Hướng dẫn hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ có ví dụ cụ thể

Nhà kế đang băn khoăn, hay chưa biết cách phân bổ công cụ dụng cụ, không biết thời gian phân bổ công cụ dụng cụ đã đúng chưa, băn khoăn không biết hách toán công cụ dụng cụ như thể nào là đúng hoặc vẫn cảm thấy lúng túng khi tính phân bổ công cụ dụng cụ,…

>>> Tất cả những vấn đề trên sẽ được chia sẻ ngay trong viết dưới đây của Viện Kế Toán- Công ty cung cấp dịch vụ kế toán, pháp lý doanh nghiệp. Để “nhà kế” có thể dễ hình dung hơn chúng tôi có lấy ví dụ cụ thể, đừng lướt qua nhé!!!
   

1.Có bao nhiêu cách phân bổ công cụ dụng

Tuỳ thuộc vào giá trị cũng như là thời gian sử dụng công cụ dụng cụ (CCDC) mà kế toán của các công ty/ doanh nghiệp có thể áp dụng một trong nhiều cách sau:

1.1. Đối với công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và có thời gian sử dụng ngắn (trong 1 kỳ kế toán)

“Nhà kế” có thể cân nhắc hạch toán toàn bộ giá trị mua công cuh dụng cụ vào trong chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

1.2. Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị lớn và nó liên quan đến nhiều kỳ kế toán

Kế toán tiến hành:
-Hạch toán công cụ dụng cụ vào tài khoản 242 và tính phân bổ hàng hoá vào chi phí kinh doanh, sản xuất.
Theo kinh nghiệm làm dịch vụ kế toán cho nhiều doanh nghiệp Viện Kế Toán khuyên các kế toán viên nên lập 1 bảng phân bổ công cụ dụng cụ, sau đó dựa vào đó để theo dõi chi tiết phân bổ thực tế của công ty hàng tháng, nên là trích đều cho hàng tháng.

>>> Lưu ý, thời gian phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) không được quá 3 năm theo điểm d khoản 2.2 điều 6 của thông tư 78/2014/TT- BTC.
Thời gian tính phân bổ công cụ dụng cụ là từ ngày đưa công cụ dụng cụ vào để sử dụng.

   

2. Hướng dẫn cách tính phân bổ công cụ dụng cụ có ví dụ cụ thể

- Gía trị phân bổ CCDC hằng năm= Gía công cụ dụng cụ/ Thời gian phân bổ;
- Gía trị phân bổ hàng tháng = Số tiền phân bổ năm/ 12 tháng;

>>> Tuy nhiên, nếu như công cụ dụng cụ được mua về và sử dụng ngay nhưng không trọn tháng hoặc là không sử dụng vào ngày 1 của tháng thì phải tính ngày đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng và lúc này sẽ được tính phân bổ như sau:
Số tiền phân bổ trong tháng phát sinh= Gía trị công cụ dụng cụ/ (Thời gian phân bổ x Tổng số ngày trong tháng) x Số ngày sử dụng trong tháng.
Trong đó: Số ngày sử dụng trong tháng= Tổng số ngày trong tháng có phát sinh mua dụng cụ- Ngày bắt đầu đưa vào dùng +1.

>>> Để dễ hình dung, chúng ta lấy ví dụ cụ thể như sau:
Vào ngày 15/07/2024, Công ty A có mua 1 cái máy lạnh, giá trị 15 triệu bao gồm chi phí vận chuyển (nhưng chưa VAT). Máy lạnh được mua về và sử dụng cho bộ phận văn phòng.
Vậy lúc này thì công cụ dụng cụ này sẽ được tính và phân bổ chi tiết như sau:

- B1: Kế toán tiến hành xác định thời gian phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC)

Kế toán tiến hành phân bổ trong thời gian 1 năm (tức là 12 tháng)

-B2: Tiếp theo kế toán tiến hành xác định mức phân bổ trong tháng 7/2024, như sau:

Mức phân bổ trong tháng 7/2024= [Gía trị của CCDC/ (Thời gian phân bổ x Tổng số ngày của tháng 7/2024)]x Số ngày sử dụng trong tháng 7/2024.
Tức là: [15.000.000/(12x31)]x17= 685.484 vnđ/tháng;
=> Số ngày sử dụng trong tháng 7/2024= Tổng số ngày tháng 7- Ngày đưa vào sử dụng + 1= 31- 15 +1= 17 ngày.

- B3: Xác định mức phân bổ CCDC hằng năm:

Gía trị phân bổ hằng năm= Gía trị CCDC/ Thời gian phân bổ= 14.314.516/1= 14.314.516 vnđ/năm

- B4: Xác định giá trị phân bổ hằng tháng

Gía trị phân bổ hằng tháng= Gía trị phân bổ CCDC hằng năm/ 12 tháng= 14.314.516/11=  1.301.320 vnđ/tháng
>>> Từ đó, giá trị phân bổ CCDC này trong tháng 7/2024, kế toán sẽ phân bổ 685.484 vnđ vào phí kinh doanh sản xuất trong kỳ, còn hàng tháng sẽ phân bổ là 1.301.320 vnđ với thời gian phân bổ trong 1 năm.
   

3. Hướng dẫn hạch toán phân bổ CCDC (công cụ dụng cụ)

Ví dụ vào ngày 08/08/2024, công ty A mua 1 máy lọc không khí, giá là 25 triệu (chưa VAT), nó được dùng để sử dụng cho bộ phận bán hàng. Định khoản như sau:

-  Khi máy lọc không khí mua về, kế toán ghi vào:
Nợ TK 153: 25.000.000 vnđ
Nợ TK 1331: 25.000.000 vnđ
    Có TK 112: 27.500.000 vnđ

- Khi xuất máy lọc không khí ra sử dụng, kế toán bắt đầu tính phân bổ:
Nợ TK 242: 25.000.000 vnđ
   Có TK 153: 25.000.000 vnđ

- Hàng tháng kế toán cần phân bổ hách toán:
Nợ TK 641: 694.444 đồng
   Có TK 242: 694.444 đồng
 

4. Một vài câu hỏi thường gặp khi kế toán tính và hạch toán CCDC

Đối với trường hợp thanh lý CCDC thì kế toán hạch toán như thế nào?
Trả lời: B1. Tiến hành phân bổ giá trị còn lại của CCDC nếu công cụ dụng cụ vẫn còn giá trị để sử dụng: Nợ TK 623, 627, 642,…/ Có TK 242
B2. Kế toán ghi nhận vào thu nhập từ việc thanh lý CCDC: Nợ TK 111, 112,…/ Có TK 711