Doanh nghiệp sản xuất kiểm soát chi phí & dòng tiền thế nào để phát triển bền vững?

Nhiều doanh nghiệp sản xuất tưởng rằng báo cáo có lãi là mọi thứ ổn.
Hàng tồn kho tăng đều, doanh thu ghi nhận ổn định, nhưng tiền mặt vẫn căng thẳng.
Thực tế, vấn đề không nằm ở doanh thu, mà ở cách kiểm soát chi phí, giá vốn và dòng tiền theo từng sản phẩm/lô hàng.
Hiểu đúng và kiểm soát ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả, hạn chế rủi ro và phát triển bền vững.

1. Thực trạng phổ biến trong doanh nghiệp sản xuất

Ngành sản xuất là một trong những lĩnh vực phức tạp và nhạy cảm về chi phí, với nhiều vấn đề mà các doanh nghiệp thường gặp nhưng ít nhận ra:

Chi phí rải rác theo từng lô hàng / sản phẩm

• Nguyên vật liệu, nhân công, chi phí vận hành dây chuyền thường phát sinh tại nhiều bộ phận khác nhau, vào những thời điểm khác nhau.

• Nếu doanh nghiệp không có hệ thống theo dõi chi tiết, rất khó biết sản phẩm nào tạo lợi nhuận, sản phẩm nào đang bù lỗ cho sản phẩm khác.

• Hậu quả: chủ doanh nghiệp ra quyết định sản xuất dựa trên cảm giác hoặc báo cáo tổng hợp, dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu, chi phí vượt dự toán, hoặc sản phẩm kém hiệu quả vẫn được sản xuất tiếp.

Tồn kho thay đổi liên tục, sổ sách khó khớp thực tế

• Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm liên tục luân chuyển giữa các kho, dây chuyền, nhà máy.

• Sổ sách kế toán thường chậm cập nhật so với thực tế, đặc biệt với doanh nghiệp chưa có quy trình kiểm kê định kỳ.

• Hậu quả: doanh nghiệp không biết nguyên liệu còn bao nhiêu, sản phẩm tồn kho chiếm bao nhiêu tiền, dẫn đến mua thừa nguyên vật liệu, tồn kho tăng, dòng tiền bị “kẹt”.

Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch

• Hao hụt, sản phẩm lỗi, nhân công tăng ca, chi phí điện – nước – máy móc, vận chuyển nội bộ… phát sinh liên tục và rải rác.

• Nếu không ghi nhận kịp thời và đúng bản chất, số liệu báo cáo lãi trên giấy nhưng thực tế lỗ.

• Hậu quả: mất kiểm soát chi phí, giảm hiệu quả từng lô sản phẩm, khó xác định sản phẩm nào nên tăng sản xuất hay dừng.

Quy trình vận hành & báo cáo chưa đồng bộ

• Trong nhiều doanh nghiệp, bộ phận sản xuất vận hành theo quy trình riêng, kế toán ghi nhận theo sổ sách chuẩn khác.

• Khi tổng hợp báo cáo, dễ xảy ra sai lệch số liệu, khiến chủ doanh nghiệp không đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động.

• Hậu quả: khó ra quyết định chiến lược, rủi ro trong mở rộng dây chuyền, giá bán và kế hoạch sản xuất không chuẩn.

Rủi ro tài chính & hạn chế nguồn vốn

• Khi báo cáo tài chính không phản ánh đúng thực tế, ngân hàng và nhà đầu tư không tin tưởng, dẫn đến khó vay vốn hoặc gọi đầu tư.

• Ngay cả khi doanh thu tăng, nếu dòng tiền không được kiểm soát theo lô hoặc sản phẩm, doanh nghiệp vẫn phải vay nóng hoặc xoay vốn liên tục, tạo áp lực tài chính lớn.

2. 7 vấn đề thực tế doanh nghiệp sản xuất thường gặp

2.1. Không tính đúng giá vốn

Trong hoạt động sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung thường không được phân bổ chính xác theo từng lô hàng hoặc sản phẩm.
Nếu không phân bổ đúng:

• Doanh nghiệp không biết sản phẩm nào thật sự có lãi

• Sản phẩm nào đang bù lỗ cho sản phẩm khác

Hậu quả:

• Giá bán không được xác định dựa trên chi phí thực tế

• Quyết định tăng sản xuất hoặc dừng sản phẩm dựa trên báo cáo sai

• Lợi nhuận báo cáo không phản ánh đúng hiệu quả thực tế

2.2. Tồn kho sổ sách ≠ tồn kho thực tế

Nhiều doanh nghiệp chỉ tổng hợp tồn kho theo kỳ, mà không đối chiếu thường xuyên với thực tế kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.
Hệ quả là:

• Không biết nguyên liệu còn lại bao nhiêu

• Không biết sản phẩm tồn kho chiếm bao nhiêu tiền mặt

Khi đó, việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu tiếp theo hoặc quyết định sản xuất lô hàng mới đều mang tính cảm tính, dễ thừa hoặc thiếu nguyên liệu, làm gián đoạn sản xuất.

2.3. Hao hụt không kiểm soát

Trong sản xuất, hao hụt nguyên vật liệu, phế phẩm, sản phẩm lỗi phát sinh liên tục.
Nếu không ghi nhận kịp thời:

• Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch bị bỏ sót

• Lỗ thực tế của sản phẩm không được phản ánh

Hậu quả:

• Dễ để tình trạng sản xuất lãng phí kéo dài

• Lợi nhuận thực tế thấp hơn số liệu báo cáo

• Khó xác định điểm “ngừng lỗ” hoặc tối ưu dây chuyền

2.4. Lãi trên giấy nhưng tiền mặt thiếu

Doanh thu đã ghi nhận trong sổ sách nhưng khách hàng chưa thanh toán hoặc tiền bị “kẹt” trong hàng tồn kho.
Kết quả:

• Dòng tiền âm, trong khi chi phí vẫn phát sinh đều: lương, điện, nước, vận chuyển, bảo trì máy móc

• Doanh nghiệp phải xoay vốn liên tục hoặc vay ngắn hạn để duy trì hoạt động

Điều này khiến lãi trên báo cáo và khả năng thanh khoản thực tế không tương thích, gây áp lực tài chính lớn.

2.5. Báo cáo tài chính không sử dụng được

Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng báo cáo tổng hợp theo kỳ, không phân tích chi tiết theo sản phẩm, dây chuyền hoặc lô hàng.
Hệ quả:

• Chủ doanh nghiệp không thể đánh giá chính xác sản phẩm nào hiệu quả

• Khó đưa ra quyết định chiến lược về mở rộng dây chuyền, sản phẩm hoặc cắt giảm chi phí

2.6. Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch không được cảnh báo

Các chi phí phát sinh như tăng ca, hao hụt, phế phẩm, hỏng hóc máy móc nếu không được theo dõi kịp thời, số liệu sẽ không phản ánh đúng hiệu quả sản xuất.
Hậu quả:

• Doanh nghiệp không biết lô hàng hoặc sản phẩm nào đang vượt chi phí

• Lỗ phát sinh kéo dài và khó kiểm soát

• Quyết định điều chỉnh sản xuất dựa trên số liệu không chính xác

2.7. Không vay được ngân hàng hoặc gọi vốn

Khi số liệu sổ sách không minh bạch, báo cáo quản trị thiếu thông tin chi tiết và phản ánh sai thực tế, ngân hàng và nhà đầu tư sẽ không tin tưởng.
Hệ quả:

• Khó vay vốn hoặc gọi đầu tư mở rộng sản xuất

• Dòng tiền thiếu ổn định, áp lực tài chính gia tăng

• Doanh nghiệp gặp khó trong mở rộng dây chuyền hoặc đầu tư mới

3. Giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp sản xuất kiểm soát hiệu quả

3.1. Theo dõi chi phí theo từng lô hàng / sản phẩm

• Doanh nghiệp cần gắn chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí chung trực tiếp với từng lô hàng hoặc sản phẩm.

• Khi đó:

  • Giá vốn được tính chính xác

  • Lợi nhuận từng sản phẩm phản ánh đúng thực tế

Nếu không thực hiện, doanh nghiệp dễ đánh giá sai hiệu quả sản xuất, quyết định giá bán hoặc mở rộng sản phẩm sẽ dựa trên số liệu sai, dẫn đến lãng phí hoặc lỗ kéo dài.

3.2. Đồng bộ tồn kho thực tế & sổ sách

• Kiểm kê định kỳ và đối chiếu thường xuyên giữa tồn kho thực tế và sổ sách.

• Phát hiện kịp thời:

  • Hao hụt nguyên vật liệu

  • Sản phẩm lỗi, phế phẩm

• Khi tồn kho được quản lý chính xác, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch mua nguyên liệu và sản xuất hiệu quả, hạn chế tiền bị “kẹt” trong kho.

3.3. Kiểm soát hao hụt & chi phí phát sinh ngoài kế hoạch

• Ghi nhận đầy đủ:

  • Hao hụt, phế phẩm, sản phẩm lỗi

  • Chi phí phát sinh ngoài dự toán (tăng ca, điện nước, bảo trì)

• Phân tích nguyên nhân và triển khai biện pháp giảm thiểu.

Kết quả: giảm lãng phí, kiểm soát chi phí, lợi nhuận sát với thực tế, tránh tình trạng lỗ trên giấy nhưng thực tế thiếu tiền.

3.4. Phân tích lợi nhuận theo sản phẩm / dây chuyền

• Doanh nghiệp cần biết sản phẩm hoặc dây chuyền nào tạo lãi, sản phẩm nào đang bù lỗ.

• Thông tin này giúp:

  • Tối ưu kế hoạch sản xuất

  • Quyết định giá bán phù hợp

  • Xác định sản phẩm nên mở rộng hoặc cắt giảm

Nếu bỏ qua, doanh nghiệp sẽ tiếp tục đầu tư vào sản phẩm kém hiệu quả, làm giảm hiệu suất toàn bộ dây chuyền.

3.5. Báo cáo tài chính – quản trị rõ ràng, phục vụ ra quyết định

• Báo cáo chi tiết theo lô, dây chuyền, sản phẩm thay vì chỉ tổng hợp theo kỳ.

• Chủ doanh nghiệp có thể:

  • Nhìn rõ hiệu quả từng sản phẩm

  • Ra quyết định mở rộng, cắt giảm, tối ưu sản xuất

  • Dự đoán dòng tiền và nhu cầu vốn chính xác

Nếu báo cáo không chi tiết, việc mở rộng sản xuất, quyết định giá bán hoặc cắt giảm chi phí sẽ dựa trên cảm giác, tăng rủi ro tài chính.

4. Lợi ích khi doanh nghiệp sản xuất kiểm soát đúng từ đầu

Khi doanh nghiệp sản xuất xây dựng được hệ thống kiểm soát chi phí, tồn kho và dòng tiền theo lô hàng/sản phẩm, hiệu quả mang lại vượt xa việc “chỉ có sổ sách đẹp”. Cụ thể:

4.1. Giảm rủi ro tài chính và thuế

• Khi chi phí, hao hụt, phế phẩm và giá vốn được ghi nhận chính xác, số liệu báo cáo phản ánh đúng tình hình hoạt động thực tế.

• Chủ doanh nghiệp có thể tự tin khi rà soát nội bộ hoặc kiểm tra thuế mà không lo bị truy thu, ấn định thuế hay phạt do sai sót dữ liệu.

• Hậu quả nếu không làm: rủi ro phát sinh từ các lỗi tính toán, sai sót trong báo cáo tài chính sẽ làm tăng chi phí bất ngờ, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

4.2. Chủ động dòng tiền, hạn chế vay nóng

• Khi tồn kho, chi phí và doanh thu được theo dõi sát thực tế từng lô hàng, doanh nghiệp biết:

  • Tiền từ lô sản phẩm nào sắp thu

  • Tiền đang “kẹt” trong sản xuất hoặc hàng tồn kho

• Nhờ đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch chi trả, cân đối dòng tiền, hạn chế vay ngắn hạn hoặc vay nóng với lãi suất cao.

• Nếu không kiểm soát, dù báo cáo lãi, doanh nghiệp vẫn phải xoay vốn liên tục, tạo áp lực tài chính lớn.

4.3. Ra quyết định mở rộng và đầu tư có cơ sở

• Khi lợi nhuận từng sản phẩm/lô hàng được phân tích chi tiết:

  • Biết sản phẩm nào hiệu quả, sản phẩm nào đang lỗ

  • Nhận diện dây chuyền, công đoạn cần tối ưu

• Chủ doanh nghiệp có dữ liệu cụ thể để quyết định mở rộng dây chuyền, tăng sản xuất hay cắt giảm sản phẩm kém hiệu quả.

• Nếu không kiểm soát, mở rộng sản xuất sẽ mang tính cảm tính, tăng rủi ro lãng phí vốn và giảm hiệu quả tổng thể.

4.4. Tối ưu hiệu quả vận hành và chi phí

• Việc ghi nhận đầy đủ chi phí phát sinh ngoài kế hoạch, hao hụt và phế phẩm giúp doanh nghiệp điều chỉnh quy trình, tối ưu sản xuất.

• Hệ quả tích cực:

  • Giảm lãng phí nguyên vật liệu và năng lực sản xuất

  • Nâng cao hiệu suất lao động và dây chuyền

  • Giá thành sản phẩm sát với thực tế, tăng sức cạnh tranh trên thị trường

4.5. Báo cáo thực sự phục vụ điều hành

• Báo cáo chi tiết theo lô hàng, sản phẩm và dây chuyền giúp chủ doanh nghiệp:

  • Nhìn rõ bức tranh tổng thể và chi tiết hoạt động sản xuất

  • Dự đoán dòng tiền, lợi nhuận và nhu cầu vốn tương lai

  • Lập kế hoạch mở rộng, cắt giảm hoặc tối ưu sản xuất chính xác

• Khi báo cáo chỉ tổng hợp chung, mọi quyết định đều dựa trên cảm giác hoặc dữ liệu không chính xác, dẫn đến sai lầm chiến lược và rủi ro tài chính.

Tóm lại

• Kiểm soát đúng chi phí, tồn kho và dòng tiền không chỉ giúp sổ sách chuẩn xác mà còn:

  • Giảm rủi ro khi kiểm tra thuế

  • Chủ động dòng tiền, hạn chế vay nóng

  • Ra quyết định mở rộng, cắt giảm sản phẩm dựa trên dữ liệu thực tế

  • Tối ưu hiệu quả vận hành và chi phí

  • Tăng trưởng doanh nghiệp bền vững

Đây là nền tảng để doanh nghiệp sản xuất phát triển ổn định, hạn chế rủi ro, và tối ưu lợi nhuận lâu dài, thay vì chỉ “chạy theo sản lượng và doanh thu”.

5. Góc nhìn dành cho chủ doanh nghiệp sản xuất

Khi doanh nghiệp sản xuất tăng quy mô, quản lý chi phí, tồn kho và dòng tiền không còn là việc “cứ sản xuất là chạy được” nữa. Thực tế cho thấy:

5.1. Không phải sản xuất càng nhiều là càng tốt

• Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng tăng sản lượng, chạy thêm ca hay mở rộng dây chuyền là cách tăng lợi nhuận.

• Nhưng nếu chi phí phát sinh ngoài kế hoạch, hao hụt nguyên liệu, phế phẩm không được kiểm soát, thì:

  • Lãi trên giấy chưa chắc đã là lãi thật

  • Dòng tiền thực tế có thể âm

  • Doanh nghiệp phải vay thêm vốn hoặc chấp nhận rủi ro tài chính

Quan điểm đúng: Chỉ sản xuất khi biết sản phẩm/dây chuyền đó thật sự hiệu quả.

5.2. Biết sản phẩm nào tạo ra tiền, sản phẩm nào “ngốn tiền”

• Kiểm soát chi phí theo lô hàng, sản phẩm giúp chủ doanh nghiệp:

  • Nhìn ra sản phẩm nào đang sinh lời

  • Sản phẩm nào đang bù lỗ hoặc tiêu tốn vốn

• Khi đó, các quyết định về tăng sản xuất, mở rộng dây chuyền hay cắt giảm sản phẩm kém hiệu quả đều dựa trên dữ liệu thực tế.

• Nếu không biết, doanh nghiệp dễ mở rộng sản xuất sai hướng, hao tổn vốn và cơ hội tăng trưởng.

5.3. Dòng tiền là xương sống của doanh nghiệp sản xuất

• Doanh thu báo cáo lãi chưa đủ. Chủ doanh nghiệp phải biết tiền từ đâu về, về khi nào, và bị kẹt ở đâu.

• Điều này giúp:

  • Lập kế hoạch thanh toán lương, chi phí nguyên vật liệu, bảo trì máy móc

  • Giảm áp lực vay nóng, duy trì sản xuất ổn định

  • Dự đoán dòng tiền cho mở rộng hoặc đầu tư mới

• Thiếu kiểm soát dòng tiền = lợi nhuận trên giấy nhưng doanh nghiệp vẫn “chết khát” vốn thực tế.

5.4. Báo cáo phải phục vụ ra quyết định, không chỉ để nộp

• Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng báo cáo tổng hợp để “báo cáo” với kế toán hoặc ngân hàng.

• Báo cáo cần:

  • Chi tiết theo lô hàng, sản phẩm, dây chuyền

  • Phản ánh đúng chi phí, lợi nhuận, tồn kho thực tế

• Khi báo cáo phục vụ điều hành, chủ doanh nghiệp có thể điều chỉnh sản xuất, giá bán, cắt giảm chi phí, và tối ưu dòng tiền kịp thời.

5.5. Kiểm soát tốt = Nền tảng để phát triển bền vững

• Doanh nghiệp sản xuất kiểm soát hiệu quả chi phí, tồn kho và dòng tiền sẽ:

  • Hạn chế rủi ro tài chính

  • Ra quyết định mở rộng có cơ sở

  • Tối ưu chi phí và năng suất

  • Duy trì tăng trưởng bền vững, tránh tình trạng “lãi trên giấy nhưng lỗ thực tế”

Khi nhìn nhận đúng vấn đề này, chủ doanh nghiệp sẽ thấy quản lý chi phí và dòng tiền không phải gánh nặng, mà là công cụ để phát triển an toàn và hiệu quả.

6. Kết luận & định hướng hành động

Nếu doanh nghiệp sản xuất đang:

• Tồn kho sổ sách ≠ tồn kho thực tế

• Lãi trên giấy nhưng dòng tiền thiếu

• Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch không được kiểm soát

• Khó ra quyết định mở rộng hoặc cắt giảm sản phẩm

Thì đã đến lúc xem lại toàn bộ cách quản lý chi phí, tồn kho và dòng tiền.

Hiểu đúng – làm đúng từ đầu

1. Theo dõi chi phí theo từng lô hàng / sản phẩm để giá vốn chính xác.

2. Đối chiếu tồn kho thực tế & sổ sách để tránh hao hụt, phế phẩm.

3. Ghi nhận chi phí phát sinh và phân tích lỗ/lãi theo sản phẩm để ra quyết định chính xác.

4. Báo cáo quản trị chi tiết phục vụ điều hành, không chỉ dùng để nộp.

Khi làm đúng, doanh nghiệp sẽ:

• Giảm rủi ro khi kiểm tra, quyết toán thuế

• Chủ động dòng tiền, hạn chế vay nóng

• Ra quyết định mở rộng hoặc tối ưu sản xuất dựa trên dữ liệu chính xác

• Nâng cao hiệu quả và phát triển bền vững

Vai trò của Viện Kế Toán Việt Nam

Viện Kế Toán Việt Nam không chỉ cung cấp dịch vụ ghi sổ. Chúng tôi giúp doanh nghiệp hiểu rõ dòng tiền, chi phí, tồn kho và hiệu quả từng sản phẩm, từ đó:

• Thiết kế hệ thống kiểm soát riêng theo đặc thù sản xuất

• Báo cáo quản trị chi tiết, minh bạch

• Tư vấn chiến lược tài chính, giúp ra quyết định mở rộng và tối ưu sản xuất

 Viện Kế Toán Việt Nam – Đối tác vận hành dịch vụ kế toán – tài chính cao cấp
Chúng tôi không chỉ làm kế toán, chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp hiểu chính mình trong từng con số.