Những công việc kế toán phải nhớ và tuyệt đối không làm sai từ 01/06/2025

Từ ngày 01/06/2025, hàng loạt quy định mới liên quan đến hóa đơn, chứng từ, máy tính tiền và thuế TNCN bắt đầu có hiệu lực theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Với những thay đổi mang tính bắt buộc, công việc kế toán đòi hỏi phải cập nhật kịp thời, hiểu rõ quy trình và thực hiện chính xác. Dưới đây là những điều kế toán cần ghi nhớ và tuyệt đối không được làm sai để tránh bị xử phạt hoặc gây ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

I. Về hóa đơn điện tử – Không được hủy bừa bãi

Trong công việc kế toán, xử lý hóa đơn điện tử là một nghiệp vụ quan trọng. Tuy nhiên, từ 01/06/2025, kế toán không được tự ý hủy hóa đơn đã lập, dù là do sai sót nhỏ.

1. Không được hủy hóa đơn đã lập

Theo quy định mới:

• Hóa đơn đã lập, dù sai sót, không được hủy bỏ.

• Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm theo biên bản thỏa thuận có chữ ký của hai bên (bên bán và bên mua).

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp A xuất hóa đơn bán hàng nhưng ghi sai đơn giá sản phẩm. Trong trường hợp này, kế toán không được xóa hóa đơn mà phải lập hóa đơn điều chỉnh với nội dung đơn giá đúng, kèm biên bản xác nhận của bên mua.

2. Ký số đúng thời gian quy định

Thời điểm ký số hóa đơn là yếu tố bắt buộc:

• Ngày ký số không được cách ngày lập hóa đơn quá 01 ngày làm việc.

• Nếu lập hóa đơn vào thứ Bảy, thì kế toán phải ký và gửi lên cơ quan thuế (CQT) chậm nhất vào thứ Hai tuần kế tiếp.

II. Hóa đơn có sai sót – Phải xử lý đúng cách

Công việc kế toán thường xuyên gặp các trường hợp hóa đơn có sai sót. Từ 01/06/2025, việc xử lý các lỗi hóa đơn cần thực hiện đúng quy định sau:

1. Sai tên hoặc địa chỉ người mua

• Không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế.

• Chỉ cần gửi mẫu 04/SS thông báo sai sót cho cơ quan thuế là đủ.

2. Sai về nội dung quan trọng như: thuế suất, đơn giá, thành tiền...

• Phải lập biên bản điều chỉnh, sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

• Tuyệt đối không được hủy hóa đơn gốc.

3. Trường hợp chiết khấu, khuyến mãi, điều chỉnh công trình

• Kế toán phải lập hóa đơn điều chỉnh tại kỳ hiện tại, ghi phần chênh lệch dương (+) hoặc âm (-).

• Không được sửa lại hóa đơn kỳ cũ để tránh ảnh hưởng đến số liệu khai báo đã nộp.

4. Hàng trả lại hoặc giảm giá sau khi xuất hóa đơn

• Bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được lập hóa đơn thay thế như trước đây.

III. Về hóa đơn từ máy tính tiền – Những ngành nghề bắt buộc áp dụng

Bước sang giai đoạn mới, công việc kế toán trong hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ phải thay đổi mạnh mẽ về phương thức phát hành hóa đơn.

1. Đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên

• Bắt buộc phải sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền.

• Khi áp dụng đúng quy định này, hộ kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.

2. Doanh nghiệp bán lẻ, bán cho người tiêu dùng cuối cùng

• Nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/06/2025, thì được tiếp tục sử dụng bình thường.

• Ngược lại, nếu chưa đăng ký, thì từ 01/06/2025 bắt buộc phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền.

3. Các lưu ý về hóa đơn từ máy tính tiền

• Không được xuất lùi ngày: Hóa đơn phải được lập – ký – gửi trong ngày phát sinh hoặc ngày làm việc kế tiếp.

• Không bắt buộc ghi thông tin người mua: Với khách hàng cá nhân hoặc khách lẻ không cung cấp thông tin, kế toán vẫn có thể xuất hóa đơn bình thường.

IV. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN – 100% chuyển sang điện tử

Một điểm mới trong công việc kế toán từ 01/06/2025 là việc bỏ hoàn toàn mẫu giấy chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

• Tất cả chứng từ khấu trừ phải được lập dưới dạng điện tử.

• Việc lập chứng từ phải thực hiện ngay tại thời điểm khấu trừ, đảm bảo khớp với thời gian chi trả thu nhập.

• Việc điện tử hóa giúp quản lý thuế dễ dàng, minh bạch hơn và tránh thất thoát dữ liệu.

V. Quy trình xử lý sai sót hóa đơn – Rõ ràng và chi tiết hơn

Khi làm công việc kế toán, bạn phải nắm rõ quy định về mẫu 04/SS – biểu mẫu thông báo sai sót hóa đơn gửi cơ quan thuế.

1. Không phải lúc nào cũng cần gửi mẫu 04/SS

• Nếu bạn đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thì không cần gửi mẫu 04/SS.

• Tuy nhiên, nếu sai tên hoặc địa chỉ người mua, thì vẫn bắt buộc gửi mẫu 04/SS.

2. Có thể gom nhiều hóa đơn sai cùng tháng, cùng khách hàng

• Chỉ cần lập 01 mẫu 04/SS chung cho tất cả hóa đơn bị sai sót trong cùng tháng của cùng một khách hàng → tiết kiệm thời gian và công sức.

3. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế (CQT)

• Bắt buộc phải ký số và gửi lên CQT trong ngày làm việc tiếp theo sau ngày lập hóa đơn.

VI. Hóa đơn vận tải – khuyến mãi – xuất khẩu: những điểm mới quan trọng

1. Hóa đơn vận tải

• Phải ghi đầy đủ biển số xe, hành trình vận chuyển (từ đâu đến đâu).

• Áp dụng cả trong hoạt động logistics và thuê xe chở hàng hóa xuất khẩu.

• (Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

2. Hóa đơn khuyến mãi

• Bắt buộc phải có danh sách chi tiết hàng hóa khuyến mãi gắn liền với chương trình khuyến mãi đã đăng ký với cơ quan quản lý thị trường hoặc thuế.

3. Hóa đơn xuất khẩu thương mại

• Sử dụng hóa đơn điện tử thay vì bản giấy như trước.

• Thời điểm lập hóa đơn không được quá 01 ngày làm việc sau thời điểm thông quan.

Kết luận

Với hàng loạt thay đổi quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, công việc kế toán không còn đơn thuần là hạch toán hay lập báo cáo mà đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về quy định mới, đồng thời phải linh hoạt xử lý tình huống phát sinh một cách chính xác và đúng luật. Công việc kế toán trong năm 2025 sẽ trở nên áp lực hơn, nhưng cũng chuyên nghiệp và minh bạch hơn nếu bạn nắm vững luật – làm đúng – và làm ngay từ đầu.

Nếu bạn còn thắc mắc công việc kế toán theo quy định mới, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý chuyên nghiệp của Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói