Lưu Ý Khi Lập Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế Năm 2025

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý thuế, giúp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh tuân thủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế một cách minh bạch và thuận tiện.
Từ ngày 01/6/2025, nhiều quy định mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đặt ra những yêu cầu cụ thể hơn khi lập, chuyển dữ liệu cũng như các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững.

1. Lưu ý khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế 2025

Khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các đối tượng theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cần lưu ý:

1.1. Trường hợp lập hóa đơn trực tiếp qua hệ thống cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế sẽ phải:

Sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký.
Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Thực hiện ký số trên hóa đơn đã lập và gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã.

1.2. Trường hợp lập hóa đơn thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh lựa chọn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của các tổ chức trung gian, quy trình bao gồm:

Truy cập vào cổng thông tin của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng.
Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
Ký số và gửi hóa đơn thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để cơ quan thuế cấp mã.

Quy định này được nêu tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và đã được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

2. Chính sách hỗ trợ khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Một điểm đáng chú ý là quy định tại Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo đó có những trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí trong 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng, bao gồm:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn (theo danh mục ban hành kèm theo Nghị định 118/2015/NĐ-CP và các văn bản thay thế nếu có).
Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của UBND cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính, ngoại trừ doanh nghiệp hoạt động tại khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Việc cung cấp hóa đơn điện tử miễn phí được thực hiện bởi Tổng cục Thuế hoặc thông qua việc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Chính sách này mang lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp mới thành lập hoặc hoạt động ở khu vực khó khăn, giảm chi phí trong giai đoạn đầu.

3. Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Theo quy định mới, từ ngày 01/6/2025, doanh nghiệp có hai phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế:

3.1. Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu

Doanh nghiệp gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định kỳ. Đây là hình thức phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn, giúp giảm tải việc gửi từng hóa đơn riêng lẻ.

3.2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp phải gửi toàn bộ nội dung hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế ngay sau khi phát hành. Phương thức này giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ các giao dịch, hạn chế rủi ro gian lận.

Việc lựa chọn phương thức nào sẽ phụ thuộc vào đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và quy định quản lý thuế áp dụng cụ thể.

4. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong 10 trường hợp, bao gồm:

Khi cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp vi phạm pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Khi doanh nghiệp giải thể, phá sản, ngừng hoạt động kinh doanh.
Khi có quyết định của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Các trường hợp khác được pháp luật quy định cụ thể.

Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp này nhằm đảm bảo tính minh bạch, ngăn chặn hành vi gian lận thuế và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

5. Kết luận

Năm 2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có nhiều điểm mới quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần chú ý đến phương thức lập hóa đơn, thời điểm chuyển dữ liệu, chính sách hỗ trợ miễn phí và các trường hợp bị ngừng sử dụng để tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro xử phạt và đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, hiệu quả.

Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói