Như Thế Nào Là Hóa Đơn Điện Tử Hợp Pháp Và Không Hợp Pháp?

Hóa đơn điện tử là loại hình hóa đơn mới và đang dần trở thành xu hướng trong giao dịch kinh doanh hiện nay tại Việt Nam. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa nắm rõ được hóa đơn điện tử thế nào là hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ giúp quí vị trả lời câu hỏi này.

Hóa đơn điện tử điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biệt, hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lí trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử hợp pháp 

Tính hợp pháp của hóa đơn điện tử có thể hiểu đó là hóa đơn điện tử tuân theo các quy định của pháp luật. Cụ thể là doanh nghiệp phải đăng kí sử dụng và được bộ tài chính cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2018: Hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin, đồng thời đáp ứng quy định tại khoản 5 Điều 4; Khoản 6,7,8 của Nghị định. Cụ thể:

1. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

• Không bắt buộc có chữ kí số;

• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn ( hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

 2. Nội dung của hóa đơn điện tử:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

• Tổng số tiền thanh toán;

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

• Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định bên trên.
   

 
 

3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

• Bộ Tài chính căn cứ quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, pháp luật quản lý thuế để hướng dẫn cụ thể thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp khác và nội dung quy định bên trên.

4. Định dạng hóa đơn điện tử:

Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
 

Hóa đơn điện tử không hợp pháp

Bên cạnh việc hiểu rõ về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ hóa đơn điện tử không hợp pháp dựa trên việc hóa đơn đó không đáp ứng các quy định về hóa đơn hợp pháp đã nói ở trên. Hoặc Hóa đơn điện tử thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

• Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn điện tử khi không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

• Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử là việc lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp sẽ bị Tổng cục Thuế công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có thể tra cứu.
 

 

Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn thông thường vì những lợi ích mà nó mang lại cho cả cơ quan thuế và doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ cách phân biệt hóa đơn điện tử hợp pháp và bất hợp pháp để tránh phạm phải án oan khi vô tình sử dụng hóa đơn giả hay giao dịch qua hóa đơn bất hợp pháp.