Mức xử phạt khi lập hóa đơn giao cho người mua nhưng ghi thiếu thông tin bắt buộc

Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn giao người mua là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế. Tuy nhiên, không ít trường hợp người bán lập hóa đơn nhưng lại ghi thiếu các thông tin bắt buộc, dẫn đến những vi phạm hành chính và bị xử phạt theo quy định.
Vậy, mức xử phạt cụ thể trong trường hợp này là bao nhiêu và được áp dụng như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết theo quy định mới nhất, đồng thời giải thích các nguyên tắc khi xác định mức phạt trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

1. Căn cứ pháp lý về mức xử phạt khi lập hóa đơn giao người mua nhưng ghi thiếu thông tin bắt buộc

Theo khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc sẽ bị xử phạt như sau:

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm, bao gồm cả hộ kinh doanh và hộ gia đình.

Quy định này áp dụng cho các hành vi lập hóa đơn giao người mua nhưng bỏ sót một hoặc nhiều thông tin bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế, số lượng hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thành tiền, ngày tháng lập hóa đơn, chữ ký số… Đây đều là các nội dung được quy định rõ tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Như vậy, khi người bán lập hóa đơn giao người mua nhưng thiếu thông tin bắt buộc, cơ quan thuế có thể xử phạt ở mức trung bình từ 4 – 8 triệu đồng nếu là tổ chức, hoặc từ 2 – 4 triệu đồng nếu là cá nhân, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

2. Ý nghĩa của việc lập hóa đơn đầy đủ nội dung khi giao cho người mua

Hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán thể hiện giao dịch mua bán mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế. Khi lập hóa đơn giao người mua mà ghi thiếu thông tin, cả bên bán lẫn bên mua đều gặp những rủi ro pháp lý như:

Bên mua không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (nếu có).
Bên bán bị xử phạt vi phạm hành chính, ảnh hưởng uy tín kinh doanh.
Giao dịch có thể bị coi là không hợp pháp nếu thiếu các yếu tố bắt buộc.
Gây khó khăn trong kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán, báo cáo thuế.

Do đó, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần hết sức lưu ý khi lập hóa đơn, đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin theo quy định để tránh bị xử phạt.

3. 04 nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền khi xử phạt vi phạm trong lĩnh vực thuế, hóa đơn

Ngoài quy định cụ thể về mức xử phạt, pháp luật còn đưa ra 04 nguyên tắc áp dụng khi xác định số tiền phạt. Căn cứ khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các nguyên tắc này bao gồm:

3.1. Nguyên tắc áp dụng đối với tổ chức và cá nhân

Mức phạt tiền quy định tại các điều của Nghị định 125/2020/NĐ-CP là mức áp dụng đối với tổ chức. Trường hợp đối tượng vi phạm là cá nhân, bao gồm hộ gia đình và hộ kinh doanh, thì mức phạt bằng 1/2 mức phạt áp dụng cho tổ chức. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm đảm bảo tính công bằng giữa các chủ thể nộp thuế.

3.2. Nguyên tắc kết hợp tình tiết tăng nặng và giảm nhẹ

Trong một số trường hợp, người nộp thuế có thể vừa có tình tiết tăng nặng, vừa có tình tiết giảm nhẹ. Khi đó, mỗi tình tiết giảm nhẹ sẽ được trừ đi một tình tiết tăng nặng. Ví dụ: nếu hành vi vi phạm lần đầu (giảm nhẹ) nhưng có yếu tố cố ý (tăng nặng), hai tình tiết này có thể triệt tiêu nhau để xác định mức phạt hợp lý.

3.3. Không sử dụng lại tình tiết đã tính trong khung phạt

Nếu một tình tiết đã được tính đến khi xác định khung phạt tiền thì sẽ không được sử dụng lại khi xác định mức tiền phạt cụ thể trong khung đó. Nguyên tắc này giúp tránh việc cộng dồn tình tiết, gây bất công trong việc xác định mức xử phạt.

3.4. Xác định mức phạt trung bình

Theo quy định, khi phạt tiền, mức phạt cụ thể đối với hành vi vi phạm về hóa đơn thường được lấy ở mức trung bình của khung phạt. Nếu có tình tiết giảm nhẹ, mỗi tình tiết được giảm 10% so với mức trung bình, nhưng không được thấp hơn mức tối thiểu của khung. Ngược lại, nếu có tình tiết tăng nặng, mỗi tình tiết sẽ tăng thêm 10% so với mức trung bình, nhưng không được vượt quá mức tối đa.

Ví dụ: nếu mức phạt quy định từ 4 – 8 triệu đồng, thì mức trung bình là 6 triệu đồng. Nếu người vi phạm có một tình tiết giảm nhẹ, số tiền phạt sẽ giảm 10% (tức 600.000 đồng), còn 5,4 triệu đồng. Tuy nhiên, nếu giảm nhiều tình tiết cũng không được thấp hơn 4 triệu đồng – mức tối thiểu của khung.

4. Thực tiễn áp dụng và những lưu ý cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Qua thực tiễn kiểm tra, cơ quan thuế đã xử phạt nhiều trường hợp lập hóa đơn giao người mua nhưng thiếu thông tin bắt buộc. Các lỗi phổ biến thường gặp gồm:

Bỏ sót thông tin người mua, đặc biệt là mã số thuế hoặc địa chỉ.
Thiếu ngày lập hóa đơn hoặc ghi sai ngày tháng.
Thiếu chữ ký số của người bán đối với hóa đơn điện tử.
Không ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ.

Để tránh vi phạm, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần:

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận.
Đào tạo nhân viên kế toán về cách lập hóa đơn đúng quy định.
Thường xuyên rà soát, kiểm tra hóa đơn trước khi giao cho khách hàng.
Lưu trữ chứng từ, hóa đơn khoa học để dễ dàng đối chiếu khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý.

5. Kết luận

Việc lập hóa đơn giao người mua nhưng ghi thiếu thông tin bắt buộc là hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, thuế và có thể bị xử phạt từ 2 – 8 triệu đồng tùy theo chủ thể vi phạm. Cùng với đó, các nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng khi xử phạt.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý khi lập và xuất hóa đơn, bảo đảm đầy đủ thông tin theo quy định. Điều này không chỉ giúp tránh bị xử phạt, mà còn góp phần xây dựng uy tín, minh bạch tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài.

Xem thêm các dịch vụ của Viện Kế Toán tại:
>> Dịch vụ kê khai thuế ban đầu;
>> Dịch vụ gỡ rối sổ sách kế toán;
>> Dịch vụ quyết toán thuế TNDN
>> Dịch vụ báo cáo thuế, BCTC cuối năm
>> Dịch vụ kế toán trọn gói