Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải ký số không? Cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP – văn bản sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ – đã chính thức được ban hành, trong đó có nhiều điểm mới liên quan đến việc sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử.

Vậy chữ ký số là gì? Khi nào cần ký số trên hóa đơn điện tử? Và có bắt buộc phải ký số không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết những thắc mắc này dựa trên các quy định pháp luật mới nhất.

1. Chữ ký số là gì và vai trò của chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa bằng công nghệ khóa công khai – một phương pháp xác thực danh tính người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử.

Theo khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số được tạo ra bằng thuật toán khóa bất đối xứng, gồm một khóa bí mật (dùng để ký) và một khóa công khai (dùng để kiểm tra chữ ký). Chữ ký số đóng vai trò đảm bảo:

Tính xác thực: xác định chính xác người ký và đơn vị phát hành hóa đơn;
Tính toàn vẹn: đảm bảo nội dung hóa đơn không bị thay đổi sau khi ký;
Tính chống chối bỏ: người ký không thể phủ nhận đã thực hiện ký trên hóa đơn.

Trong bối cảnh quản lý hóa đơn điện tử, chữ ký số là yếu tố kỹ thuật quan trọng giúp xác nhận chủ thể phát hành hóa đơn và phục vụ việc kiểm tra, xác minh trong quá trình kê khai, nộp thuế.

2. Quy định về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025

Theo điểm c khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được quy định rõ như sau:

Thời điểm ký số là thời điểm mà người bán hoặc người mua thực hiện ký bằng chữ ký số lên hóa đơn. Thời điểm này được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
Trong trường hợp hóa đơn đã được lập nhưng thời điểm ký số không trùng với thời điểm lập hóa đơn, thì:
- Thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc thời điểm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã) phải diễn ra chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn;
- Trừ các trường hợp được phép gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp (quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Về kê khai thuế:
- Người bán hàng khai thuế căn cứ vào thời điểm lập hóa đơn;
- Người mua hàng thực hiện kê khai tại thời điểm nhận hóa đơn hợp lệ – tức hóa đơn đảm bảo đúng hình thức và nội dung theo Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3. Có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?

Một trong những điểm đổi mới quan trọng tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP là quy định cụ thể các trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Điều này nhằm giảm bớt thủ tục hành chính, linh hoạt hóa việc áp dụng công nghệ trong thực tiễn kinh doanh.

Cụ thể, theo điểm d khoản 7 Điều 1 và khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 10 và Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), các hóa đơn điện tử sau không bắt buộc phải có chữ ký số, bao gồm:

1. Hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Không yêu cầu chữ ký số của người mua, kể cả khi bán hàng cho khách hàng nước ngoài.

2. Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh (hóa đơn của cơ quan thuế cấp mã)

Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.

3. Hóa đơn phát hành tại siêu thị, trung tâm thương mại

Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, thì không yêu cầu có chữ ký số của người mua.

4. Hóa đơn bán lẻ xăng dầu

Trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh thì không cần có chữ ký số của người mua.

5. Hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, thẻ

Không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, ngoại trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã.

6. Vé điện tử ngành hàng không

Các chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không phát hành qua website hoặc sàn thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế, nếu người mua là cá nhân không kinh doanh thì không cần chữ ký số của người bán.

7. Hóa đơn thanh toán Interline trong ngành hàng không

Đối với hóa đơn sử dụng để thanh toán giữa các hãng hàng không theo quy định của IATA, không yêu cầu chữ ký số của người mua.

8. Hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế

Hóa đơn khởi tạo từ hệ thống máy tính tiền có tích hợp gửi dữ liệu cho cơ quan thuế không cần phải có chữ ký số.

Kết luận

Việc ký số trên hóa đơn điện tử tuy vẫn là yêu cầu chung trong nhiều trường hợp, nhưng không còn là yếu tố bắt buộc tuyệt đối. Với việc mở rộng các trường hợp miễn ký số, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và một số ngành nghề đặc thù trong quá trình phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử.

Người nộp thuế cần nắm rõ từng trường hợp cụ thể để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn phù hợp với quy định, tránh sai sót hoặc vi phạm về chứng từ.

Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với Viện Kế Toán qua HOTLINE: 0916.636.419 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, tận tâm.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói