Kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và cách tối ưu hóa quy trình kế toán
Kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống doanh nghiệp. Số liệu thống kê do bộ phận kế toán cung cấp là dữ liệu quan trọng cho các chiến lược và quyết định doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình kế toán trong doanh nghiệp nhỏ hiện nay vẫn còn nhiều bất cập. Do đó, các doanh nghiệp cần tìm hiểu sâu về cách thức và sử dụng công cụ để tối ưu hoạt động kế toán.
Cách tối ưu hóa quy trình kế toán trong doanh nghiệp nhỏ
Xác định và ưu tiên các nhiệm vụ kế toán quan trọng
Các công việc kế toán trong doanh nghiệp nhỏ cần được xác định thứ tự ưu tiên. Việc sắp xếp các công việc quan trọng theo thứ tự sẽ giúp quy trình làm việc khoa học hơn. Các hoạt động như mua bán hàng hóa, công việc phát sinh đều phải được thống kê liền trong ngày. Hoạt động này cần được tổng hợp và đưa vào bảng dữ liệu trước khi tiến hành lập chứng từ gốc.
Tích hợp và tự động hóa quy trình kế toán
Trong thời đại công nghệ được áp dụng vào mọi ngành nghề, tự động hóa trong quy trình kế toán cũng trở thành một xu thế tất yếu. Doanh nghiệp sẽ đưa các quy trình công nghệ, kỹ thuật số trong hoạt động kế toán. Các công cụ được sử dụng trong quá trình tự động hóa gồm: các phần mềm bán hàng/quản lý đơn hàng, phần mềm xuất hóa đơn điện tử…
Xem thêm: Kế toán doanh nghiệp là gì và những điều bạn cần biết
Áp dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán
Kế toán trong doanh nghiệp nhỏ vẫn đang gặp một số khó khăn vì doanh nghiệp chưa áp dụng các thao tác công nghệ và phần mềm kế toán. Các khó khăn bao gồm: tốn nhiều thời gian, sai lệch số liệu, báo cáo thuế rắc rối…
Phần mềm kế toán là sự lựa chọn ưu tiên trong các doanh nghiệp hiện nay. Phần mềm kế toán giúp quy trình kế toán được thực hiện đơn giản và hiệu quả hơn. Từ đó, hoạt động của doanh nghiệp cũng có quy củ hơn và mang lại lợi ích trong kinh tế.
Đào tạo và phát triển nhân viên kế toán
Để đảm bảo độ chính xác trong công việc, hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực kế toán phải được chú trọng hơn hết. Thông qua quy trình đào tạo, đội ngũ nhân viên sẽ có thêm kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết. Quy trình lên báo cáo thuế, quản lý tài chính cũng chính xác và hiệu quả hơn.
Các công cụ và phương pháp tối ưu hóa quy trình kế toán
Sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả
Phần mềm kế toán mang lại khá nhiều lợi ích cho kế toán trong doanh nghiệp nhỏ. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện và kiểm soát các giao dịch, lương, thuế… Ngoài ra, các dữ liệu trong quá trình hoạt động cũng được đồng bộ, dễ tìm kiếm.
Các phần mềm kế toán hầu như sẽ tự động hóa các thao tác cơ bản mà kế toán viên không cần thao tác thủ công. Phần mềm kế toán cũng gợi ý sẵn các bút toán giúp giảm bớt các sai sót.
Xem thêm: Phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến hiện nay
Áp dụng hệ thống quản lý kế toán ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP là hệ thống công nghệ tích hợp các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp với các hoạt động tài chính, nhân lực, kinh doanh… ERP là giải pháp giúp doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động kinh doanh hiệu quả. Việc thu thập, lưu trữ, quản lý dữ liệu với kế toán trong doanh nghiệp nhỏ sẽ dễ dàng hơn. ERP còn giúp doanh nghiệp theo dõi được dòng tiền ra - vào, số lượng hàng hóa và dữ liệu khách hàng.
Thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là quy định cơ chế, chính sách nội bộ trong đơn vị kế toán. Hệ thống này phải đảm bảo các cơ chế phù hợp với quy định của pháp luật. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp phòng ngừa, phát hiện và xử lý tốt các rủi ro. Hệ thống kiểm soát cũng đảm bảo tính chính xác của các số liệu và báo cáo.
Tích hợp kế toán với các hệ thống và phần mềm khác
Các doanh nghiệp hiện nay đã thực hiện việc tích hợp hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán. Một số lợi ích của việc tích hợp hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán gồm:
-
Tiết kiệm quá trình nhập dữ liệu: dữ liệu của hóa đơn điện tử sẽ tự động chuyển vào phần mềm kế toán.
-
Công việc hạch toán doanh thu dễ dàng hơn khi đối chiếu sổ sách.
-
Lập, xuất và gửi hóa đơn trên phần mềm kế toán nhanh và chính xác.
-
Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hoạt động bán hàng.