Vì Sao Doanh Nghiệp Thương Mại – Phân Phối Bán Tốt Nhưng Luôn Thiếu Tiền Mặt?

Ngành thương mại – phân phối có đặc thù doanh thu lớn, vòng quay hàng hóa nhanh và chính sách công nợ linh hoạt để giữ khách hàng. Tuy nhiên, cũng chính đặc thù này khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng bán hàng rất tốt nhưng dòng tiền luôn căng thẳng, dù đã thuê kế toán nội bộ và có đầy đủ báo cáo kế toán.

Bài viết này phân tích những vấn đề tài chính phổ biến trong doanh nghiệp thương mại – phân phối và đưa ra giải pháp kế toán – tài chính thực tiễn giúp CEO kiểm soát công nợ, dòng tiền và tăng trưởng bền vững.

1. Thực trạng phổ biến trong ngành Thương mại – Phân phối

Ngành thương mại – phân phối thường được xem là ngành “dễ nhìn thấy tiền”.
Doanh thu tăng nhanh, đơn hàng đều, hàng hóa ra vào liên tục khiến CEO có cảm giác doanh nghiệp đang vận hành rất tốt.

Ở giai đoạn đầu tăng trưởng, hầu hết doanh nghiệp đều trải qua những dấu hiệu tích cực:

• Sản lượng bán tăng nhanh theo từng tháng
• Kho hàng luân chuyển đều, ít tồn đọng
• Khách hàng đặt hàng số lượng lớn, dễ mở rộng tệp
• Báo cáo doanh thu – chi phí thể hiện doanh nghiệp có lãi

Chính những tín hiệu này khiến nhiều CEO đánh đồng “bán tốt” với “tài chính ổn”, từ đó hình thành một tâm lý khá phổ biến:

Chỉ cần doanh thu tiếp tục tăng, các vấn đề tài chính rồi sẽ tự cân bằng.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bước sang giai đoạn vận hành ổn định hơn, quy mô đơn hàng lớn hơn, chính sách bán chịu được áp dụng nhiều hơn, thì mặt trái bắt đầu lộ diện.

Thực tế thường xảy ra là:

Doanh nghiệp liên tục thiếu tiền mặt, dù báo cáo kế toán vẫn thể hiện có lãi.

CEO bắt đầu gặp các tình huống quen thuộc:

• Chậm trả lương hoặc phải xoay tiền ngắn hạn vào cuối tháng
• Áp lực thanh toán cho nhà cung cấp ngày càng lớn
• Chi phí logistics, marketing tăng nhưng tiền thu về không kịp
• Phải vay ngắn hạn để “bù dòng tiền”, dù doanh thu đang tăng

Lúc này, một nghịch lý tài chính xuất hiện rất rõ:

• Doanh thu càng tăng → áp lực tài chính càng lớn
• Bán hàng càng nhiều → nhu cầu vay ngắn hạn càng cao
• Quy mô mở rộng → CEO càng mất cảm giác kiểm soát tiền mặt

Điều đáng nói là những rủi ro này không thể hiện rõ trên báo cáo lãi lỗ.
Kế toán vẫn ghi nhận doanh thu đúng, chi phí đúng, lợi nhuận vẫn dương.
Nhưng tiền thật trong tài khoản thì không đủ để vận hành trơn tru.

Nguyên nhân cốt lõi nằm ở một đặc điểm rất đặc trưng của ngành thương mại – phân phối:

Dòng tiền thực tế luôn chậm hơn doanh thu ghi nhận.

Doanh nghiệp bán hàng trước – thu tiền sau.
Công nợ khách hàng ngày càng phình to.
Tiền bị “kẹt” ở bên ngoài, trong khi chi phí vận hành phải chi ngay.

Nếu hệ thống kế toán chỉ dừng lại ở việc ghi nhận kế toán mà không được thiết kế theo góc nhìn quản trị dòng tiền, CEO sẽ rơi vào trạng thái:

• Không nhìn rõ được bao nhiêu tiền đang bị chiếm dụng
• Không biết dòng tiền 1–2 tháng tới sẽ thiếu hay đủ
• Ra quyết định mở rộng dựa trên lợi nhuận kế toán, không dựa trên khả năng thu tiền

Đây chính là dấu hiệu cho thấy hệ thống kế toán – tài chính chưa được thiết kế theo đúng đặc thù ngành thương mại – phân phối.
Mối quan hệ giữa doanh thu – công nợ – dòng tiền chưa được phản ánh đầy đủ trong các báo cáo mà CEO đang sử dụng.

Nếu không nhận diện và điều chỉnh sớm, doanh nghiệp rất dễ rơi vào trạng thái:

Tăng trưởng nhanh về quy mô nhưng thiếu bền vững về tài chính,
Rủi ro dòng tiền ngày càng lớn, dù doanh số liên tục lập kỷ lục mới.

2. Những vấn đề doanh nghiệp Thương mại – Phân phối thường gặp khi thuê kế toán nội bộ

2.1. Kế toán ghi nhận đúng nghiệp vụ nhưng thiếu báo cáo phục vụ quản trị

Ở đa số doanh nghiệp thương mại – phân phối, kế toán nội bộ được tổ chức với mục tiêu chính là:

• Ghi nhận doanh thu khi xuất hóa đơn
• Hạch toán giá vốn khi hàng xuất kho
• Theo dõi công nợ ở mức tổng hợp để đối chiếu sổ sách

Về mặt nghiệp vụ, kế toán không làm sai.
Số liệu đúng, sổ sách khớp, báo cáo tài chính lập đầy đủ theo quy định.

Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ:

Những báo cáo này chưa trả lời được các câu hỏi quản trị mà CEO thực sự cần.

Trong thực tế vận hành, CEO không chỉ cần biết doanh thu bao nhiêu, mà cần biết:

• Bao lâu thì tiền từ doanh thu đó thực sự về tài khoản
• Khách hàng nào đang chiếm dụng nhiều tiền nhất
• Doanh thu tăng nhưng dòng tiền có theo kịp hay không

Thế nhưng, các báo cáo quan trọng như:

• Vòng quay công nợ khách hàng
• Thời gian thu tiền trung bình
• So sánh doanh thu ghi nhận với tiền thực thu

lại không có sẵn, hoặc có nhưng không được cập nhật thường xuyên, không được trình bày theo góc nhìn dễ ra quyết định.

Hệ quả là doanh nghiệp bán được hàng nhưng tiền về chậm, trong khi chi phí vận hành phải chi ngay.
Áp lực dòng tiền vì thế ngày càng lớn, dù báo cáo kế toán vẫn “đẹp”.

2.2. Công nợ khách hàng không được phân tích theo mức độ rủi ro

Một vấn đề rất phổ biến khác là công nợ chỉ được theo dõi dưới dạng số dư.

Kế toán thường cung cấp cho CEO các thông tin như:

• Tổng công nợ phải thu cuối kỳ
• Số dư công nợ theo từng khách hàng

Nhưng lại thiếu các phân tích quan trọng hơn:

• Công nợ đang nằm ở nhóm bao nhiêu ngày (0–30, 31–60, 61–90…)
• Khách hàng nào trả chậm mang tính hệ thống
• Khoản nào có dấu hiệu rủi ro thu hồi

Khi không phân loại công nợ theo thời gian và mức độ rủi ro, CEO sẽ gặp một “ảo giác tài chính”:

Công nợ vẫn đó, khách hàng vẫn hoạt động, chắc rồi cũng thu được.

Trong khi thực tế:

• Một phần dòng tiền đã bị chiếm dụng quá lâu
• Một số khách hàng trả chậm liên tục nhưng không được cảnh báo
• Rủi ro mất khả năng thu hồi tăng dần theo thời gian

Việc không có cảnh báo công nợ quá hạn khiến CEO khó dự báo dòng tiền tương lai.
Doanh thu vẫn tăng, nhưng tiền mặt trong doanh nghiệp lại ngày càng căng thẳng.

2.3. Quyết định tài chính dựa vào lợi nhuận kế toán, không dựa vào dòng tiền

Khi thiếu các báo cáo quản trị dòng tiền, nhiều CEO buộc phải ra quyết định dựa trên thứ duy nhất đang có: báo cáo lãi lỗ.

Từ đó phát sinh các quyết định quen thuộc:

• Mở rộng bán hàng vì thấy lợi nhuận dương
• Tăng chi phí marketing để đẩy doanh số
• Chấp nhận cho khách hàng nợ dài hơn để giữ thị phần

Nhưng vấn đề là:

Lợi nhuận kế toán không đồng nghĩa với tiền mặt sẵn có.

Doanh thu ghi nhận tăng, nhưng tiền chưa thu về.
Chi phí thì phải chi ngay.
Khoảng chênh lệch đó buộc doanh nghiệp phải:

• Vay ngắn hạn để bù dòng tiền
• Trễ hạn thanh toán cho nhà cung cấp
• Liên tục “xoay tiền” để duy trì vận hành

Lâu dần, doanh nghiệp rơi vào vòng lặp nguy hiểm:

Doanh thu tăng → công nợ tăng → dòng tiền thiếu → vay ngắn hạn → chi phí tài chính tăng.

Đây không phải là vấn đề năng lực bán hàng,
mà là hệ quả của việc thiếu một hệ thống kế toán – tài chính phục vụ quản trị dòng tiền cho CEO.

3. Giải pháp kế toán – tài chính thực tiễn cho ngành Thương mại – Phân phối

Trước những vấn đề đặc thù của ngành thương mại – phân phối, Viện Kế Toán Việt Nam không tiếp cận theo hướng thay thế kế toán nội bộ, mà triển khai giải pháp theo hướng bổ trợ và nâng cấp hệ thống kế toán – tài chính hiện hữu.

Trọng tâm của giải pháp không nằm ở việc ghi nhận sổ sách,
mà nằm ở việc chuyển dữ liệu kế toán thành thông tin quản trị phục vụ trực tiếp cho CEO.

3.1. Thiết kế hệ thống báo cáo công nợ gắn với dòng tiền

Thay vì chỉ theo dõi công nợ dưới dạng số dư, Viện Kế Toán Việt Nam xây dựng hệ thống báo cáo công nợ theo góc nhìn dòng tiền:

• Phân loại công nợ theo thời gian thu tiền (0–30 ngày, 31–60 ngày, 61–90 ngày…)
• Theo dõi công nợ theo từng nhóm khách hàng và mức độ ưu tiên
• Xác định rõ khoản tiền đang bị chiếm dụng và thời gian bị chiếm dụng

Nhờ đó, CEO không chỉ biết “đang bị nợ bao nhiêu”, mà quan trọng hơn là:

• Tiền đang kẹt ở đâu
• Khoản nào có khả năng thu sớm
• Khoản nào cần hành động ngay

Các báo cáo này giúp CEO ra quyết định thu tiền có trọng tâm, thay vì xử lý công nợ một cách dàn trải, cảm tính.

3.2. Xây dựng báo cáo dòng tiền độc lập với báo cáo lãi lỗ

Một nguyên tắc quan trọng trong giải pháp của Viện Kế Toán Việt Nam là:

Dòng tiền phải được theo dõi độc lập, không phụ thuộc vào báo cáo lợi nhuận.

Hệ thống báo cáo được thiết kế để:

• Theo dõi dòng tiền vào – ra theo tuần và theo tháng
• So sánh doanh thu ghi nhận với tiền thực thu
• Nhận diện sớm khoảng lệch giữa lợi nhuận kế toán và tiền mặt thực tế

Thông qua đó, CEO có thể:

• Dự báo trước các giai đoạn thiếu hụt tiền mặt
• Chủ động điều chỉnh kế hoạch chi tiêu
• Tránh tình trạng “đến hạn mới xoay tiền”

Báo cáo dòng tiền không chỉ phản ánh hiện tại,
mà còn giúp CEO nhìn thấy bức tranh tài chính trong tương lai gần.

3.3. Chuẩn hóa chính sách bán hàng và điều khoản thanh toán

Một điểm then chốt khác trong giải pháp là gắn tăng trưởng doanh thu với khả năng thu tiền.

Viện Kế Toán Việt Nam phối hợp cùng doanh nghiệp để:

• Rà soát lại chính sách công nợ cho từng nhóm khách hàng
• Đề xuất giới hạn nợ phù hợp với dòng tiền thực tế
• Điều chỉnh điều khoản thanh toán theo mức độ rủi ro

Thay vì chạy theo doanh số bằng mọi giá, doanh nghiệp bắt đầu kiểm soát tăng trưởng theo hướng:

Bán hàng trong khả năng tài chính cho phép.

Cách tiếp cận này giúp:

• Hạn chế việc mở rộng quá nhanh vượt khả năng dòng tiền
• Giảm phụ thuộc vào vốn vay ngắn hạn
• Tạo nền tảng tăng trưởng bền vững hơn về lâu dài

3.4. Từ kế toán ghi nhận sang tài chính quản trị

Điểm khác biệt cốt lõi của giải pháp nằm ở sự chuyển dịch:

• Từ kế toán ghi nhận → sang tài chính quản trị
• Từ báo cáo phục vụ quyết toán → sang báo cáo phục vụ ra quyết định

Khi hệ thống này được triển khai, CEO không còn phải “đoán” tình hình tài chính,
mà có thể ra quyết định dựa trên dữ liệu dòng tiền thực tế.

Đây chính là nền tảng giúp doanh nghiệp thương mại – phân phối:

Tăng trưởng có kiểm soát
Không đánh đổi doanh thu bằng rủi ro dòng tiền
Và duy trì sự ổn định tài chính trong quá trình mở rộng quy mô

4. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi áp dụng giải pháp

Khi hệ thống kế toán – tài chính được thiết kế lại theo hướng phục vụ quản trị, doanh nghiệp thương mại – phân phối bắt đầu nhìn thấy sự thay đổi rất rõ trong vận hành hàng ngày, chứ không chỉ trên báo cáo cuối kỳ.

Trước hết, công nợ được kiểm soát chặt chẽ hơn.

Thay vì chỉ biết tổng số tiền phải thu, CEO có thể:

• Nhận diện chính xác các khoản công nợ quá hạn
• Ưu tiên thu hồi những khoản đang chiếm dụng dòng tiền lớn
• Chủ động làm việc với các khách hàng có dấu hiệu trả chậm

Việc kiểm soát công nợ không còn mang tính phản ứng,
mà trở thành một phần trong chiến lược quản trị dòng tiền.

Tiếp theo, dòng tiền của doanh nghiệp trở nên ổn định hơn.

Khi dòng tiền vào – ra được theo dõi sát theo tuần, theo tháng:

• Doanh nghiệp hạn chế được các giai đoạn “đứt dòng tiền”
• Giảm đáng kể nhu cầu vay ngắn hạn để bù thiếu hụt
• Chủ động cân đối chi phí, tránh chi vượt khả năng tài chính

Thay vì luôn trong trạng thái xoay tiền, doanh nghiệp bắt đầu vận hành với tâm thế chủ động và an toàn hơn.

Quan trọng hơn, CEO nắm rõ tình hình tài chính để ra quyết định kịp thời.

