Quy định sử dụng hóa đơn điện tử

Khái niệm

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. Nó dùng để thay thế cho việc sử dụng và phát hành hóa đơn giấy. Giúp cho việc lữu trữ và quản lý thông tin được tiện lợi hơn. Giúp cho việc tính toán thuế được dễ dàng cũng như mang lại sự thành công, hiệu quả cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử là gì?

Những lợi ích tuyệt vời  

An toàn hơn hóa đơn giấy 

Hóa đơn điển tử có thể tránh được các rủi ro, sao chép thành nhiều bản, hư hỏng, thất lạc hóa đơn; nếu mất có thể được cấp lại hóa đơn

Thuận tiện trong việc sử dụng

• Phát hành theo lô, nhanh chóng;

• Lưu trữ dễ dàng;

• Đơn giản hóa việc tìm kiếm, quản lý, thống kê hoá đơn.

• Chung tay bảo vệ môi trường khi không sử dụng hóa đơn giấy

 Lợi ích của hóa đơn điện tử

Không còn khó khăn khi quản lý 

• Thuận tiện đối chiếu, kế toán, hoạch toán dữ liệu;

• Không xảy ra thất lạc, mất mát, hư hỏng hoá đơn;

• Việc quyết toán thuế của doanh nghiệp được đơn giản hóa

• Việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế được thuận tiện hơn

• Thuận tiện cho việc đối chiếu dữ liệu, hạch toán kế toán, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp nộp thuế, kê khai.

Áp dụng hóa đơn điện tử có những khó khăn gì ?

Kèm theo những lợi ích to lớn có thể thấy rõ ràng, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn tồn tại một số khó khăn như: 

• Ít doanh nghiệp có đủ kiến thức về kỹ thuật để đáp ứng các tiêu chí về hệ thống, năng lực của nhân sự, thiết bị, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu…

• Không ít doanh nghiệp gặp phải các khó khăn như hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi, hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, …

• Việc kết nối hệ thống giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của doanh nghiệp với phần mềm gặp trục trặc kĩ thuật.

Những khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử

Không tốn nhiều chi phí như khi sử dụng hóa đơn giấy

• Giúp giảm chi phí lưu trữ, in ấn, bảo quản, khai thác hóa đơn.

• Chỉ in hóa đơn trong trường hợp khách yêu cầu

• Trực tiếp gửi hóa đơn đến khách hàng qua các phương tiện điện tử

• Lưu trữ hóa đơn dễ dàng với chi phí nhỏ trên không gian mạng

Những đối tượng nên sử dụng hóa đơn điện tử 

• Những quý công ty, doanh nghiệp luôn cần sản xuất hóa đơn với trữ lượng lớn. Như viễn thông, truyền hình, điện, nước,... 

• Những tổ chức, đơn vị có nhiều chi nhánh trải dài trên đất nước

• Những doanh nghiệp, công ty có tệp khách hàng ở nhiều tỉnh thành, không tập trung. 

• Những doanh nghiệp cần xuất theo yêu cầu của ngành thuế

Quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lưu ý 

1. Từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng là bắt buộc 

Các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp được khuyến khích nâng cấp các thiết bị, cơ sở hạ tầng để từ ngày nêu trên bắt đầu việc sử dụng. 

Ngoài ra, đối với những hóa đơn đã được đăng ký phát hành trước ngày 19/10/2019, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022.

2. Định dạng của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử gồm 02 thành phần. Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ, bán hàng hoá khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải:

+ Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh MPLS VPN Layer 3 hoặc kênh thuế riêng, gồm 1 kênh truyền dự phòng và 1 kênh truyền chính. Có bằng thông tối thiểu là 5 Mbps.

+ Sử dụng dịch vụ Message Queue (MQ) hoặc Web (Web Service) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

3. Một số trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp, tổ chức, công ty, hộ gia đình nói chung phải ngừng việc sử dụng hóa đơn điện tử:

• Đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế

• Cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký 

• Thông báo với cơ quan nhà nước ngừng kinh doanh

• Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hàng cấm, nhập lậu, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, hàng giả 

• Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích cung cấp dịch vụ, bán khống hàng hóa để chiếm đoạt tiền của tổ chức.

• Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh.