Những Điều Cần Lưu Ý Về Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng: Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, quản trị kinh doanh, đối chiếu dữ liệu; thông qua phương tiện điện tử nên thời gian giao dịch sẽ được rút ngắn. Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp cũng như góp phần bảo vệ môi trường. Vậy nội dung trong hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử

Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.
Có chữ ký số với đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực
Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet

Các quy định về nội dung hóa đơn điện tử

Quy định của hóa đơn điện tử

Tại khoản 1, Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định nội dung của hóa đơn điện tử phải bao gồm:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
e) Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt…

Quy định về hóa đơn

Tại Khoản 3, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung bắt buộc như sau:
“a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.”

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế

Quy trình phát hành

Đăng ký phát hành với cơ quan thuế
Khởi tạo hoá đơn điện tử
Phát hành hoá đơn điện tử

Xử lý khi hóa đơn điện tử bị lập sai

Khi thông tin ban đầu trên hóa đơn mua hàng hóa trên hệ thống bị viết sai, công ty có nhu cầu viết lại hóa đơn khác với thông tin chính xác, hoặc khách hàng trả hàng đã mua trên hệ thống , công ty sẽ lập Biên bản thu hồi hóa đơn hoặc điều chỉnh hóa đơn như hóa đơn giấy sau đó tiến hành thủ tục thu hồi trên hệ thống.

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Nếu sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách, bạn có thể giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ rất nhiều. Ngoài ra còn thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh. Đồng thời còn rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử và góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.