Các quyết định như:

• Mở rộng bán hàng
• Tăng chi phí marketing
• Điều chỉnh chính sách bán chịu

không còn dựa trên cảm giác hay lợi nhuận kế toán đơn thuần,
mà dựa trên khả năng thu tiền và dòng tiền thực tế.

Lợi ích cốt lõi nhất mà doanh nghiệp đạt được là:

Biết rõ mình đang có bao nhiêu tiền
Và sẽ có bao nhiêu tiền trong thời gian tới

Đây chính là nền tảng giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững,
không đánh đổi sự mở rộng bằng rủi ro tài chính tiềm ẩn.

5. Vai trò của Viện Kế Toán Việt Nam trong ngành Thương mại – Phân Phối

Trong ngành thương mại – phân phối, Viện Kế Toán Việt Nam không chỉ đóng vai trò là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Viện tham gia sâu hơn vào hệ thống tài chính của doanh nghiệp với vai trò:

• Thiết kế hệ thống tài chính phù hợp với đặc thù doanh thu lớn, công nợ nhiều
• Chuyển dữ liệu kế toán thành thông tin quản trị phục vụ trực tiếp cho CEO
• Đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình tăng trưởng và kiểm soát rủi ro

Thay vì chỉ “làm sổ cho đúng”, Viện tập trung giúp doanh nghiệp:

• Hiểu đúng bức tranh tài chính thực tế
• Nhận diện sớm các rủi ro dòng tiền
• Xây dựng nền tảng tài chính đủ sức chịu tải khi mở rộng quy mô

Cách tiếp cận này giúp Viện Kế Toán Việt Nam trở thành:

Đối tác tài chính của CEO,
chứ không chỉ là bộ phận kế toán bên ngoài.

Nếu doanh nghiệp thương mại – phân phối đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát công nợ và dòng tiền,
Viện Kế Toán Việt Nam sẵn sàng đồng hành, tư vấn và thiết kế giải pháp phù hợp với từng giai đoạn phát triển.

Kết luận

Trong ngành Thương mại – Phân phối, bán hàng tốt chưa bao giờ đồng nghĩa với tài chính khỏe.
Doanh thu có thể tăng rất nhanh, nhưng nếu dòng tiền không được kiểm soát đúng cách, doanh nghiệp vẫn có thể rơi vào trạng thái căng thẳng tài chính, phải xoay vốn liên tục dù báo cáo kế toán thể hiện có lãi.

Thực tế cho thấy, vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có hay không có kế toán,
mà nằm ở chỗ hệ thống kế toán – tài chính có được thiết kế để phục vụ quản trị hay không.

Khi CEO không nhìn rõ mối quan hệ giữa doanh thu – công nợ – dòng tiền,
mọi quyết định mở rộng đều tiềm ẩn rủi ro, dù hoạt động bán hàng đang diễn ra rất tốt.

Giải pháp kế toán – tài chính theo đặc thù ngành Thương mại – Phân Phối giúp doanh nghiệp thoát khỏi trạng thái tăng trưởng thiếu bền vững, chuyển sang vận hành dựa trên dữ liệu dòng tiền thực tế và khả năng thu tiền, không còn phụ thuộc vào cảm tính hay báo cáo lãi lỗ đơn thuần.

Nếu doanh nghiệp Thương mại – Phân Phối của anh/chị đang:

• Doanh thu tăng nhưng dòng tiền luôn căng

• Công nợ khó kiểm soát, tiền về chậm

• CEO phải liên tục xoay vốn để duy trì vận hành

Viện Kế Toán Việt Nam sẵn sàng đồng hành để thiết kế giải pháp phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

VIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM – ĐỐI TÁC VẬN HÀNH DỊCH VỤ KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH CAO CẤP
“Chúng tôi không chỉ làm kế toán, chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp hiểu chính mình trong từng con số.”

Website: vienketoan.vn | vienketoan.com.vn
Hotline: 0916 636 419
Tổng Đài: 1900 636 419
Email: info@vienketoan.vn