địa phương.

Lưu ý: Nộp sát hạn dễ dẫn đến lỗi hệ thống hoặc bị phạt hành chính từ 2 – 25 triệu đồng. Chuẩn bị hồ sơ 15–30 ngày trước hạn giúp tránh quá tải và nhầm lẫn.

Xem thêm: Tổng hợp những ĐIỂM MỚI trong dự thảo Luật thuế TNCN sửa đổi 2025

Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì – Danh mục hồ sơ chi tiết

Cá nhân

Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN).
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do đơn vị chi trả cấp.
Bảng kê thu nhập và các khoản giảm trừ (bảo hiểm, người phụ thuộc, từ thiện…).
Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc, nếu đăng ký giảm trừ gia cảnh.
CMND/CCCD và mã số thuế cá nhân.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Báo cáo tài chính năm (bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ).
Sổ sách kế toán, hóa đơn đầu vào – đầu ra, chứng từ chi phí hợp lệ.
Tờ khai quyết toán thuế TNDN, GTGT, TNCN (nếu có nhân sự).
Bảng kê chi tiết chi phí, khấu hao tài sản cố định, công nợ phải thu – phải trả.
Biên bản kiểm kê tài sản cuối năm và hồ sơ chứng minh chi phí hợp lý.

Lưu ý: Tất cả chứng từ cần lưu trữ tối thiểu 10 năm và khớp với số liệu trên HTKK hoặc eTax.

Quy trình quyết toán thuế online chuẩn xác

Rà soát và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán, báo cáo tài chính và tờ khai thuế.
Lập tờ khai trên HTKK hoặc Cổng eTax.
Nộp hồ sơ điện tử, lưu bản cứng để đối chiếu khi cần.
Theo dõi kết quả từ cơ quan thuế, bổ sung nếu có sai sót.

Những lỗi thường gặp khi quyết toán thuế và cách khắc phục

Trong quá trình quyết toán thuế 2025, nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp thường mắc lỗi khi quyết toán thuế, ảnh hưởng đến tính chính xác và thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế. Các lỗi phổ biến gồm:

Sai số liệu giữa báo cáo tài chính và tờ khai thuế
Thiếu chứng từ khấu trừ
Kê khai thuế thu nhập ở nơi thứ hai
Thiếu giấy tờ chứng minh người phụ thuộc khi giảm trừ gia cảnh.

Cách khắc phục:

Đối chiếu kỹ số liệu giữa sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và tờ khai thuế trước khi nộp.
Kiểm tra đầy đủ chứng từ khấu trừ và mã số thuế cá nhân.
Cập nhật và kê khai đầy đủ tất cả nguồn thu nhập phát sinh trong năm.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh người phụ thuộc và các chứng từ hợp lệ.
Sử dụng phần mềm HTKK hoặc eTax để kiểm tra lỗi trước khi nộp, đảm bảo hồ sơ đạt yêu cầu của cơ quan thuế.

Khắc phục: Đối chiếu số liệu, kiểm tra chứng từ, kê khai đầy đủ, dùng HTKK/eTax kiểm tra trước khi nộp.

Nếu bạn là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang quan tâm, hãy cập nhật ngay quy định mới, chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và đừng ngần ngại liên hệ Viện Kế Toán để được tư vấn chi tiết, tránh rủi ro và tối ưu lợi ích thuế cho công ty của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Văn phòng: SH-03 Đường NB-D1, Khu Eco Xuân Lái Thiêu, Phường Lái Thiêu, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Hotline: 0916 636 419
Fanpage: Viện Kế Toán Việt Nam - www.vienketoan.vn

>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói