TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN CUNG CẤP CHỮ KÝ SỐ TRONG KẾ TOÁN?

Khi hình thức làm việc trực tuyến trở nên phổ biến thì chữ ký số cũng dần được sử dụng rộng rãi. Vì thế để có thể doanh nghiệp của mình hòa nhập với thị trường kinh doanh hiện nay. Cung cấp chữ ký số trong kế toán là một yếu tố không thể thiếu khi hợp tác làm ăn. Nếu bạn chưa có nhiều thông tin về khái niệm chữ ký số, lợi ích từ việc sở hữu chữ ký số. Bài viết này của Viện kế toán sẽ giúp bạn tìm hiểu những điều đó.

Cung cấp chữ ký số là gì?

 

Chữ ký số đầu tiên đã xuất hiện cách đây hơn 100 năm. Nhưng nhờ tiến bộ về công nghệ mà cho đến gần đây chữ ký số mới trở nên phổ biến.

Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Khoản 6, Điều 3 có quy định chi tiết về chữ ký số. Theo đó có thể hiểu chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử ngày nay. Thiết bị này được tạo ra bằng sự mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp. Công dụng là để ký thay cho  chữ ký trên văn bản và tài liệu khi giao dịch trên internet.

Chữ ký số được cấu tạo từ hai thành phần chính:

• Phần cứng: hay được gọi là ISB token. Phần này sẽ được bảo mật bằng mật khẩu/ mã PIN.

• Phần mềm: Hay còn gọi là chứng thư số, bộ phận không thể tách rời của chữ ký số. Phần mềm sẽ chứa mọi dữ liệu đã được mã hóa bởi hệ thống mật mã không đối xứng.

Lợi ích từ việc cung cấp chữ ký số

Dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp được bảo mật

 

Một trong những ưu điểm lớn nhất từ việc doanh nghiệp thực hiện cung cấp chữ ký số chính là thông tin được bảo mật. Trước đây nhiều doanh nghiệp vẫn ưu tiên việc sử dụng chữ ký truyền thống. Họ e ngại độ bảo mật thông tin quan trọng của công ty khi dùng chữ ký điện tử. Tuy nhiên khi tìm hiểu về cách để tạo ra một chữ ký điện tử mà nhiều doanh nghiệp sử dụng nó.

Cụ thể chữ ký số được tạo ra bởi công nghệ PKI và thuật toán RSA để  mã hóa. Việc sử dụng hàm băm đặc biệt nên chỉ có người nhận được văn bản mới có thể mở. Giao dịch và thông tin quan trọng chỉ được mở bởi bên được cấp phép. Hạn chế hoàn toàn tác động của các bên thứ ba không liên quan.

Tiết kiệm thời gian, thủ tục được rút gọn

Khi chữ ký tay dần được thay thế bằng chữ ký điện tử. Ngoài doanh nghiệp sử dụng thì cả cơ quan nhà nước, khách hàng, đối tác làm ăn cũng nhận được lợi ích.

 

Các thủ tục hành chính luôn là ác mộng của công ty nói chung và bộ phận hành chính-kế toán nói riêng. Tuy nhiên khi dùng chữ ký số thì việc kê khai và nộp thuế sẽ trở nên nhanh chóng hơn. Cơ quan thuế sẽ hạn chế được nhân lực, quản lý bằng hệ thống giúp đơn giản thủ tục. Doanh nghiệp nộp thuế cũng chủ động được thời gian nộp mà không di chuyển nhiều.

Việc giao dịch với đối tác hay khách hàng có thể dùng chữ ký điện tử trở nên tiện lợi hơn. Bởi sự thay đổi của xã hội sau đại dịch Covid đã cho thấy sức mạnh của chữ ký số. Hạn chế được việc tiếp xúc trực tiếp, giao dịch qua thư điện tử. Từ đó việc lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu cũng dễ dàng hơn.

Đảm bảo tính an toàn pháp lý khi giao dịch

Các văn bản điện tử sử dụng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Vì chữ ký điện tử sử dụng công nghệ an toàn tuyệt đối nên việc xác định an toàn pháp lý sẽ được bảo đảm. Khi bất kì giao dịch nào có sử dụng chữ ký số đều có thể xác định danh tính tác giả và tính toàn vẹn của tài liệu.

Tránh tình trạng giả mạo chữ ký truyền thống

 

Kết quả nghiên cứu của các chuyên gia về khả năng giả mạo chữ ký cho thấy: Chữ ký tay có thể giả mạo từ 55-70%. Trong khi đó chữ ký số có tỷ lệ giả mạo vô cùng thấp. Đó là thành quả của quá trình tạo ra chữ ký số bằng những thuật toán thông minh.

Đặc biệt khi tài liệu có chữ ký số thì không thể thay đổi dù là chi tiết nhỏ. Nếu có bất kỳ sửa đổi nào sẽ bị hệ thống công nghệ phát hiện.

Cung cấp chữ ký số giúp xác định nguồn gốc

 

Một ưu điểm khác có thể kể đến của việc cung cấp chữ ký số trong kế toán là việc xác định nguồn gốc. Văn bản sau khi có chữ ký điện tử của doanh nghiệp xác nhận sẽ không thể thay đổi số liệu. Bên cạnh đó bất cứ tài liệu nào có sử dụng chữ ký số đều dễ dàng tra được tác giả của nó. Từ đó mọi giao dịch làm ăn của doanh nghiệp sẽ được bảo mật. Khi có các vấn đề về tranh chấp, tài liệu có chữ ký số cũng có thể dùng để làm bằng chứng giải quyết.

Hiện nay có rất nhiều cơ sở cung cấp các gói làm chữ ký điện tử. Bạn có thể tham khảo dịch vụ đại lý điện tử của Viện kế toán tại đây. Viện kế toán sẽ giúp doanh nghiệp bạn sở hữu thiết bị chữ ký số với quy trình hỗ trợ nhanh chóng. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tác phong chuyên nghiệp của Viện kế toán sẽ không làm bạn thất vọng.